Στο δυναμικό τοπίο της διαχείρισης έργων, όπου η ακρίβεια και η προνοητικότητα είναι υψίστης σημασίας, η αξιοποίηση της τεχνολογίας είναι ζωτικής σημασίας. Το Microsoft Power BI έχει αναδειχθεί σε ένα παιχνίδι που αλλάζει τα δεδομένα. Το Power BI προσφέρει στους διαχειριστές έργων μια δυναμική πλατφόρμα για την ενίσχυση των διαδικασιών λήψης αποφάσεων.

Σε αυτόν τον αναλυτικό οδηγό, θα εξερευνήσουμε πώς το Power BI μπορεί να βελτιώσει κάθε φάση¹ της διαχείρισης έργων. Μιλάμε για τις θεμελιώδεις πτυχές ενός ισχυρού ταμπλό διαχείρισης έργων.

Φάση σχεδιασμού έργου

1. Ορίστε το πραγματικό πρόβλημα:

Πριν ξεκινήσετε το έργο, είναι ζωτικής σημασίας να εντοπίσετε το πρόβλημα που προσπαθείτε να λύσετε. Το Power BI σας βοηθά σε αυτό, καθώς σας βοηθά να αναλύσετε ιστορικά δεδομένα, να εντοπίσετε μοτίβα και να αποκαλύψετε τα υποκείμενα ζητήματα. Οπτικοποιήστε τους παράγοντες επιτυχίας και αποτυχίας προηγούμενων έργων για να λάβετε τεκμηριωμένες αποφάσεις.

2. Προσδιορισμός των ενδιαφερομένων μερών:

Οι δυνατότητες του Power BI επεκτείνονται στη διαχείριση των ενδιαφερόμενων μερών. Δημιουργήστε οπτικές απεικονίσεις που αναδεικνύουν τις διάφορες λειτουργίες ή τα άτομα που επηρεάζονται από το έργο. Χρησιμοποιήστε διαδραστικά οργανογράμματα για να παρουσιάσετε τις συνεισφορές και τις προσδοκίες τους. Έτσι, εξασφαλίζουμε την ευθυγράμμιση από την αρχή.

3. Καθορισμός των στόχων του έργου:

Η διαμόρφωση ρητών και διαχειρίσιμων στόχων αποτελεί πρόκληση. Οι προσδοκίες και οι στόχοι των ενδιαφερομένων μπορεί επίσης να μεταβληθούν εντός του έργου. Η ευελιξία του Power BI σας επιτρέπει να προσαρμόζετε τους στόχους καθώς συλλέγετε περισσότερες πληροφορίες. Για παράδειγμα, δημιουργήστε οπτικές απεικονίσεις που ενημερώνουν τους στόχους με βάση δεδομένα σε πραγματικό χρόνο.

4. Καθορισμός του πεδίου εφαρμογής, των πόρων και των κύριων εργασιών:

Οραματιστείτε το πεδίο εφαρμογής και τα καθήκοντα του έργου, εκτιμήστε τα χρονοδιαγράμματα και το κόστος. Αυτό βοηθά να διασφαλίσετε ότι έχετε σαφή κατανόηση των απαιτήσεων σε πόρους. Χρησιμοποιήστε το Power BI για να αναλύσετε πολύπλοκες δραστηριότητες με μια δομή κατανομής εργασιών (Work Breakdown Structure - WBS).

5. Προετοιμαστείτε για συμβιβασμούς:

Το Power BI βοηθάει στον καθορισμό μιας ισορροπίας μεταξύ χρόνου, κόστους και ποιότητας. Ενσωματώστε τα δεδομένα σας για να δημιουργήσετε οπτικές απεικονίσεις που δείχνουν πώς οι μεταβολές αυτών των μεταβλητών επηρεάζουν τα αποτελέσματα του έργου. Αυτή η διαφάνεια διευκολύνει την τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων και την ευθυγράμμιση των ενδιαφερομένων μερών.

Φάση δημιουργίας του έργου

6. Συγκεντρώστε την ομάδα σας:

Αξιοποιήστε το Power BI για να αξιολογήσετε τις απαιτούμενες δεξιότητες και να απεικονίσετε τη σύνθεση της ομάδας. Χρησιμοποιήστε οπτικές απεικονίσεις για να εντοπίσετε τα κενά δεξιοτήτων, να σχεδιάσετε την εκπαίδευση και να εξοπλίσετε την ομάδα σας για την επιτυχία.

7. Σχέδιο Αναθέσεις:

Δημιουργήστε γραφικά που διευκολύνουν τη διαφανή επικοινωνία εντός της ομάδας. Οπτικοποιήστε τα καθήκοντα, τις απαιτούμενες δεξιότητες και τα ατομικά σύνολα δεξιοτήτων, εξασφαλίζοντας μια συνεκτική δυναμική της ομάδας.

8. Δημιουργήστε το χρονοδιάγραμμα:

Οι δυνατότητες του Power BI επεκτείνονται στον προγραμματισμό έργων μέσω των διαγραμμάτων Gantt. Αναπτύξτε οπτικές απεικονίσεις που απεικονίζουν χρονοδιαγράμματα, προσδιορίζουν κρίσιμες διαδρομές και ευθυγραμμίζονται με σταθερές προθεσμίες. Διατηρήστε ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα εντός των περιορισμών.

9. Πραγματοποιήστε μια εναρκτήρια συνάντηση:

Τα περισσότερα οπτικά στοιχεία του Power BI μπορούν να εξαχθούν στο MS PowerPoint. Κατά τη διάρκεια της εναρκτήριας συνάντησης, χρησιμοποιήστε οπτικά στοιχεία του Power BI για να εξηγήσετε το σχέδιο του έργου, τους στόχους και το χρονοδιάγραμμα. Ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας να συνεισφέρουν, προωθώντας τη συνεργασία και την κοινή κατανόηση.

10. Αναπτύξτε έναν προϋπολογισμό:

Χρησιμοποιήστε το Power BI για να δημιουργήσετε έναν ολοκληρωμένο προϋπολογισμό. Οπτικοποιήστε το κόστος σε όλες τις κατηγορίες, αναζητήστε τη συμβολή των ενδιαφερομένων και διατηρήστε την ευελιξία εντός των περιορισμών του προϋπολογισμού.

Φάση υλοποίησης του έργου

11. Παρακολούθηση και έλεγχος της διαδικασίας και του προϋπολογισμού:

Εγκαταστήστε οπτικές απεικονίσεις παρακολούθησης έργων στο Power BI, όπως το Power BI Risk Matrix. Η οπτικοποίηση των κινδύνων παράλληλα με την πρόοδο του έργου επιτρέπει μια ολιστική άποψη των πιθανών προκλήσεων. Δείτε πώς:

Εκτίμηση επιπτώσεων και πιθανοτήτων κινδύνου: Ο πίνακας κινδύνων για το Power BI βοηθά στην αξιολόγηση του αντίκτυπου και της πιθανότητας κάθε κινδύνου. Χρησιμοποιήστε κελιά με χρωματική κωδικοποίηση για να αναπαραστήσετε τη σοβαρότητα των κινδύνων. Αυτό επιτρέπει τον γρήγορο εντοπισμό των περιοχών με υψηλό αντίκτυπο.

Παρακολούθηση προϋπολογισμού σε πραγματικό χρόνο: Συνδυάστε τα οπτικά στοιχεία παρακολούθησης του προϋπολογισμού με τον πίνακα κινδύνων. Αντιστοιχίστε τις επιπτώσεις στον προϋπολογισμό σε κάθε εντοπισμένο κίνδυνο, παρέχοντας μια ολοκληρωμένη επισκόπηση των πιθανών οικονομικών επιπτώσεων. Καθώς οι κίνδυνοι εξελίσσονται, οι οπτικές απεικονίσεις του προϋπολογισμού σας ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο, εξασφαλίζοντας ακριβή οικονομική παρακολούθηση.

Διάτρηση για λεπτομερή ανάλυση: Προώθηση του πίνακα κινδύνων με λειτουργίες διάτρησης. Η εμβάθυνση σε έναν συγκεκριμένο κίνδυνο μπορεί να περιλαμβάνει λεπτομερή ανάλυση, εμφάνιση των σχετικών οικονομικών επιπτώσεων και των απαιτούμενων στρατηγικών μετριασμού.

12. Ευέλικτη ανταπόκριση στις αλλαγές:

Οι δυνατότητες δεδομένων σε πραγματικό χρόνο του Power BI σας δίνουν τη δυνατότητα να ανταποκρίνεστε άμεσα στις αλλαγές. Οπτικοποιήστε τα δεδομένα για να εντοπίσετε πιθανά ζητήματα, επιτρέποντας την προληπτική λήψη αποφάσεων και διορθώσεις πορείας.

13. Αναφορά προόδου:

Δημιουργήστε οπτικό υλικό για τα ενδιαφερόμενα μέρη για την παροχή τακτικών ενημερώσεων και αναφορών κατάστασης. Η εξαγωγή οπτικών σε PowerPoint θα κάνει τις τακτικές συσκέψεις κατάστασης παιχνιδάκι. Το Power BI σάς δίνει τη δυνατότητα να προσαρμόζετε τις αναφορές με βάση τις προτιμήσεις των ενδιαφερομένων μερών, προωθώντας τη διαφάνεια και την εμπιστοσύνη.

14. Πραγματοποίηση εβδομαδιαίων ομαδικών συναντήσεων:

Χρησιμοποιήστε το Power BI για να δομήσετε τις ομαδικές συναντήσεις γύρω από τις βασικές μετρήσεις. Οπτικοποιήστε τα δεδομένα απόδοσης, συζητήστε τους στόχους που δεν επιτεύχθηκαν και γιορτάστε τις επιτυχίες. Το εργαλείο βοηθά στη διατήρηση της εστίασης στις βασικές δραστηριότητες και διατηρεί την ομάδα ευθυγραμμισμένη.

15. Διαχείριση προβλημάτων:

Τα οπτικά στοιχεία του Power BI μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό και τη διαχείριση των αναδυόμενων προβλημάτων. Παρακολουθήστε τη δυναμική της ομάδας και τις μετρήσεις του έργου για να αντιμετωπίσετε τα ζητήματα πριν αυτά κλιμακωθούν. Εδώ, ο πίνακας κινδύνων βοηθά στην παρακολούθηση και αντιμετώπιση των κινδύνων για την αποφυγή δυσμενών αποτελεσμάτων.

Φάση κλεισίματος του έργου

16. Αξιολόγηση της απόδοσης του έργου:

Χρησιμοποιήστε το Power BI για να συγκρίνετε την πρόοδο του έργου με το αρχικά καθορισμένο πεδίο εφαρμογής. Οπτικοποιήστε τις μετρήσεις απόδοσης για να ξεκινήσετε συζητήσεις με τα ενδιαφερόμενα μέρη σχετικά με την ολοκλήρωση και την επιτυχία του έργου. Επίσης, συγκρίνετε τις μετρήσεις του έργου με προηγούμενες επιτυχίες ή αποτυχίες έργων.

17. Κλείστε το Έργο:

Οραματιστείτε τα βήματα που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου. Το Power BI βοηθά στην τεκμηρίωση και την επικοινωνία των διαδικασιών κλεισίματος του έργου. Ως εκ τούτου, εξασφαλίζουμε την ομαλή μετάβαση των παραδοτέων.

Ενημέρωση

Ενσωματώστε το Power BI σε κάθε φάση του έργου για να δημιουργήσετε έναν ολοκληρωμένο και δυναμικό πίνακα ελέγχου του έργου. Δεν είναι απαραίτητο κάθε οπτικό στοιχείο, αλλά η εφαρμογή του Power BI θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε το έργο σας σε κάθε φάση. Ενισχύστε την ομάδα σας με αξιοποιήσιμες πληροφορίες, προωθήστε τη συνεργασία και περιηγηθείτε στις πολυπλοκότητες της διαχείρισης έργων. Η επιτυχία του έργου δεν είναι πλέον απλώς ένας στόχος, με το Power BI είναι ένα οπτικοποιημένο ταξίδι.

¹ Οι φάσεις του έργου σε αυτό το άρθρο βασίζονται στο ακόλουθο άρθρο: Harvard Business Review. (2016, 3 Νοεμβρίου). Οι τέσσερις φάσεις της διαχείρισης έργων.