In der dynamischen Landschaft des Projektmanagements, in der Präzision und Voraussicht an erster Stelle stehen, ist der Einsatz von Technologie von entscheidender Bedeutung. Microsoft Power BI hat sich dabei als Wegbereiter erwiesen. Power BI bietet Projektmanagern eine dynamische Plattform, um ihre Entscheidungsprozesse zu verbessern.

In diesem umfassenden Leitfaden werden wir untersuchen, wie Power BI jede Phase verbessern kann¹ des Projektmanagements. Wir sprechen über die grundlegenden Aspekte eines leistungsfähigen Projektmanagement-Dashboards.

Projektplanungsphase

1. Definieren Sie das eigentliche Problem:

Bevor Sie sich in das Projekt stürzen, müssen Sie das Problem, das Sie zu lösen versuchen, genau bestimmen. Power BI unterstützt Sie dabei, indem es Ihnen hilft, historische Daten zu analysieren, Muster zu erkennen und zugrunde liegende Probleme aufzudecken. Visualisieren Sie die Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren vergangener Projekte, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

2. Identifizieren Sie die Interessenvertreter:

Die Möglichkeiten von Power BI erstrecken sich auch auf das Stakeholder-Management. Erstellen Sie visuelle Darstellungen, die die verschiedenen Funktionen oder Personen hervorheben, die von dem Projekt betroffen sind. Verwenden Sie interaktive Organigramme, um deren Beiträge und Erwartungen darzustellen. So stellen wir von Anfang an eine einheitliche Vorgehensweise sicher.

3. Definieren Sie die Projektziele:

Es ist eine Herausforderung, eindeutige und handhabbare Ziele zu formulieren. Die Erwartungen und Ziele der Interessengruppen können sich auch innerhalb des Projekts ändern. Dank der Flexibilität von Power BI können Sie die Ziele anpassen, wenn Sie mehr Informationen sammeln. Erstellen Sie zum Beispiel Grafiken, die die Ziele auf der Grundlage von Echtzeitdaten aktualisieren.

4. Bestimmen Sie Umfang, Ressourcen und Hauptaufgaben:

Veranschaulichen Sie den Umfang und die Aufgaben des Projekts, schätzen Sie den Zeitplan und die Kosten. So stellen Sie sicher, dass Sie ein klares Verständnis des Ressourcenbedarfs haben. Verwenden Sie Power BI, um komplexe Aktivitäten mit einer Work Breakdown Structure (WBS) aufzuschlüsseln.

5. Bereiten Sie sich auf Abstriche vor:

Power BI hilft dabei, ein Gleichgewicht zwischen Zeit, Kosten und Qualität herzustellen. Integrieren Sie Ihre Daten, um visuelle Darstellungen zu erstellen, die zeigen, wie sich Variationen in diesen Variablen auf die Projektergebnisse auswirken. Diese Transparenz erleichtert eine fundierte Entscheidungsfindung und die Abstimmung mit den Beteiligten.

Projekt-Aufbauphase

6. Stellen Sie Ihr Team zusammen:

Nutzen Sie Power BI, um die erforderlichen Fähigkeiten zu bewerten und die Zusammensetzung des Teams zu visualisieren. Nutzen Sie Visualisierungen, um Kompetenzlücken zu erkennen, Schulungen zu planen und Ihr Team für den Erfolg zu rüsten.

7. Planen Sie Zuweisungen:

Erstellen Sie Visualisierungen, die eine transparente Kommunikation innerhalb des Teams erleichtern. Visualisieren Sie Aufgaben, erforderliche Fähigkeiten und individuelle Fähigkeiten, um eine kohärente Teamdynamik zu gewährleisten.

8. Erstellen Sie den Zeitplan:

Die Möglichkeiten von Power BI erstrecken sich auch auf die Projektplanung durch Gantt-Diagramme. Entwickeln Sie visuelle Darstellungen zur Veranschaulichung von Zeitplänen, zur Identifizierung kritischer Pfade und zum Abgleich mit festen Terminen. Behalten Sie einen realistischen Zeitplan innerhalb von Beschränkungen bei.

9. Halten Sie ein Kickoff-Meeting ab:

Die meisten Power BI-Visualisierungen können in MS PowerPoint exportiert werden. Erläutern Sie beim Kickoff-Meeting anhand von Power BI-Visualisierungen den Projektplan, die Ziele und den Zeitrahmen. Ermutigen Sie die Teammitglieder, Beiträge zu leisten, um die Zusammenarbeit und das gemeinsame Verständnis zu fördern.

10. Erstellen Sie ein Budget:

Nutzen Sie Power BI, um ein umfassendes Budget zu erstellen. Visualisieren Sie die Kosten über alle Kategorien hinweg, holen Sie den Input von Interessengruppen ein und bleiben Sie innerhalb der Budgetgrenzen flexibel.

Projektdurchführungsphase

11. Überwachung und Kontrolle von Prozess und Budget:

Installieren Sie Projektüberwachungsvisualisierungen in Power BI wie unsere Power BI-Risikomatrix. Die Visualisierung von Risiken neben dem Projektfortschritt ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf potenzielle Herausforderungen. So geht's:

Bewertung der Auswirkungen und der Wahrscheinlichkeit von Risiken: Die Risikomatrix für Power BI hilft bei der Bewertung der Auswirkungen und der Wahrscheinlichkeit eines jeden Risikos. Verwenden Sie farbcodierte Zellen, um den Schweregrad von Risiken darzustellen. Dies ermöglicht eine schnelle Identifizierung von Bereichen mit hoher Auswirkung.

Budgetverfolgung in Echtzeit: Kombinieren Sie die Visualisierungen zur Budgetverfolgung mit der Risikomatrix. Ordnen Sie jedem identifizierten Risiko Budgetauswirkungen zu und verschaffen Sie sich so einen umfassenden Überblick über mögliche finanzielle Auswirkungen. Wenn sich Risiken entwickeln, werden Ihre Budgetvisualisierungen in Echtzeit aktualisiert, was eine genaue finanzielle Überwachung gewährleistet.

Drill-through für eine detaillierte Analyse: Erweitern Sie die Risikomatrix durch Drill-Through-Funktionen. Die Vertiefung eines bestimmten Risikos kann eine detaillierte Analyse, die Anzeige relevanter finanzieller Auswirkungen und erforderlicher Strategien zur Risikominderung umfassen.

12. Flexible Reaktion auf Veränderungen:

Die Echtzeit-Datenfunktionen von Power BI ermöglichen es Ihnen, umgehend auf Veränderungen zu reagieren. Visualisieren Sie Daten, um potenzielle Probleme zu erkennen, und ermöglichen Sie so proaktive Entscheidungen und Kurskorrekturen.

13. Bericht Fortschritt:

Erstellen Sie Visualisierungen für die Beteiligten, um regelmäßige Aktualisierungen und Statusberichte zu liefern. Durch den Export von Visualisierungen nach PowerPoint werden regelmäßige Statusbesprechungen zum Kinderspiel. Mit Power BI können Sie die Berichte an die Präferenzen der Stakeholder anpassen und so Transparenz und Vertrauen fördern.

14. Wöchentliche Teambesprechungen abhalten:

Nutzen Sie Power BI, um Teambesprechungen anhand von Schlüsselkennzahlen zu strukturieren. Visualisieren Sie Leistungsdaten, diskutieren Sie verfehlte Ziele und feiern Sie Erfolge. Das Tool hilft dabei, sich auf die wesentlichen Aktivitäten zu konzentrieren und das Team bei der Stange zu halten.

15. Probleme bewältigen:

Power BI-Visualisierungen können dabei helfen, entstehende Probleme zu erkennen und zu bewältigen. Beobachten Sie die Teamdynamik und Projektmetriken, um Probleme anzugehen, bevor sie eskalieren. Hier hilft die Risikomatrix bei der Verfolgung und Bewältigung von Risiken, um nachteilige Folgen zu verhindern.

Projektabschlussphase

16. Bewerten Sie die Projektleistung:

Verwenden Sie Power BI, um den Projektfortschritt mit dem ursprünglich definierten Umfang zu vergleichen. Visualisieren Sie Leistungskennzahlen, um Diskussionen mit den Beteiligten über den Projektabschluss und -erfolg zu initiieren. Vergleichen Sie die Projektmetriken auch mit früheren Projekterfolgen oder -misserfolgen.

17. Schließen Sie das Projekt:

Visualisieren Sie die Schritte, die zum Abschluss eines Projekts gehören. Power BI hilft bei der Dokumentation und Kommunikation von Projektabschlussprozessen. So stellen wir einen reibungslosen Übergang der Ergebnisse sicher.

Nachbesprechung

Integrieren Sie Power BI in jede Projektphase, um ein umfassendes und dynamisches Projekt-Dashboard zu erstellen. Nicht jede Visualisierung ist ein Muss, aber die Anwendung von Power BI hilft Ihnen, in jeder Phase Ihres Projekts den Überblick zu behalten. Verschaffen Sie Ihrem Team verwertbare Erkenntnisse, fördern Sie die Zusammenarbeit und navigieren Sie durch die Komplexität des Projektmanagements. Der Projekterfolg ist nicht mehr nur ein Ziel, sondern mit Power BI eine visualisierte Reise.

¹ Die Projektphasen in diesem Artikel beruhen auf dem folgenden Artikel: Harvard Business Review. (2016, November 3). Die vier Phasen des Projektmanagements.