Business Intelligence pro malé podniky - Kdy má smysl?

Kdo zná budoucnost, má náskok! Přečtěte si v našem třídílném článku, proč je Business Intelligence důležitá zejména pro malé a střední podniky (MSP), jak náročný je vlastně první krok, ale jaké jsou také zásadní výhody a jak můžete k celému tématu přistupovat efektivně. Těmito 3 zajímavými díly série článků vás svými zkušenostmi a odbornými znalostmi provedou odborník na controlling a řízení malých a středních podniků Andreas Malik a specialisté na business intelligence a zakladatelé jednoho z předních poskytovatelů vizualizací dat a dashboardů v oblasti Power BI a Qlik Sense Stefan Preusler a Dominik Galsheimer. V první části se podíváme na to, proč se Business Intelligence a malé a střední podniky dobře doplňují. Druhá část se zabývá jasným určením výhod, a tedy nalezením správného okamžiku pro její spuštění. Třetí část vám pak ukáže důležité první kroky pro implementaci a zavedení

Část 1: Proč se BI a malé a střední podniky dobře doplňují

V době krizí, válek a stále rychlejších změn v podnikatelském prostředí je pro firmy důležité včas reagovat.

Pro zvládnutí těchto výzev je nutné analyzovat data o všech podnikových procesech, aby bylo možné je smysluplně shrnout a co nejvíce zkrátit dobu potřebnou pro přípravu informací důležitých pro rozhodování. Tento úkol plní takzvaná Business Intelligence (BI). BI je souhrnné označení pro metody a procesy systematické analýzy dat.

Ještě před několika lety byl BI vyhrazen velkým společnostem. Zejména z hlediska vysokých nákladů na řešení BI nebyla Business Intelligence pro středně velké podniky zajímavá. Mezitím však BI dorazila i do malých a středních podniků (MSP). Jak jsou však tyto malé a střední podniky definovány?

Pro většinu velmi malé podniky (definice EU <10 zaměstnanců obrat < 2 miliony EUR ročně) datový model je zvládnutelný a je mapován pomocí MS-Excel. Zde vybrané základní hodnoty a klíčové údaje často postačují pro měsíční analýzu odchylek. Prezentace se provádí na jedné stránce DIN-A4 s výkazem zisku a ztráty, rozvahou a údaji o likviditě. Kromě toho jsou prezentovány informace o stavu zakázek, produktivitě (resp. využití kapacit) a obecných událostech na trhu.

Na adrese malé společnosti (10 - 50 zaměstnanců, tržby 2 - 10 milionů EUR ročně) je systém kontroly poněkud rozsáhlejší. Kromě většího počtu klíčových čísel a analýz odchylek je obvykle k dispozici také náhled/prognóza.

V případě středně velké společnosti (50 - 250 zaměstnanců, tržby 10 - 50 milionů EUR ročně), jsou kromě podrobných hodnot, klíčových čísel a analýz zohledněny také informace relevantní pro budoucnost. Přitom je kladen důraz na vyváženou a přehlednou hustotu informací.

Řešení BI nejsou hotové systémy; nastavují se individuálně pro danou společnost (přizpůsobení). Je navrženo s ohledem na příslušné požadavky společnosti. Pečlivý návrh má zásadní význam pro přínosy a praktičnost systému BI.

Koncepce BI aneb "Jakou analýzu může zákazník vidět ve svém kokpitu?"

• V prvním kroku by měl být definován cíl budoucího BI, který je specifický pro danou společnost. Za tímto účelem musí podnikatel/controller formulovat, jaké klíčové údaje a hodnocení chce na konci mít.
• V dalším kroku jsou tyto požadavky upřesněny a konkretizovány. 3.
• Pro získání klíčových údajů/informací je třeba prozkoumat, které údaje jsou již k dispozici a které jsou ještě potřebné. Je třeba vyjasnit zdroje dat.
• Systém výkaznictví je navržen na základě dříve definovaných klíčových údajů a analýz.
• Propojení relevantních dat z různých zdrojů (vytvoření datového skladu).
• Propojení datové základny s požadovaným systémem výkaznictví.
• Výsledek: kokpit specifický pro danou společnost

Systém BI versus Excel aneb "Kdy přejít z Excelu na systém BI?"

Pomocí MS-Excelu můžete v dnešní době provádět mnoho analýz a vytvářet malé automatizace (makra VBA). Výhodou je, že je k dispozici v každé firmě, lze jej rychle implementovat a je také levný.

• Jako velmi malé podniky, což obvykle stačí. Zde může mít smysl zjistit s pomocí odborníka na controlling, zda jsou tato hodnocení dostatečná pro úspěšné řízení společnosti.
• Jako malá společnost, hodnocení v aplikaci Excel pro podnikové řízení rychle dosáhne svých limitů. Vysoké manuální náklady jsou náchylné k chybám, časově náročné a jednorozměrné. V tomto okamžiku má smysl zabývat se výhodami BI. Nejjednodušší je domluvit si nezávaznou konzultaci.
• Jako středně velká společnost, je pro úspěšné fungování podniku nezbytné mít systém BI. Se systémem založeným čistě na MS-Excel ztratíte spoustu času a peněz.

Druhá část série článků bude zveřejněna příští týden. Zde se dočtete, proč je určení správného času pro zavedení BI náročné a jak tento úkol zvládnout.

V případě dalších dotazů jsme vám k dispozici: