Business Intelligence pro malé podniky - Kdy má smysl? - ČÁST 3

Kdo zná budoucnost, má náskok! Přečtěte si v našem třídílném článku, proč je Business Intelligence důležitá zejména pro malé a střední podniky (MSP), jak náročný je vlastně první krok, ale jaké jsou také zásadní výhody a jak můžete k celému tématu přistupovat efektivně. Těmito 3 zajímavými díly série článků vás svými zkušenostmi a odbornými znalostmi provedou odborník na controlling a řízení malých a středních podniků Andreas Malik a specialisté na business intelligence a zakladatelé jednoho z předních poskytovatelů vizualizací dat a dashboardů v oblasti Power BI a Qlik Sense Stefan Preusler a Dominik Galsheimer. V první části se podíváme na to, proč se Business Intelligence a malé a střední podniky dobře doplňují. Druhá část se zabývá jasným určením výhod, a tedy nalezením správného okamžiku pro její spuštění. Třetí část vám pak ukáže důležité první kroky pro implementaci a zavedení

Část 3: Příprava prvních kroků

Není systém BI určen pouze pro velké společnosti?

Zavedení systémů BI již není časově náročným a nákladným projektem, který je vyhrazen velkým společnostem. Díky existujícím integrovaným možnostem např. společnosti Microsoft je mnoho funkcí již ve standardní verzi. Odvětvově specifické šablony i správné vizualizace pomáhají velmi rychle dosáhnout úspěchu.

Například nástroj Power BI ze sady Microsoft Suite lze velmi dobře použít k implementaci všech základních požadavků - a ten je obvykle integrován do stávajícího licenčního modelu. Další služby, jako je sdílení souborů (Sharepoint), lze snadno integrovat.

Pomáháme aplikovat a implementovat oborově specifické metriky a datové modely. Naše zkušenosti napříč odvětvími vám nabízejí výhodu, kterou při implementaci individuálních řešení nemáte.

Kromě nastavení datové základny je velmi důležité školení tvůrců i příjemců nového softwaru, které rovněž podporujeme.

Co teď?

Po určení výhod, přínosů a cílů je vhodné dát celému tématu strukturu. Strukturu, která je následně vhodná i pro podrobnou specifikaci požadavků.

Nejprve si odpovězte na následující otázky:

• Co otázky podat zprávu příjemci chtějí vyřešit pomocí zprávy, nebo jaké informace potřebují?
• Kteří příjemci zpráv chtějí dostávat informace a jak/ v jaké formě by měly být tyto informace připraveny?
• Jaké jsou základní rozměry řízení vaší společnosti, nebo důležité rozměry pro zodpovězení otázky?
• Kde získám tyto údaje (zdroje dat) a jaké jsou relevantní souvislosti dopadu?
• Které procesy podávání zpráv musím myslet na to, abych získal data ve správné podobě (zpracování dat)?
• Které nástroj pro podávání zpráv nejlépe odpovídá mým potřebám?

V ideálním případě se tyto otázky zodpoví na workshopu s vaším týmem.

Po zodpovězení otázek je třeba naplánovat další konkrétní kroky. Ze zkušenosti můžeme říci, že je obvykle třeba je velmi individuálně přizpůsobit rámcovým podmínkám podniku. Velkou roli zde hraje mimo jiné výchozí situace, personální dostupnost a technické podmínky, které je třeba správně vyhodnotit. Následující kontrolní seznam však poskytuje dobrý přehled možných prvních kroků v malých a středních podnicích:

• Téma "reportování" by mělo v podnikovém kontextu získat solidní odpovědnost. Obvykle se o reporting starají finanční týmy, aby zajistily blízkost finančního zpracování.
• Získejte klíčové příjemce zpráv včas a zapojte je do rozhodovacího procesu.
• Tento úkol má smysl řešit v rámci projektu, který je vybaven odpovídajícím know-how.
• Některé dovednosti, např. databáze nebo tvorba zpráv, nemusí být přímo ve společnosti k dispozici a lze je zakoupit externě.
• V prvním kroku definujte nezbytně nutný rozsah. Malý rozsah, který pokrývá základní potřeby, je v prvním kroku bezpečnější a snadněji proveditelný. Zajistí vám také potřebný úspěch projektu, abyste získali odpovídající souhlas všech zúčastněných stran a mohli pokračovat dál.
• V zásadě se doporučuje nastavit základ pro tvorbu sestav, tj. data, reporting a případně výpočetní základnu jednou v klasickém vodopádovém projektu. Důležité je, aby základní logika fungovala "end-to-end" a aby zkušenost s reportingem fungovala dokonale jednou od datové základny až po úroveň vyhodnocení.
• Je v povaze věci, že příjemci zpráv dělají s novými informacemi extrémní pokroky. Vznikají tak nové otázky nebo informační potřeby, které se obvykle řeší jako požadavky na změnu systému hlášení. Tyto změny a další požadavky pak mohou být implementovány v agilnějším režimu vývoje.

Přesná koordinace by měla probíhat podle vašich individuálních potřeb.

Závěr:

Systém BI není zaprášenou záležitostí inteligentní správy dat, ale tvoří základ úspěchu na trhu a dalšího úspěšného řízení firmy.

Vytváří podklady pro rozhodování prostřednictvím analýzy a prezentace dat a jejich vzájemných vztahů.

Proto je systém BI důležitý pro všechny společnosti, bez ohledu na to, jak jsou velké nebo malé. Žádný podnikatel, žádný ředitel by neměl řídit svou společnost bez Business Intelligence, protože: Kdo zná budoucnost, má náskok! Vzbudili jsme váš zájem? Rádi vám pomůžeme a nabízíme první závaznou úvodní schůzku.

V případě dalších dotazů jsme vám k dispozici: