Επιχειρηματική ευφυΐα για μικρές επιχειρήσεις - Πότε έχει νόημα; - ΜΕΡΟΣ 2

Όσοι γνωρίζουν το μέλλον είναι μπροστά από το παιχνίδι! Διαβάστε στο άρθρο μας σε 3 μέρη γιατί η Επιχειρηματική Ευφυΐα είναι ιδιαίτερα σημαντική για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ), πόσο δύσκολο είναι στην πραγματικότητα το πρώτο βήμα, αλλά ποια είναι επίσης τα βασικά πλεονεκτήματα και πώς μπορείτε να προσεγγίσετε το όλο θέμα αποτελεσματικά. Ο ειδικός σε θέματα ελέγχου και διαχείρισης ΜΜΕ Andreas Malik, καθώς και οι ειδικοί σε θέματα επιχειρηματικής ευφυΐας και ιδρυτές ενός από τους κορυφαίους παρόχους οπτικοποιήσεων δεδομένων και ταμπλό στον τομέα του Power BI και του Qlik Sense, Stefan Preusler και Dominik Galsheimer, θα σας καθοδηγήσουν με τις εμπειρίες και τις εξειδικευμένες γνώσεις τους σε αυτά τα 3 συναρπαστικά μέρη της σειράς άρθρων. Στο πρώτο μέρος, εξετάζουμε γιατί η Επιχειρηματική Ευφυΐα και οι ΜΜΕ ταιριάζουν καλά μεταξύ τους. Το δεύτερο μέρος ασχολείται με τον σαφή προσδιορισμό των πλεονεκτημάτων και συνεπώς με την εύρεση του σωστού χρονικού σημείου για την έναρξή της. Το τρίτο μέρος στη συνέχεια σας παρουσιάζει σημαντικά πρώτα βήματα για την υλοποίηση και την εισαγωγή

Μέρος 2: Εύρεση του κατάλληλου χρόνου και αναγνώριση των πλεονεκτημάτων

Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν είναι εύκολο να προσδιοριστεί το σωστό χρονικό σημείο για τη μετάβαση σε ένα σύστημα BI. Πρέπει να παραδεχτούμε, ότι η πλήρης αναφορά στο Excel δημιουργήθηκε με πολύ κόπο σε επίπονη εργασία λεπτομερειών και προσαρμόζεται συνεχώς στις τρέχουσες ανάγκες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η προσαρμογή γίνεται από πολλούς διαφορετικούς ανθρώπους, ασκούμενους ή έκτακτους εργαζόμενους, οι οποίοι φέρνουν την κατάλληλη τεχνογνωσία του Excel. Η εμπειρία έχει δείξει ότι οι ακόλουθες δηλώσεις αποτελούν ένδειξη ότι το Excel φτάνει στα όριά του:

• Τα αρχεία του Excel γίνονται όλο και μεγαλύτερα και χρησιμεύουν ως βάση δεδομένων
• Συχνά συντρίβονται και γίνονται πολύ δυσκίνητα
• Συνήθως είναι διαθέσιμα μόνο σε τοπικό επίπεδο. Οι εκθέσεις εκτυπώνονται ή αποστέλλονται ταχυδρομικώς. Η "αλήθεια" υπάρχει σε πολλαπλές δομές φακέλων, γραμματοκιβώτια, φυσικές ντουλάπες αρχειοθέτησης και συρτάρια
• Οι αλλαγές απαιτούν όλο και περισσότερη προσπάθεια και χρειάζονται πολύ χρόνο για να εφαρμοστούν
• Τα δεδομένα μεταφέρονται όλο και περισσότερο χειροκίνητα από ένα αρχείο Excel σε ένα άλλο.
• Εμφανίζονται όλο και περισσότερες ανακολουθίες μεταξύ των εκθέσεων / γεγονότων αναφοράς και αυξάνεται η προσπάθεια ελέγχου των επίσημων γεγονότων αναφοράς και αξιολόγησης.
• Εκτός από τη διοίκηση, υπάρχουν όλο και περισσότεροι εσωτερικοί αποδέκτες εκθέσεων με ατομικές απαιτήσεις εκθέσεων.
• Εάν η υποβολή εκθέσεων είναι αποκεντρωμένη, π.χ. σε τομείς προϊόντων ή πωλήσεων, εμφανίζονται περαιτέρω ασυνέπειες και σε ορισμένες περιπτώσεις αναφέρονται διαφορετικά δεδομένα.
• Εκτός από τα εσωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη, υπάρχουν επίσης όλο και περισσότερα εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη που επιμένουν σε νομικές δομές (ταξινομίες) που είναι συνήθως πολύ διαφορετικές από τις εσωτερικές δομές.
• Ζητούνται όλο και περισσότερο ad-hoc αναλύσεις σχετικά με τις λεπτομέρειες. Οι δομές δεδομένων δεν ταιριάζουν και πρέπει να υποβληθούν σε επεξεργασία και να γίνουν συγκρίσιμες με μεγάλη προσπάθεια.
• Τα χρηματοοικονομικά δεδομένα πρέπει να εξηγούνται όλο και περισσότερο με λειτουργικά δεδομένα, π.χ. επιπτώσεις του μείγματος προϊόντων, αγορών και πελατών, περιθώριο κέρδους, αποκλίσεις παραγωγής κ.λπ.
• Οι πίνακες δεν αρκούν πλέον για τη συνοπτική παρουσίαση των συσχετίσεων. Το αποτέλεσμα είναι "νεκροταφεία αριθμών".
• Τα δεδομένα και οι αλληλεπιδράσεις πρέπει να εξηγούνται όλο και περισσότερο από διάφορες διαστάσεις, π.χ. προϊόντα, πελάτες, υποκαταστήματα, περιφέρειες, επιχειρηματικές μονάδες, εγκαταστάσεις παραγωγής κ.λπ.

Ποια πλεονεκτήματα προσφέρουν οι λύσεις BI;

Όταν οι εταιρείες έρχονται όλο και περισσότερο αντιμέτωπες με τις προαναφερθείσες προκλήσεις, εξετάζουν το ενδεχόμενο εισαγωγής ενός συστήματος BI. Τα πλεονεκτήματα ενός συστήματος BI για τις ΜΜΕ μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:

• Ομοιόμορφη και ολοκληρωμένη βάση δεδομένων μπορεί να χρησιμοποιηθεί ανά πάσα στιγμή (βάση είναι τα χρηματοοικονομικά και μη χρηματοοικονομικά δεδομένα)
• Ομοιόμορφες και ολοκληρωμένες δομές δεδομένων χρησιμοποιούνται σε όλες τις εκθέσεις
• Οι τυποποιημένες απεικονίσεις δίνουν στους δημιουργούς των εκθέσεων τη δυνατότητα να δημιουργούν και να παρουσιάζουν πολύπλοκες σχέσεις με πολύ αποτελεσματικό και ολοκληρωμένο τρόπο.
• Ομοιόμορφη διανομή των πληροφοριών κυρίως μέσω διαδικτύου και διαθέσιμη σε όλες τις συσκευές σε μορφή που ανταποκρίνεται. Οι χρήστες μπορούν να ανακτήσουν και να ελέγξουν μεμονωμένα τις ανάγκες πληροφόρησης σε μια αντιδραστική διεπαφή, π.χ. μέσω φίλτρων ή αναλυτικών αναφορών ή περαιτέρω πρόσβασης σε άλλα συνδεδεμένα δεδομένα.

Ειδικότερα, μειώνονται οι αυξημένες χειρωνακτικές προσπάθειες για τη δημιουργία, τη διόρθωση και την επαλήθευση. Επιπλέον, προσφέρονται λειτουργίες που καθιστούν εξαιρετικά εύκολη την ικανοποίηση των αυξημένων απαιτήσεων.

Ο βασικός στόχος ενός συστήματος BI δεν πρέπει να ξεφύγει από την εστίαση, η οποία είναι η υποστήριξη αποφάσεων και η απόκτηση πληροφοριών από τα δεδομένα. Το σύστημα BI είναι χρήσιμο εάν απαλλάσσει την εταιρεία από χειροκίνητες δραστηριότητες. Δραστηριότητες όχι μόνο για τη δημιουργία πληροφοριών, αλλά και για την ερμηνεία αλλά και για την εξαγωγή αποφάσεων. Αυτό επιτυγχάνεται κυρίως όταν εμφανίζονται συσχετίσεις ή εξαρτήσεις, οι οποίες διαφορετικά θα έπρεπε να γίνουν από την ίδια την ανθρώπινη αντίληψη και τον εγκέφαλο. Ειδικά όταν επεξεργάζεται πολλές πληροφορίες, ο ανθρώπινος εγκέφαλος φτάνει σε όρια, τα οποία δεν υπάρχουν αρχικά με ένα τεχνικό σύστημα.

Διαβάστε στο τρίτο μέρος πώς να δομήσετε σωστά το θέμα του BI και ποια μπορούν να είναι τα πρώτα συγκεκριμένα βήματα για την εταιρεία σας.

Για περαιτέρω ερωτήσεις, είμαστε στη διάθεσή σας: