Business Intelligence für kleine Unternehmen - Wann ist es sinnvoll? - TEIL 2

Wer die Zukunft kennt, hat die Nase vorn! Lesen Sie in unserem 3-teiligen Artikel, warum Business Intelligence gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) relevant ist, wie herausfordernd der Einstieg tatsächlich ist, was aber auch wesentliche Vorteile sind und wie Sie das ganze Thema effizient angehen können. Der KMU-Experte für Controlling und Management Andreas Malik sowie die Business-Intelligence-Spezialisten und Gründer eines der führenden Anbieter von Datenvisualisierungen und Dashboards im Bereich Power BI und Qlik Sense, Stefan Preusler und Dominik Galsheimer, führen Sie mit ihren Erfahrungen und ihrem Expertenwissen durch diese 3 spannenden Teile der Artikelserie. Im ersten Teil gehen wir der Frage nach, warum Business Intelligence und KMU gut zusammenpassen. Im zweiten Teil geht es darum, die Vorteile klar zu erkennen und damit den richtigen Zeitpunkt für den Einstieg zu finden. Der dritte Teil zeigt Ihnen dann wichtige erste Schritte zur Umsetzung und Einführung

Teil 2: Den richtigen Zeitpunkt finden und die Vorteile erkennen

In den meisten Fällen ist es nicht einfach, den richtigen Zeitpunkt für den Umstieg auf ein BI-System zu bestimmen. Wir müssen zugeben, dass das komplette Berichtswesen in Excel mit viel Aufwand in mühevoller Kleinarbeit aufgebaut wurde und ständig an die aktuellen Bedürfnisse angepasst wird. Teilweise erfolgt die Anpassung durch viele verschiedene Personen, Praktikanten oder Zeitarbeiter, die das entsprechende Excel-Know-how einbringen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die folgenden Aussagen ein Hinweis darauf sind, dass Excel an seine Grenzen stößt:

• Excel-Dateien werden immer umfangreicher und dienen als Datenbank
• Sie stürzen oft ab und werden sehr lästig
• Sie sind in der Regel nur vor Ort erhältlich. Berichte werden ausgedruckt oder per Post verschickt. Die "Wahrheit" existiert in mehreren Ordnerstrukturen, Postfächern, physischen Aktenschränken und Schubladen
• Änderungen erfordern immer mehr Aufwand und brauchen viel Zeit zur Umsetzung
• Daten werden zunehmend manuell von einer Excel-Datei in eine andere übertragen
• Unstimmigkeiten zwischen Berichten / Meldevorgängen treten vermehrt auf und der Prüfaufwand für offizielle Melde- und Auswertungsvorgänge steigt
• Neben dem Management gibt es immer mehr interne Berichtsempfänger mit individuellen Berichtsanforderungen.
• Ist die Berichterstattung dezentralisiert, z. B. auf Produkt- oder Vertriebsbereiche, treten weitere Unstimmigkeiten auf, und es werden zum Teil unterschiedliche Daten gemeldet.
• Neben den internen Stakeholdern gibt es auch immer mehr externe Stakeholder, die auf rechtlichen Strukturen (Taxonomien) bestehen, die sich in der Regel stark von den internen Strukturen unterscheiden.
• Zunehmend werden Ad-hoc-Analysen zu Details gefordert. Datenstrukturen stimmen nicht überein und müssen mit viel Aufwand aufbereitet und vergleichbar gemacht werden
• Finanzdaten müssen zunehmend mit operativen Daten erklärt werden, z. B. Auswirkungen von Produkt-, Markt- und Kundenmix, Marge, Produktionsabweichungen usw.
• Tabellarische Strukturen reichen für die zusammenfassende Darstellung von Zusammenhängen nicht mehr aus. Das Ergebnis sind "Zahlenfriedhöfe".
• Daten und Zusammenhänge müssen zunehmend über mehrere Dimensionen erklärt werden, z. B. Produkte, Kunden, Branchen, Regionen, Geschäftsbereiche, Produktionsstätten usw.

Welche Vorteile bieten die BI-Lösungen?

Wenn Unternehmen zunehmend mit den oben genannten Herausforderungen konfrontiert sind, erwägen sie die Einführung eines BI-Systems. Die Vorteile eines BI-Systems für KMU lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Einheitliche und umfassende Datenbasis kann jederzeit genutzt werden (Basis sind finanzielle und nicht-finanzielle Daten)
• Einheitliche und integrierte Datenstrukturen werden in allen Berichten verwendet
• Standardisierte Visualisierungen geben den Erstellern von Berichten die Möglichkeit, komplexe Zusammenhänge auf sehr effiziente und integrierte Weise zu erstellen und darzustellen
• Einheitliche Verteilung von Informationen, die meist online und auf allen Geräten in responsiver Form verfügbar sind. Nutzer können den Informationsbedarf in einer reaktiven Schnittstelle individuell abrufen und steuern, z. B. durch Filter oder Drilldowns oder weiteren Zugang zu anderen verknüpften Daten

Insbesondere der erhöhte manuelle Aufwand für die Erstellung, Korrektur und Prüfung wird reduziert. Darüber hinaus werden Funktionen angeboten, die es äußerst einfach machen, den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden.

Das wesentliche Ziel eines BI-Systems sollte nicht aus dem Fokus geraten, nämlich Entscheidungen zu unterstützen und Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen. Das BI-System ist dann hilfreich, wenn es das Unternehmen von manuellen Tätigkeiten entlastet. Tätigkeiten nicht nur bei der Gewinnung von Erkenntnissen, sondern auch bei der Interpretation und auch bei der Ableitung von Entscheidungen. Dies wird vor allem dann erreicht, wenn Zusammenhänge oder Abhängigkeiten aufgezeigt werden, die sonst vom menschlichen Verstand und Gehirn selbst vorgenommen werden müssten. Gerade bei der Verarbeitung von vielen Informationen stößt das menschliche Gehirn an Grenzen, die bei einem technischen System zunächst nicht gegeben sind.

Lesen Sie im dritten Teil, wie Sie das Thema BI richtig strukturieren und was die ersten konkreten Schritte für Ihr Unternehmen sein können.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: