Business Intelligence für kleine Unternehmen - Wann ist es sinnvoll? - TEIL 3

Wer die Zukunft kennt, hat die Nase vorn! Lesen Sie in unserem 3-teiligen Artikel, warum Business Intelligence gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) relevant ist, wie herausfordernd der Einstieg tatsächlich ist, was aber auch wesentliche Vorteile sind und wie Sie das ganze Thema effizient angehen können. Der KMU-Experte für Controlling und Management Andreas Malik sowie die Business-Intelligence-Spezialisten und Gründer eines der führenden Anbieter von Datenvisualisierungen und Dashboards im Bereich Power BI und Qlik Sense, Stefan Preusler und Dominik Galsheimer, führen Sie mit ihren Erfahrungen und ihrem Expertenwissen durch diese 3 spannenden Teile der Artikelserie. Im ersten Teil gehen wir der Frage nach, warum Business Intelligence und KMU gut zusammenpassen. Im zweiten Teil geht es darum, die Vorteile klar zu erkennen und damit den richtigen Zeitpunkt für den Einstieg zu finden. Der dritte Teil zeigt Ihnen dann wichtige erste Schritte zur Umsetzung und Einführung

Teil 3: Vorbereitung der ersten Schritte

Ist ein BI-System nicht nur für große Unternehmen geeignet?

Die Einführung von BI-Systemen ist kein zeitaufwändiges und teures Projekt mehr, das nur großen Konzernen vorbehalten ist. Mit den vorhandenen Integrationsmöglichkeiten von z.B. Microsoft sind viele Funktionen bereits im Standard enthalten. Branchenspezifische Templates sowie die richtigen Visualisierungen helfen, sehr schnell zum Erfolg zu kommen.

Mit dem Tool Power BI aus der Microsoft Suite lassen sich zum Beispiel alle wesentlichen Anforderungen sehr gut umsetzen - und das meist integriert in das bestehende Lizenzmodell. Zusätzliche Dienste, wie z.B. eine Dateifreigabe (Sharepoint), können einfach integriert werden.

Wir helfen bei der Anwendung und Umsetzung branchenspezifischer Metriken und Datenmodelle. Unsere branchenübergreifende Erfahrung bietet Ihnen einen Vorteil, den Sie bei der Implementierung von Einzellösungen nicht haben.

Neben dem Aufbau der Datenbasis ist die Schulung der neuen Software sowohl für die Berichtsersteller als auch für die Empfänger sehr wichtig und wird ebenfalls von uns unterstützt.

Und was nun?

Nachdem die Vorteile, der Nutzen und die Ziele identifiziert wurden, empfiehlt es sich, dem gesamten Thema eine Struktur zu geben. Eine Struktur, die sich anschließend auch für ein detailliertes Pflichtenheft eignet.

Beginnen Sie damit, die folgenden Fragen für sich selbst zu beantworten:

Was Fragen Bericht erstatten Empfänger mit einem Bericht lösen wollen, oder welche Informationen brauchen sie?
welche Berichtsempfänger Informationen erhalten möchten und wie/ in welcher Form sollten diese Informationen aufbereitet werden?
Was sind die wesentlichen Dimensionen der Steuerung Ihres Unternehmensoder wichtige Dimensionen für die Beantwortung der Frage?
Woher bekomme ich diese Daten (Datenquellen) und was sind relevante Wirkungskontexte?
Welche Berichtsverfahren woran muss ich denken, um die Daten in die richtige Form zu bringen (Datenverarbeitung)?
Welche Reporting-Tool meinen Bedürfnissen am besten entspricht?

Idealerweise werden diese Fragen in einem Workshop mit Ihrem Team beantwortet.

Wenn die Fragen beantwortet sind, müssen die nächsten konkreten Schritte geplant werden. Aus Erfahrung können wir sagen, dass dies meist sehr individuell auf die Rahmenbedingungen des Unternehmens zugeschnitten werden muss. Dabei spielen unter anderem die Ausgangssituation, die personelle Verfügbarkeit und die technischen Voraussetzungen eine große Rolle und müssen richtig eingeschätzt werden. Die folgende Checkliste gibt jedoch einen guten Überblick über mögliche erste Schritte in KMU:

Das Thema "Reporting" sollte im Unternehmenskontext eine solide Verantwortung bekommen. In der Regel kümmern sich die Finanzteams um das Berichtswesen, um die Nähe zur finanziellen Abwicklung zu gewährleisten.
Holen Sie die wichtigsten Berichtsempfänger frühzeitig an Bord und beziehen Sie sie in den Entscheidungsprozess ein.
Es ist sinnvoll, diese Aufgabe in einem Projekt zu lösen, das mit dem entsprechenden Know-how besetzt ist.
Bestimmte Fähigkeiten, z. B. Datenbanken oder die Erstellung von Berichten, sind möglicherweise nicht direkt im Unternehmen vorhanden und können extern eingekauft werden.
Legen Sie in einem ersten Schritt den absolut notwendigen Umfang fest. Ein kleiner Umfang, der die wesentlichen Bedürfnisse abdeckt, ist im ersten Schritt sicherer und einfacher umzusetzen. Er sichert Ihnen auch den notwendigen Projekterfolg, um die Zustimmung aller Beteiligten zu erhalten und weiterzumachen.
Grundsätzlich empfiehlt es sich, die Basis der Berichtserstellung, d.h. die Daten-, Berichts- und ggf. Berechnungsbasis einmal in einem klassischen Wasserfallprojekt zu erstellen. Wichtig ist, dass die Grundlogik "end-to-end" funktioniert und das Berichtserlebnis von der Datenbasis bis zur Auswertungsebene einmalig perfekt funktioniert.
Es liegt in der Natur der Sache, dass die Berichtsempfänger extreme Fortschritte mit den neuen Informationen machen. Daraus ergeben sich neue Fragen oder Informationsbedürfnisse, die in der Regel als Änderungsanforderungen an das Berichtssystem behandelt werden. Diese Änderungen und andere Anforderungen können dann in einem agileren Entwicklungsmodus umgesetzt werden.

Es sollte eine passgenaue Abstimmung nach Ihren individuellen Bedürfnissen erfolgen.

Schlussfolgerung:

Ein BI-System ist keine verstaubte Angelegenheit des intelligenten Datenmanagements, sondern bildet die Grundlage für den Erfolg am Markt und die weitere erfolgreiche Unternehmensführung.

Sie schafft Entscheidungsgrundlagen durch die Analyse und Darstellung von Daten und deren Zusammenhängen.

Deshalb ist ein BI-System für alle Unternehmen wichtig, egal wie groß oder klein sie sind. Kein Unternehmer, kein Geschäftsführer sollte sein Unternehmen ohne Business Intelligence führen, denn: Wer die Zukunft kennt, hat die Nase vorn! Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir beraten Sie gerne und bieten Ihnen ein erstes unverbindliches Erstgespräch an

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: