ذكاء الأعمال للشركات الصغيرة - متى يكون ذلك منطقيًا؟

أولئك الذين يعرفون المستقبل هم في المقدمة! اقرأ في مقالتنا المكونة من 3 أجزاء لماذا يعتبر ذكاء الأعمال مناسبًا بشكل خاص للشركات الصغيرة والمتوسطة، ومدى صعوبة الخطوة الأولى في الواقع، ولكن ما هي المزايا الأساسية أيضًا وكيف يمكنك التعامل مع الموضوع بأكمله بكفاءة. سيرشدك خبير الشركات الصغيرة والمتوسطة في مجال التحكم والإدارة أندرياس مالك، بالإضافة إلى متخصصي ذكاء الأعمال ومؤسسي أحد المزودين الرائدين لتصورات البيانات ولوحات المعلومات في مجال Power BI و Qlik Sense، ستيفان بروسلر ودومينيك جالشايمر، خلال هذه الأجزاء الثلاثة المثيرة من سلسلة المقالات بخبراتهم ومعرفتهم المتخصصة. في الجزء الأول، ننظر في الجزء الأول إلى سبب توافق ذكاء الأعمال والشركات الصغيرة والمتوسطة معًا. ويتناول الجزء الثاني تحديد المزايا بوضوح وبالتالي إيجاد الوقت المناسب للبدء في ذلك. ثم يوضح لك الجزء الثالث الخطوات الأولى المهمة للتنفيذ والمقدمة

الجزء 1: لماذا تتماشى ذكاء الأعمال والشركات الصغيرة والمتوسطة مع بعضها البعض؟

في أوقات الأزمات والحروب والتغيرات المتزايدة السرعة في بيئة الأعمال، من المهم أن تتفاعل الشركات في مرحلة مبكرة.

من أجل السيطرة على هذه التحديات، من الضروري تحليل البيانات المتعلقة بجميع العمليات التجارية من أجل تلخيصها بطريقة مفيدة والحفاظ على الوقت اللازم لإعداد المعلومات ذات الصلة بالقرار عند أدنى حد ممكن. يتم تنفيذ هذه المهمة عن طريق ما يسمى بذكاء الأعمال (BI). ذكاء الأعمال هو مصطلح جماعي لأساليب وعمليات التحليل المنهجي للبيانات.

حتى سنوات قليلة ماضية، كان ذكاء الأعمال حكراً على الشركات الكبيرة. وفي ظل ارتفاع تكاليف حلول ذكاء الأعمال بشكل خاص، لم يكن ذكاء الأعمال مثيراً للاهتمام بالنسبة للشركات المتوسطة الحجم. ولكن في هذه الأثناء، وصل ذكاء الأعمال أيضًا إلى الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMEs). ولكن كيف يتم تعريف هذه الشركات الصغيرة والمتوسطة؟

بالنسبة لمعظم صغير جداً الشركات (تعريف الاتحاد الأوروبي <10 موظفين حجم المبيعات < 2 مليون يورو سنويًا) نموذج البيانات يمكن إدارته وتعيينه باستخدام برنامج MS-Excel. هنا، غالباً ما تكون القيم الأساسية والأرقام الرئيسية المختارة كافية لتحليل التباين الشهري. يتم العرض على صفحة DIN-A4 واحدة مع بيان الأرباح/الخسائر والميزانية العمومية وبيانات السيولة. وبالإضافة إلى ذلك، يتم تقديم معلومات عن حالة الطلبات والإنتاجية (أو استخدام السعة) وأحداث السوق العامة.

في الشركات الصغيرة (10 - 50 موظفًا، ومبيعات تتراوح بين 2 - 10 ملايين يورو سنويًا)، يكون نظام التحكم أكثر شمولاً إلى حد ما. فبالإضافة إلى المزيد من الأرقام الرئيسية وتحليلات التباين، عادةً ما يكون هناك أيضًا معاينة/تنبؤ.

في حالة الشركات المتوسطة الحجم (50 - 250 موظفًا، ومبيعات تتراوح بين 10 - 50 مليون يورو سنويًا)، يتم أيضًا مراعاة المعلومات ذات الصلة بالمستقبل بالإضافة إلى القيم التفصيلية والأرقام والتحليلات الرئيسية. حيث يتم التركيز على كثافة معلومات متوازنة وواضحة.

إن حلول ذكاء الأعمال ليست أنظمة جاهزة؛ حيث يتم إعدادها بشكل فردي للشركة (التخصيص). يتم تصميمها مع مراعاة المتطلبات الخاصة بالشركة. التصميم الدقيق أمر بالغ الأهمية لتحقيق الفوائد والتطبيق العملي لنظام ذكاء الأعمال.

مفهوم ذكاء الأعمال أو "أي تحليل يمكن للعميل أن يراه في قمرة القيادة الخاصة به"

في الخطوة الأولى، يجب تحديد الهدف الخاص بالشركة من ذكاء الأعمال المستقبلي. ولهذا الغرض، يجب على صاحب المشروع/المراقب المالي صياغة الأرقام والتقييمات الرئيسية التي يريد الحصول عليها في النهاية.
في الخطوة التالية، يتم تنقيح هذه المتطلبات وتجسيدها. 3.
من أجل الحصول على الأرقام/المعلومات الأساسية، يجب فحص البيانات المتوفرة بالفعل والبيانات التي لا تزال مطلوبة. يجب توضيح مصادر البيانات.
تم تصميم نظام إعداد التقارير على أساس الأرقام والتحليلات الرئيسية المحددة مسبقًا.
ربط البيانات ذات الصلة من مصادر مختلفة (إنشاء مستودع بيانات).
ربط أساس البيانات مع نظام الإبلاغ المطلوب.
النتيجة: قمرة القيادة الخاصة بالشركة

نظام ذكاء الأعمال مقابل Excel، أو "متى أتحول من Excel إلى نظام ذكاء الأعمال؟

باستخدام MS-Excel، يمكنك إجراء العديد من التحليلات في الوقت الحاضر وإنشاء عمليات أتمتة صغيرة (وحدات ماكرو VBA). وتتمثل مزاياه في أنه متاح في كل شركة، ويمكن تنفيذه بسرعة، كما أنه رخيص الثمن.

بصفتك صغير جداً الشركاتفهذا عادةً ما يكون كافياً. وهنا يمكن أن يكون من المنطقي أن نحدد بمساعدة خبير رقابي ما إذا كانت هذه التقييمات كافية لإدارة الشركة بنجاح.
بصفتك شركة صغيرةفإن التقييمات القائمة على برنامج Excel لإدارة الشركات سرعان ما تصل إلى حدودها القصوى. فالنفقات اليدوية المرتفعة معرضة للأخطاء وتستغرق وقتًا طويلاً وذات بُعد واحد. في هذه المرحلة يكون من المنطقي النظر في مزايا ذكاء الأعمال. أسهل طريقة هي ترتيب استشارة غير ملزمة.
بصفتك شركة متوسطة الحجم، فمن الضروري أن يكون لديك نظام ذكاء الأعمال من أجل العمل بنجاح كشركة. فباستخدام نظام قائم على برنامج MS-Excel بحت، فإنك تهدر الكثير من الوقت والمال.

سيتم نشر الجزء الثاني من سلسلة المقالات الأسبوع المقبل. يمكنك هنا قراءة سبب صعوبة تحديد الوقت المناسب لتقديم ذكاء الأعمال وكيف يمكنك إتقان هذه المهمة.

لمزيد من الأسئلة، نبقى تحت تصرفك: