Business Intelligence til små virksomheder - Hvornår giver det mening? - DEL 3

De, der kender fremtiden, er foran i spillet! Læs i vores 3-delte artikel, hvorfor Business Intelligence er særligt relevant for små og mellemstore virksomheder (SMV'er), hvor udfordrende det første skridt faktisk er, men hvad der også er væsentlige fordele, og hvordan du kan gribe hele emnet effektivt an. SMV-eksperten inden for controlling og ledelse Andreas Malik samt business intelligence-specialisterne og grundlæggerne af en af de førende udbydere af datavisualiseringer og dashboards inden for Power BI og Qlik Sense, Stefan Preusler og Dominik Galsheimer, vil guide dig gennem disse tre spændende dele af artikelserien med deres erfaringer og ekspertviden. I første del ser vi på, hvorfor Business Intelligence og SMV'er passer godt sammen. Anden del handler om klart at identificere fordele og dermed finde det rigtige tidspunkt at starte det på. Den tredje del viser dig så vigtige første skridt til implementering og introduktion.

Del 3: Forberedelse af de første skridt

Er et BI-system ikke kun for store virksomheder?

Indførelsen af BI-systemer er ikke længere et tidskrævende og dyrt projekt, som er forbeholdt store virksomheder. Med de eksisterende integrerede muligheder fra f.eks. Microsoft følger mange funktioner allerede med i standardversionen. Branchespecifikke skabeloner samt de rigtige visualiseringer hjælper med at opnå succes meget hurtigt.

For eksempel kan Power BI-værktøjet fra Microsoft Suite bruges meget godt til at implementere alle væsentlige krav - og det er normalt integreret i den eksisterende licensmodel. Yderligere tjenester, som f.eks. en fildeling (Sharepoint), kan nemt integreres.

Vi hjælper med at anvende og implementere branchespecifikke metrikker og datamodeller. Vores erfaring på tværs af brancher giver dig en fordel, som du ikke har, når du implementerer individuelle løsninger.

Ud over opsætningen af datagrundlaget er uddannelsen af den nye software for både rapportskabere og -modtagere meget vigtig og støttes også af os.

Og hvad så nu?

Når fordele, udbytte og mål er identificeret, anbefales det at give hele emnet en struktur. En struktur, som efterfølgende også egner sig til en detaljeret kravspecifikation.

Start med at besvare følgende spørgsmål for dig selv:

• Hvad? spørgsmål lave rapport modtagere ønsker at løse med en rapport, eller hvilke oplysninger har de brug for?
• Hvilke rapportmodtagere ønsker at modtage information og Hvordan/ i hvilken form skal denne information udarbejdes?
• Hvad er de vigtigste dimensioner af at styre din virksomhedeller vigtige dimensioner for at besvare spørgsmålet?
• Hvor får jeg fat i disse data (Datakilder), og hvad er relevante effektsammenhænge?
• Hvilken Rapporteringsprocesser skal jeg tænke på for at få dataene i den rigtige form (databehandling)?
• Hvilken Rapporteringsværktøj bedst afspejler mine behov?

Ideelt set besvares disse spørgsmål i en workshop med dit team.

Når spørgsmålene er besvaret, skal de næste konkrete skridt planlægges. Af erfaring kan vi sige, at dette normalt skal skræddersys meget individuelt til virksomhedens rammebetingelser. Her spiller blandt andet udgangssituationen, personalets tilgængelighed og de tekniske forhold en stor rolle og skal vurderes korrekt. Følgende tjekliste giver dog et godt overblik over mulige første skridt i SMV'er:

• Emnet "rapportering" bør få et solidt ansvar i virksomhedssammenhæng. Normalt tager økonomiteams sig af rapporteringen for at sikre nærhed til den økonomiske behandling.
• Få de vigtigste modtagere af rapporten med på vognen, og inddrag dem i beslutningsprocessen.
• Det giver mening at løse denne opgave i et projekt, som er bemandet med den rette knowhow.
• Visse færdigheder, f.eks. databaser eller rapportgenerering, er måske ikke direkte tilgængelige i virksomheden og kan købes eksternt.
• Definer det absolut nødvendige omfang i første trin. Et lille omfang, som dækker de væsentlige behov, er mere sikkert og lettere at implementere i første omgang. Det sikrer dig også den nødvendige projektsucces, så du kan samle passende opbakning fra alle interessenter og komme videre.
• Grundlæggende anbefales det at etablere grundlaget for rapportoprettelsen, dvs. data-, rapporterings- og om nødvendigt beregningsgrundlaget, én gang i et klassisk vandfaldsprojekt. Det er vigtigt, at den grundlæggende logik fungerer "end-to-end", og at rapporteringsoplevelsen fungerer perfekt en gang fra datagrundlaget til evalueringsniveauet.
• Det ligger i sagens natur, at modtagerne af rapporterne gør store fremskridt med de nye oplysninger. Det skaber nye spørgsmål eller informationsbehov, som normalt adresseres som ændringskrav til rapporteringssystemet. Disse ændringer og andre krav kan derefter implementeres i en mere agil udviklingstilstand.

Der skal ske en nøjagtig tilpasning i overensstemmelse med dine individuelle behov.

Konklusion:

Et BI-system er ikke en støvet sag om intelligent datahåndtering, men danner grundlaget for succes på markedet og yderligere succesfuld virksomhedsledelse.

Det skaber et grundlag for beslutningstagning ved at analysere og præsentere data og deres indbyrdes forhold.

Derfor er et BI-system vigtigt for alle virksomheder, uanset hvor store eller små de er. Ingen iværksætter, ingen administrerende direktør bør drive deres virksomhed uden Business Intelligence, fordi: De, der kender fremtiden, er foran i spillet! Har vi vækket din interesse? Vi vil gerne hjælpe dig og tilbyder et indledende møde uden binding.

Hvis du har yderligere spørgsmål, står vi til din rådighed: