Business Intelligence til små virksomheder - hvornår giver det mening?

De, der kender fremtiden, er foran i spillet! Læs i vores 3-delte artikel, hvorfor Business Intelligence er særligt relevant for små og mellemstore virksomheder (SMV'er), hvor udfordrende det første skridt faktisk er, men hvad der også er væsentlige fordele, og hvordan du kan gribe hele emnet effektivt an. SMV-eksperten inden for controlling og ledelse Andreas Malik samt business intelligence-specialisterne og grundlæggerne af en af de førende udbydere af datavisualiseringer og dashboards inden for Power BI og Qlik Sense, Stefan Preusler og Dominik Galsheimer, vil guide dig gennem disse tre spændende dele af artikelserien med deres erfaringer og ekspertviden. I første del ser vi på, hvorfor Business Intelligence og SMV'er passer godt sammen. Anden del handler om klart at identificere fordele og dermed finde det rigtige tidspunkt at starte det på. Den tredje del viser dig så vigtige første skridt til implementering og introduktion.

Del 1: Hvorfor BI og SMV'er passer godt sammen

I tider med kriser, krig og stadig hurtigere ændringer i forretningsmiljøet er det vigtigt for virksomheder at reagere på et tidligt tidspunkt.

For at klare disse udfordringer er det nødvendigt at analysere data om alle forretningsprocesser for at sammenfatte dem på en meningsfuld måde og for at holde den tid, der kræves til udarbejdelse af beslutningsrelevante oplysninger, så lav som muligt. Denne opgave udføres af såkaldt Business Intelligence (BI). BI er en samlet betegnelse for metoder og processer til systematisk analyse af data.

Indtil for få år siden var BI forbeholdt store virksomheder. Især på grund af de høje omkostninger til BI-løsninger var Business Intelligence ikke interessant for mellemstore virksomheder. Men i mellemtiden er BI også kommet til små og mellemstore virksomheder (SMV'er). Men hvordan defineres disse SMV'er?

For de fleste meget lille virksomheder (EU-definition <10 ansatte, omsætning <2 mio. EUR p.a.) er datamodellen overskuelig og mappes med MS-Excel. Her er udvalgte basisværdier og nøgletal ofte tilstrækkelige til månedlig afvigelsesanalyse. Præsentationen sker på en DIN-A4-side med resultatopgørelse, balance og likviditetsdata. Derudover præsenteres oplysninger om ordresituationen, produktivitet (eller kapacitetsudnyttelse) og generelle markedsbegivenheder.

I små virksomheder (10 - 50 ansatte, omsætning på 2 - 10 mio. euro pr. år) er kontrolsystemet noget mere omfattende. Ud over flere nøgletal og afvigelsesanalyser er der som regel også en forhåndsvisning/prognose.

I tilfælde af Mellemstore virksomheder (50 - 250 medarbejdere, omsætning på 10 - 50 mio. euro pr. år) tages der ud over detaljerede værdier, nøgletal og analyser også hensyn til fremtidsrelevante oplysninger. Dermed er der fokus på en afbalanceret og klar informationstæthed.

BI-løsninger er ikke hyldesystemer; de konfigureres individuelt til virksomheden (customizing). Det er designet under hensyntagen til virksomhedens respektive krav. Omhyggeligt design er afgørende for fordelene og anvendeligheden af et BI-system.

Opfattelsen af BI eller "Hvilken analyse kan kunden se i sit cockpit?"

• I det første trin skal det virksomhedsspecifikke mål for den fremtidige BI defineres. Til dette formål skal iværksætteren/controlleren formulere, hvilke nøgletal og evalueringer han ønsker at have i sidste ende.
• I næste trin forfines og konkretiseres disse krav. 3.
• For at få fat i nøgletallene/informationerne skal det undersøges, hvilke data der allerede er tilgængelige, og hvilke der stadig er behov for. Datakilder skal afklares.
• Rapporteringssystemet er udformet på grundlag af de tidligere definerede nøgletal og analyser.
• Link relevante data fra forskellige kilder (opsætning af data warehouse).
• Sammenkædning af datagrundlaget med det ønskede rapporteringssystem.
• Resultat: virksomhedsspecifikt cockpit

Et BI-system versus Excel, eller "Hvornår skifter jeg fra Excel til et BI-system?"

Med MS-Excel kan man i dag lave mange analyser og skabe små automatiseringer (VBA-makroer). Fordelene er, at det er tilgængeligt i alle virksomheder, kan implementeres hurtigt og også er billigt.

• Som en meget lille virksomhederer dette normalt nok. Her kan det give mening at få hjælp af en controlling-ekspert til at afgøre, om disse evalueringer er tilstrækkelige til at styre virksomheden med succes.
• Som en lille virksomhedExcel-baserede evalueringer til virksomhedsledelse når hurtigt deres grænser. De høje manuelle udgifter er fejlbehæftede, tidskrævende og endimensionelle. På dette tidspunkt giver det mening at se på fordelene ved BI. Den nemmeste måde er at arrangere en uforpligtende konsultation.
• Som en Mellemstor virksomhedDet er vigtigt at have et BI-system for at kunne drive en succesfuld virksomhed. Med et rent MS-Excel-baseret system spilder man en masse tid og penge.

Anden del af artikelserien udkommer i næste uge. Her kan du læse, hvorfor det er en udfordring at finde det rigtige tidspunkt at introducere BI, og hvordan du kan mestre denne opgave.

Hvis du har yderligere spørgsmål, står vi til din rådighed: