Business Intelligence til små virksomheder - Hvornår giver det mening? - DEL 2

De, der kender fremtiden, er foran i spillet! Læs i vores 3-delte artikel, hvorfor Business Intelligence er særligt relevant for små og mellemstore virksomheder (SMV'er), hvor udfordrende det første skridt faktisk er, men hvad der også er væsentlige fordele, og hvordan du kan gribe hele emnet effektivt an. SMV-eksperten inden for controlling og ledelse Andreas Malik samt business intelligence-specialisterne og grundlæggerne af en af de førende udbydere af datavisualiseringer og dashboards inden for Power BI og Qlik Sense, Stefan Preusler og Dominik Galsheimer, vil guide dig gennem disse tre spændende dele af artikelserien med deres erfaringer og ekspertviden. I første del ser vi på, hvorfor Business Intelligence og SMV'er passer godt sammen. Anden del handler om klart at identificere fordele og dermed finde det rigtige tidspunkt at starte det på. Den tredje del viser dig så vigtige første skridt til implementering og introduktion.

Del 2: At finde det rigtige tidspunkt og se fordelene

I de fleste tilfælde er det ikke let at finde det rigtige tidspunkt at skifte til et BI-system. Vi må indrømme, at den komplette rapportering i Excel blev opbygget med stor indsats i omhyggeligt detaljearbejde og konstant tilpasses de aktuelle behov. I nogle tilfælde foretages tilpasningen af mange forskellige personer, praktikanter eller vikarer, som bidrager med den rette Excel-knowhow. Erfaringen har vist, at følgende udsagn er en indikation på, at Excel er ved at nå sine grænser:

Excel-filer bliver større og større og fungerer som en database
De går ofte ned og bliver meget besværlige
De er normalt kun tilgængelige lokalt. Rapporter printes ud eller sendes med posten. "Sandheden" findes i flere mappestrukturer, postkasser, fysiske arkivskabe og skuffer.
Ændringer kræver en større og større indsats og tager lang tid at implementere
Data overføres i stigende grad manuelt fra en Excel-fil til en anden
Der opstår flere og flere uoverensstemmelser mellem rapporter/rapporteringshændelser, og kontrolindsatsen for officielle rapporterings- og evalueringshændelser øges.
Ud over ledelsen er der flere og flere interne rapportmodtagere med individuelle rapportkrav.
Hvis rapporteringen er decentraliseret, f.eks. til produkt- eller salgsområder, opstår der yderligere uoverensstemmelser, og i nogle tilfælde rapporteres der forskellige data.
Ud over de interne interessenter er der også flere og flere eksterne interessenter, som insisterer på juridiske strukturer (taksonomier), der som regel er meget forskellige fra de interne strukturer.
Der efterspørges i stigende grad ad hoc-analyser af detaljer. Datastrukturer stemmer ikke overens og skal behandles og gøres sammenlignelige med en stor indsats
Finansielle data skal i stigende grad forklares med operationelle data, f.eks. effekten af produkt-, markeds- og kundemix, margin, produktionsafvigelser osv.
Tabelstrukturer er ikke længere tilstrækkelige til en sammenfattende præsentation af sammenhænge. Resultatet er "tal-kirkegårde".
Data og sammenhænge skal i stigende grad forklares ud fra flere dimensioner, f.eks. produkter, kunder, filialer, regioner, forretningsenheder, produktionssteder osv.

Hvilke fordele giver BI-løsninger?

Når virksomheder i stigende grad konfronteres med de ovennævnte udfordringer, overvejer de at indføre et BI-system. Fordelene ved et BI-system for SMV'er kan opsummeres som følger:

Ensartet og omfattende datagrundlag kan bruges til enhver tid (grundlaget er finansielle og ikke-finansielle data)
Ensartede og integrerede datastrukturer anvendes i alle rapporter
Standardiserede visualiseringer giver rapportskaberne mulighed for at skabe og præsentere komplekse relationer på en meget effektiv og integreret måde.
Ensartet distribution af information, for det meste online og tilgængelig på alle enheder i en responsiv form. Brugere kan individuelt hente og kontrollere informationsbehov i en reaktiv grænseflade, f.eks. gennem filtre eller drill-downs eller yderligere adgang til andre sammenkædede data.

Især reduceres den øgede manuelle indsats til oprettelse, korrektion og verifikation. Derudover tilbydes funktioner, der gør det ekstremt nemt at opfylde de øgede krav.

Det væsentlige mål med et BI-system bør ikke flyttes ud af fokus, som er at understøtte beslutninger og få indsigt i data. BI-systemet er nyttigt, hvis det aflaster virksomheden for manuelle aktiviteter. Aktiviteter, der ikke kun er forbundet med at skabe indsigt, men også med at fortolke og udlede beslutninger. Dette opnås for det meste, når der vises sammenhænge eller afhængigheder, som ellers skulle foretages af den menneskelige forståelse og hjerne selv. Især når den menneskelige hjerne behandler mange oplysninger, når den grænser, som ikke findes i første omgang med et teknisk system.

Læs i tredje del, hvordan du strukturerer emnet BI korrekt, og hvad de første konkrete skridt kan være for din virksomhed.

Hvis du har yderligere spørgsmål, står vi til din rådighed: