Business Intelligence pro malé podniky - Kdy má smysl? - ČÁST 2

Kdo zná budoucnost, má náskok! Přečtěte si v našem třídílném článku, proč je Business Intelligence důležitá zejména pro malé a střední podniky (MSP), jak náročný je vlastně první krok, ale jaké jsou také zásadní výhody a jak můžete k celému tématu přistupovat efektivně. Těmito 3 zajímavými díly série článků vás svými zkušenostmi a odbornými znalostmi provedou odborník na controlling a řízení malých a středních podniků Andreas Malik a specialisté na business intelligence a zakladatelé jednoho z předních poskytovatelů vizualizací dat a dashboardů v oblasti Power BI a Qlik Sense Stefan Preusler a Dominik Galsheimer. V první části se podíváme na to, proč se Business Intelligence a malé a střední podniky dobře doplňují. Druhá část se zabývá jasným určením výhod, a tedy nalezením správného okamžiku pro její spuštění. Třetí část vám pak ukáže důležité první kroky pro implementaci a zavedení

Část 2: Nalezení správného času a rozpoznání výhod

Ve většině případů není snadné určit správný okamžik přechodu na systém BI. Musíme přiznat, že kompletní reporting v Excelu byl vybudován s velkým úsilím při pečlivé práci na detailech a je neustále přizpůsobován aktuálním potřebám. V některých případech se na přizpůsobení podílí mnoho různých lidí, stážistů nebo brigádníků, kteří přinášejí příslušné know-how Excelu. Zkušenosti ukazují, že následující výroky jsou známkou toho, že Excel naráží na své limity:

• Soubory aplikace Excel se stále zvětšují a slouží jako datová základna.
• Často se rozbíjejí a stávají se velmi těžkopádnými.
• Obvykle jsou k dostání pouze na místě. Zprávy se tisknou nebo zasílají poštou. "Pravda" existuje v mnoha strukturách složek, poštovních schránkách, fyzických kartotékách a zásuvkách.
• Změny vyžadují stále větší úsilí a jejich realizace trvá dlouho.
• Data se stále častěji přenášejí ručně z jednoho souboru aplikace Excel do druhého.
• Stále častěji se objevují nesrovnalosti mezi hlášeními / událostmi a zvyšuje se úsilí o kontrolu oficiálních hlášení a hodnotících událostí.
• Kromě managementu je stále více interních příjemců zpráv s individuálními požadavky na zprávy.
• Pokud je výkaznictví decentralizované, např. na produktové nebo prodejní oblasti, dochází k dalším nesrovnalostem a v některých případech jsou vykazovány odlišné údaje.
• Kromě interních zainteresovaných stran se stále častěji objevují také externí zainteresované strany, které trvají na právních strukturách (taxonomiích), které se obvykle velmi liší od interních struktur.
• Stále častěji jsou požadovány ad hoc analýzy podrobností. Datové struktury se neshodují a je třeba je zpracovat a srovnat s velkým úsilím.
• Finanční údaje musí být stále častěji vysvětlovány provozními údaji, např. vlivem sortimentu, trhu a zákazníků, marží, odchylkami ve výrobě atd.
• Pro souhrnnou prezentaci vzájemných vztahů již nestačí tabulkové struktury. Výsledkem jsou "hřbitovy čísel".
• Data a vzájemné vztahy je třeba stále častěji vysvětlovat pomocí několika dimenzí, např. produktů, zákazníků, poboček, regionů, obchodních jednotek, výrobních závodů atd.

Jaké výhody nabízejí řešení BI?

Když se společnosti stále častěji potýkají s výše uvedenými problémy, zvažují zavedení systému BI. Výhody systému BI pro malé a střední podniky lze shrnout následovně:

• Jednotný a komplexní datový základ lze použít kdykoli (základem jsou finanční a nefinanční údaje).
• Ve všech zprávách se používají jednotné a integrované datové struktury.
• Standardizované vizualizace dávají tvůrcům sestav možnost vytvářet a prezentovat složité vztahy velmi efektivním a integrovaným způsobem.
• Jednotná distribuce informací převážně online a dostupná na všech zařízeních v responzivní formě. Uživatelé mohou individuálně vyhledávat a kontrolovat informační potřeby v reaktivním rozhraní, např. prostřednictvím filtrů nebo drill-down nebo dalšího přístupu k dalším propojeným datům.

Snižuje se zejména zvýšená manuální práce při vytváření, opravách a ověřování. Kromě toho se nabízejí funkce, které mimořádně usnadňují splnění zvýšených požadavků.

Základní cíl systému BI by neměl ustoupit ze středu zájmu, kterým je podpora rozhodování a získávání poznatků z dat. Systém BI je užitečný, pokud firmu zbaví manuálních činností. Činností nejen při vytváření vhledů, ale i při jejich interpretaci a také při odvozování rozhodnutí. Toho se většinou dosáhne, když se zobrazí korelace nebo závislosti, které by jinak musel vytvořit sám lidský rozum a mozek. Zejména při zpracování velkého množství informací naráží lidský mozek na limity, které u technického systému zpočátku neexistují.

Ve třetí části se dočtete, jak správně strukturovat téma BI a jaké mohou být první konkrétní kroky pro vaši společnost.

V případě dalších dotazů jsme vám k dispozici: