في المشهد الديناميكي لإدارة المشاريع، حيث الدقة والاستشراف أمران في غاية الأهمية، فإن الاستفادة من التكنولوجيا أمر بالغ الأهمية. وقد برزت Microsoft Power BI كأداة لتغيير قواعد اللعبة. توفر Power BI لمديري المشاريع منصة ديناميكية لتعزيز عمليات اتخاذ القرار لديهم.

في هذا الدليل الشامل، سنستكشف كيف يمكن لـ Power BI رفع مستوى كل مرحلة¹ إدارة المشاريع. نتحدث عن الجوانب الأساسية للوحة معلومات إدارة المشاريع القوية.

مرحلة تخطيط المشروع

1. حدد المشكلة الحقيقية:

قبل الخوض في المشروع، من الضروري تحديد المشكلة التي تحاول حلها. يساعدك Power BI في هذا من خلال مساعدتك في تحليل البيانات التاريخية وتحديد الأنماط واكتشاف المشكلات الأساسية. يمكنك تصور عوامل نجاح وفشل المشاريع السابقة لاتخاذ قرارات مستنيرة.

2. تحديد أصحاب المصلحة:

تمتد قدرات Power BI إلى إدارة أصحاب المصلحة. قم بإنشاء صور مرئية تسلط الضوء على الوظائف المختلفة أو الأفراد المتأثرين بالمشروع. استخدم مخططات تنظيمية تفاعلية لعرض مساهماتهم وتوقعاتهم. وبالتالي، نضمن التوافق منذ البداية.

3. تحديد أهداف المشروع:

إن صياغة أهداف واضحة وقابلة للتنفيذ تشكل تحديًا كبيرًا. كما قد تتغير توقعات وأهداف أصحاب المصلحة داخل المشروع. تتيح لك مرونة Power BI تكييف الأهداف مع جمع المزيد من المعلومات. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء صور مرئية تعمل على تحديث الأهداف استنادًا إلى البيانات في الوقت الفعلي.

4. تحديد النطاق والموارد والمهام الرئيسية:

قم بتصور نطاق المشروع ومهامه، وقم بتقدير الجداول الزمنية والتكاليف. يساعد هذا في ضمان فهمك الواضح لمتطلبات الموارد. استخدم Power BI لتقسيم الأنشطة المعقدة باستخدام هيكل تقسيم العمل (WBS).

5. الاستعداد للمقايضات:

يساعد Power BI في إيجاد توازن بين الوقت والتكلفة والجودة. قم بدمج بياناتك لإنشاء صور توضيحية توضح كيف تؤثر الاختلافات في هذه المتغيرات على نتائج المشروع. تسهل هذه الشفافية اتخاذ القرارات المستنيرة ومواءمة أصحاب المصلحة.

مرحلة بناء المشروع

6. قم بتجميع فريقك:

استخدم Power BI لتقييم المهارات المطلوبة وتصور تكوين الفريق. استخدم العناصر المرئية لتحديد فجوات المهارات والتخطيط للتدريب وتجهيز فريقك للنجاح.

7. تخطيط المهام:

إنشاء صور مرئية تسهل التواصل الشفاف داخل الفريق. تصور المهام والمهارات المطلوبة ومجموعات المهارات الفردية، مما يضمن ديناميكية الفريق المتماسكة.

8. إنشاء الجدول:

تمتد قدرات Power BI إلى جدولة المشروعات من خلال مخططات جانت. قم بتطوير صور توضيحية توضح الجداول الزمنية، وتحدد المسارات الحرجة، وتتماشى مع المواعيد النهائية الثابتة. حافظ على جدول زمني واقعي ضمن القيود.

9. عقد اجتماع افتتاحي:

يمكن تصدير معظم عناصر Power BI المرئية إلى MS PowerPoint. أثناء اجتماع بدء المشروع، استخدم عناصر Power BI المرئية لشرح خطة المشروع وأهدافه والإطار الزمني. شجع أعضاء الفريق على تقديم المدخلات، وتعزيز التعاون والتفاهم المشترك.

10. تطوير الميزانية:

استخدم Power BI لإنشاء ميزانية شاملة. قم بتصور التكاليف عبر الفئات، واطلب آراء أصحاب المصلحة، وحافظ على المرونة ضمن حدود الميزانية.

مرحلة تنفيذ المشروع

11. مراقبة وضبط العملية والميزانية:

قم بتثبيت عناصر مرئية لمراقبة المشروع في Power BI مثل مصفوفة المخاطر في Power BI. يتيح لك تصور المخاطر جنبًا إلى جنب مع تقدم المشروع الحصول على رؤية شاملة للتحديات المحتملة. إليك الطريقة:

تقييم تأثير المخاطر والاحتمالات: تساعد مصفوفة المخاطر في Power BI في تقييم تأثير كل خطر واحتمال حدوثه. استخدم خلايا مرمزة بالألوان لتمثيل شدة المخاطر. يتيح هذا التعرف السريع على المناطق ذات التأثير العالي.

تتبع الميزانية في الوقت الحقيقي: اجمع بين المرئيات الخاصة بتتبع الميزانية ومصفوفة المخاطر. عيِّن التأثيرات المالية لكل خطر محدد، مما يوفر نظرة عامة شاملة للتأثيرات المالية المحتملة. ومع تطور المخاطر، يتم تحديث المرئيات الخاصة بميزانيتك في الوقت الفعلي، مما يضمن مراقبة مالية دقيقة.

الحفر من أجل التحليل التفصيلي: قم بتطوير مصفوفة المخاطر من خلال وظائف التعمق. يمكن أن يتضمن التعمق في مخاطر معينة تحليلاً مفصلاً، وعرض الآثار المالية ذات الصلة، واستراتيجيات التخفيف المطلوبة.

12. الاستجابة المرنة للتغييرات:

تتيح لك إمكانات البيانات في الوقت الفعلي التي يوفرها Power BI الاستجابة السريعة للتغييرات. يمكنك تصور البيانات لتحديد المشكلات المحتملة، مما يتيح اتخاذ القرارات الاستباقية وتصحيح المسار.

13. تقرير التقدم:

أنشئ صورًا مرئية لأصحاب المصلحة لتقديم تحديثات منتظمة وتقارير حالة. إن تصدير الصور المرئية إلى PowerPoint سيجعل اجتماعات الحالة المنتظمة سهلة. يتيح لك Power BI تخصيص التقارير بناءً على تفضيلات أصحاب المصلحة، مما يعزز الشفافية والثقة.

14. عقد اجتماعات الفريق الأسبوعية:

استخدم Power BI لتنظيم اجتماعات الفريق حول المقاييس الرئيسية. يمكنك تصور بيانات الأداء ومناقشة الأهداف التي لم يتم تحقيقها والاحتفال بالنجاحات. تساعد الأداة في الحفاظ على التركيز على الأنشطة الأساسية والحفاظ على تماسك الفريق.

15. إدارة المشاكل:

يمكن أن تساعد عناصر Power BI المرئية في تحديد المشكلات الناشئة وإدارتها. راقب ديناميكيات الفريق ومقاييس المشروع لمعالجة المشكلات قبل تفاقمها. هنا، تساعد مصفوفة المخاطر في تتبع المخاطر ومعالجتها لمنع النتائج السلبية.

مرحلة إغلاق المشروع

16. تقييم أداء المشروع:

استخدم Power BI لمقارنة تقدم المشروع بالنطاق المحدد مبدئيًا. قم بتصور مقاييس الأداء لبدء المناقشات مع أصحاب المصلحة حول إكمال المشروع ونجاحه. كما يمكنك مقارنة مقاييس المشروع بنجاحات أو إخفاقات المشاريع السابقة.

17. إغلاق المشروع:

تصور الخطوات المتبعة في إنهاء المشروع. يساعد Power BI في توثيق عمليات إغلاق المشروع والتواصل بشأنها. وبالتالي، فإننا نضمن انتقالًا سلسًا للمنتجات النهائية.

إحاطة إعلامية

دمج Power BI في كل مرحلة من مراحل المشروع لإنشاء لوحة معلومات شاملة وديناميكية للمشروع. ليس كل عنصر مرئي ضروريًا، ولكن تطبيق Power BI سيساعدك على البقاء على اطلاع على مشروعك في كل مرحلة. قم بتمكين فريقك من خلال رؤى قابلة للتنفيذ، وعزز التعاون، وتغلب على تعقيدات إدارة المشروع. لم يعد نجاح المشروع مجرد هدف، مع Power BI أصبح رحلة مرئية.

¹ تعتمد مراحل المشروع في هذه المقالة على المقالة التالية: هارفارد بيزنس ريفيو. (2016، 3 نوفمبر). المراحل الأربع لإدارة المشاريع.