V dynamickém prostředí projektového řízení, kde je nejdůležitější přesnost a předvídavost, je využití technologií klíčové. Microsoft Power BI se ukázal jako nástroj, který mění pravidla hry. Power BI nabízí projektovým manažerům dynamickou platformu pro zlepšení jejich rozhodovacích procesů.

V tomto obsáhlém průvodci se budeme zabývat tím, jak Power BI může každou fázi zkvalitnit.¹ řízení projektů. Hovoříme o základních aspektech výkonného panelu pro řízení projektů.

Fáze plánování projektu

1. Definujte skutečný problém:

Než se pustíte do projektu, je důležité přesně určit problém, který se snažíte vyřešit. Power BI vám v tom pomůže tím, že vám pomůže analyzovat historická data, identifikovat vzorce a odhalit základní problémy. Vizualizujte faktory úspěchu a neúspěchu minulých projektů, abyste mohli činit informovaná rozhodnutí.

2. Identifikace zúčastněných stran:

Možnosti Power BI se rozšiřují i na správu zainteresovaných stran. Vytvářejte vizualizace, které upozorňují na různé funkce nebo osoby, jichž se projekt týká. Pomocí interaktivních organizačních schémat představte jejich přínos a očekávání. Zajistíme tak sladění od samého počátku.

3. Definujte cíle projektu:

Vytvoření jasných a zvládnutelných cílů je náročné. Očekávání a cíle zainteresovaných stran se mohou v průběhu projektu také měnit. Flexibilita aplikace Power BI vám umožní upravovat cíle podle toho, jak shromažďujete další informace. Můžete například vytvořit vizualizace, které aktualizují cíle na základě dat v reálném čase.

4. Určení rozsahu, zdrojů a hlavních úkolů:

Vizualizujte rozsah a úkoly projektu, odhadněte časový harmonogram a náklady. To vám pomůže zajistit jasnou představu o požadavcích na zdroje. Pomocí aplikace Power BI rozdělte složité činnosti pomocí struktury rozdělení prací (Work Breakdown Structure - WBS).

5. Připravte se na kompromisy:

Power BI pomáhá při hledání rovnováhy mezi časem, náklady a kvalitou. Integrujte svá data a vytvořte vizualizace, které ukazují, jak změny těchto proměnných ovlivňují výsledky projektu. Tato transparentnost usnadňuje informované rozhodování a slaďování zainteresovaných stran.

Fáze budování projektu

6. Sestavte svůj tým:

Využijte nástroj Power BI k posouzení požadovaných dovedností a vizualizaci složení týmu. Pomocí vizualizací zjistíte nedostatky v dovednostech, naplánujete školení a připravíte tým na úspěch.

7. Zadání plánu:

Vytvářejte vizuály, které usnadňují transparentní komunikaci v týmu. Vizualizujte úkoly, potřebné dovednosti a individuální soubory dovedností, a zajistěte tak soudržnou týmovou dynamiku.

8. Vytvoření plánu:

Možnosti Power BI se rozšiřují i na plánování projektů pomocí Ganttových diagramů. Vytvářejte vizualizace, které znázorňují časové osy, identifikují kritické cesty a přizpůsobují se pevným termínům. Udržujte realistický harmonogram v rámci omezení.

9. Uspořádejte zahajovací schůzku:

Většinu vizualizací Power BI lze exportovat do aplikace MS PowerPoint. Během zahajovací schůzky použijte vizualizace Power BI k vysvětlení plánu, cílů a časového rámce projektu. Vyzvěte členy týmu, aby poskytli své příspěvky, a podpořte tak spolupráci a společné porozumění.

10. Sestavení rozpočtu:

Pomocí nástroje Power BI vytvořte komplexní rozpočet. Vizualizujte náklady napříč kategoriemi, zjišťujte názory zúčastněných stran a zachovejte flexibilitu v rámci rozpočtových omezení.

Fáze realizace projektu

11. Sledování a kontrola procesu a rozpočtu:

Nainstalujte si do Power BI vizuální prvky pro sledování projektů, jako je například naše matice rizik Power BI. Vizualizace rizik spolu s průběhem projektu umožňuje komplexní pohled na potenciální problémy. Zde je návod, jak na to:

Posouzení dopadu a pravděpodobnosti rizika: Matice rizik pro Power BI pomáhá při posuzování dopadu a pravděpodobnosti každého rizika. Pomocí barevně označených buněk můžete znázornit závažnost rizik. To umožňuje rychlou identifikaci oblastí s vysokým dopadem.

Sledování rozpočtu v reálném čase: Kombinujte vizuální zobrazení sledování rozpočtu s maticí rizik. Přiřaďte rozpočtové důsledky každému identifikovanému riziku a získejte tak komplexní přehled o možných finančních dopadech. S vývojem rizik se vizualizace rozpočtu aktualizují v reálném čase, což zajišťuje přesné finanční sledování.

Průzkum pro podrobnou analýzu: Rozšíření matice rizik pomocí funkcí drill-through. Hloubkový ponor do konkrétního rizika může zahrnovat podrobnou analýzu, zobrazení příslušných finančních důsledků a požadovaných strategií zmírnění.

12. Flexibilní reakce na změny:

Datové funkce Power BI v reálném čase vám umožní rychle reagovat na změny. Vizualizujte data a identifikujte potenciální problémy, což umožňuje proaktivní rozhodování a korekce.

13. Zpráva o pokroku:

Vytvářet vizualizace pro zúčastněné strany a poskytovat jim pravidelné aktualizace a zprávy o stavu. Export vizualizací do aplikace PowerPoint vám usnadní pravidelné schůzky o stavu. Power BI umožňuje přizpůsobit zprávy na základě preferencí zúčastněných stran, což podporuje transparentnost a důvěru.

14. Pořádejte týdenní týmové schůzky:

Použijte Power BI ke strukturování týmových schůzek na základě klíčových ukazatelů. Vizualizujte údaje o výkonnosti, diskutujte o nesplněných cílech a oslavujte úspěchy. Tento nástroj pomáhá udržet zaměření na základní činnosti a udržuje tým v souladu.

15. Správa problémů:

Vizualizace Power BI mohou pomoci identifikovat a zvládat vznikající problémy. Sledujte dynamiku týmu a projektové metriky a řešte problémy dříve, než eskalují. Matice rizik zde pomáhá sledovat a řešit rizika, aby se předešlo nepříznivým výsledkům.

Fáze ukončení projektu

16. Vyhodnocení výkonnosti projektu:

Pomocí nástroje Power BI můžete porovnávat průběh projektu s původně stanoveným rozsahem. Vizualizujte výkonnostní ukazatele a iniciujte diskusi se zúčastněnými stranami o dokončení a úspěšnosti projektu. Porovnávejte také metriky projektu s předchozími úspěchy nebo neúspěchy projektu.

17. Uzavření projektu:

Vizualizujte si jednotlivé kroky při dokončování projektu. Power BI pomáhá dokumentovat a komunikovat procesy uzavírání projektů. Zajišťujeme tedy hladký přechod výstupů.

Hlášení

Integrujte Power BI do každé fáze projektu a vytvořte komplexní a dynamický panel projektu. Ne každý vizuál je nutností, ale použití Power BI vám pomůže mít přehled o projektu v každé jeho fázi. Umožněte svému týmu získat užitečné informace, podpořte spolupráci a zorientujte se ve složitostech řízení projektů. Úspěch projektu už není jen cílem, s Power BI je to vizualizovaná cesta.

¹ Fáze projektu v tomto článku vycházejí z následujícího článku: Harvard Business Review. (2016, 3. listopadu). Čtyři fáze řízení projektů.