Business Intelligence für kleine Unternehmen - Wann ist es sinnvoll?

Wer die Zukunft kennt, hat die Nase vorn! Lesen Sie in unserem 3-teiligen Artikel, warum Business Intelligence gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) relevant ist, wie herausfordernd der Einstieg tatsächlich ist, was aber auch wesentliche Vorteile sind und wie Sie das ganze Thema effizient angehen können. Der KMU-Experte für Controlling und Management Andreas Malik sowie die Business-Intelligence-Spezialisten und Gründer eines der führenden Anbieter von Datenvisualisierungen und Dashboards im Bereich Power BI und Qlik Sense, Stefan Preusler und Dominik Galsheimer, führen Sie mit ihren Erfahrungen und ihrem Expertenwissen durch diese 3 spannenden Teile der Artikelserie. Im ersten Teil gehen wir der Frage nach, warum Business Intelligence und KMU gut zusammenpassen. Im zweiten Teil geht es darum, die Vorteile klar zu erkennen und damit den richtigen Zeitpunkt für den Einstieg zu finden. Der dritte Teil zeigt Ihnen dann wichtige erste Schritte zur Umsetzung und Einführung

Teil 1: Warum BI und KMU gut zusammenpassen

In Zeiten von Krisen, Kriegen und immer schnelleren Veränderungen im wirtschaftlichen Umfeld ist es für Unternehmen wichtig, frühzeitig zu reagieren.

Um diese Herausforderungen zu meistern, ist es notwendig, Daten zu allen Geschäftsprozessen zu analysieren, um sie sinnvoll zusammenzufassen und den Zeitaufwand für die Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen so gering wie möglich zu halten. Diese Aufgabe übernimmt die sogenannte Business Intelligence (BI). BI ist ein Sammelbegriff für Methoden und Verfahren zur systematischen Analyse von Daten.

Bis vor einigen Jahren war BI den großen Unternehmen vorbehalten. Insbesondere unter dem Aspekt der hohen Kosten für BI-Lösungen war Business Intelligence für den Mittelstand nicht interessant. Doch inzwischen ist BI auch bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) angekommen. Doch wie sind diese KMU definiert?

Für die meisten sehr klein Unternehmen (EU-Definition <10 Mitarbeiter Umsatz < 2 Mio. EUR p.a.) ist das Datenmodell überschaubar und wird mit MS-Excel abgebildet. Hier reichen oft ausgewählte Basiswerte und Kennzahlen für einen monatlichen Soll-Ist-Vergleich aus. Die Darstellung erfolgt auf einer DIN-A4-Seite mit Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Liquiditätsdaten. Zusätzlich werden Informationen zur Auftragslage, Produktivität (bzw. Auslastung) und zum allgemeinen Marktgeschehen dargestellt.

Unter kleine Unternehmen (10 - 50 Mitarbeiter, Umsatz von 2 - 10 Mio. EUR p.a.) ist das Controlling etwas umfangreicher. Neben mehr Kennzahlen und Abweichungsanalysen gibt es meist auch eine Vorschau/Prognose.

Im Fall von mittelständische Unternehmen (50 - 250 Mitarbeiter, Umsatz von 10 - 50 Mio. EUR p.a.) werden neben detaillierten Werten, Kennzahlen und Analysen auch zukunftsrelevante Informationen berücksichtigt. Dabei liegt der Fokus auf einer ausgewogenen und übersichtlichen Informationsdichte.

BI-Lösungen sind keine Systeme von der Stange, sondern sie werden individuell für das Unternehmen eingerichtet (Customizing). Es wird unter Berücksichtigung der jeweiligen Anforderungen des Unternehmens konzipiert. Eine sorgfältige Konzeption ist entscheidend für den Nutzen und die Praxistauglichkeit eines BI-Systems.

Die Konzeption von BI oder "Welche Analysen kann der Kunde in seinem Cockpit sehen?"

• In einem ersten Schritt sollte das unternehmensspezifische Ziel des zukünftigen BI definiert werden. Dazu muss der Unternehmer/Controller formulieren, welche Kennzahlen und Auswertungen er am Ende haben möchte.
• Im nächsten Schritt werden diese Anforderungen verfeinert und konkretisiert. 3.
• Um die Kennzahlen/Informationen zu erhalten, muss geprüft werden, welche Daten bereits vorhanden sind und welche noch benötigt werden. Die Datenquellen müssen geklärt werden.
• Das Berichtswesen ist auf der Grundlage der zuvor definierten Kennzahlen und Analysen aufgebaut.
• Verknüpfung relevanter Daten aus verschiedenen Quellen (Aufbau eines Data Warehouse).
• Verknüpfung der Datenbasis mit dem gewünschten Reportingsystem.
• Ergebnis: Unternehmensspezifisches Cockpit

Ein BI-System im Vergleich zu Excel, oder "Wann wechsle ich von Excel zu einem BI-System?"

Mit MS-Excel kann man heutzutage viele Auswertungen machen und kleine Automatisierungen (VBA-Makros) erstellen. Die Vorteile sind, dass es in jedem Unternehmen vorhanden ist, schnell implementiert werden kann und auch günstig ist.

• Als sehr klein Unternehmenist dies in der Regel ausreichend. Hier kann es sinnvoll sein, mit Hilfe eines Controlling-Experten festzustellen, ob diese Auswertungen ausreichen, um das Unternehmen erfolgreich zu führen.
• Als kleines UnternehmenExcel-basierte Auswertungen zur Unternehmenssteuerung stoßen schnell an ihre Grenzen. Der hohe manuelle Aufwand ist fehleranfällig, zeitintensiv und eindimensional. An diesem Punkt macht es Sinn, sich mit den Vorteilen von BI auseinanderzusetzen. Der einfachste Weg ist, ein unverbindliches Beratungsgespräch zu vereinbaren.
• Als mittelständisches Unternehmenist ein BI-System unerlässlich, um als Unternehmen erfolgreich zu sein. Mit einem rein MS-Excel-basierten System verschwenden Sie viel Zeit und Geld.

Teil zwei der Artikelserie wird nächste Woche veröffentlicht. Hier können Sie lesen, warum es eine Herausforderung ist, den richtigen Zeitpunkt für die Einführung von BI zu bestimmen und wie Sie diese Aufgabe meistern können.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: