Επιχειρηματική ευφυΐα για μικρές επιχειρήσεις - Πότε έχει νόημα;

Όσοι γνωρίζουν το μέλλον είναι μπροστά από το παιχνίδι! Διαβάστε στο άρθρο μας σε 3 μέρη γιατί η Επιχειρηματική Ευφυΐα είναι ιδιαίτερα σημαντική για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ), πόσο δύσκολο είναι στην πραγματικότητα το πρώτο βήμα, αλλά ποια είναι επίσης τα βασικά πλεονεκτήματα και πώς μπορείτε να προσεγγίσετε το όλο θέμα αποτελεσματικά. Ο ειδικός σε θέματα ελέγχου και διαχείρισης ΜΜΕ Andreas Malik, καθώς και οι ειδικοί σε θέματα επιχειρηματικής ευφυΐας και ιδρυτές ενός από τους κορυφαίους παρόχους οπτικοποιήσεων δεδομένων και ταμπλό στον τομέα του Power BI και του Qlik Sense, Stefan Preusler και Dominik Galsheimer, θα σας καθοδηγήσουν με τις εμπειρίες και τις εξειδικευμένες γνώσεις τους σε αυτά τα 3 συναρπαστικά μέρη της σειράς άρθρων. Στο πρώτο μέρος, εξετάζουμε γιατί η Επιχειρηματική Ευφυΐα και οι ΜΜΕ ταιριάζουν καλά μεταξύ τους. Το δεύτερο μέρος ασχολείται με τον σαφή προσδιορισμό των πλεονεκτημάτων και συνεπώς με την εύρεση του σωστού χρονικού σημείου για την έναρξή της. Το τρίτο μέρος στη συνέχεια σας παρουσιάζει σημαντικά πρώτα βήματα για την υλοποίηση και την εισαγωγή

Μέρος 1: Γιατί το BI και οι ΜΜΕ πάνε καλά μαζί

Σε περιόδους κρίσεων, πολέμων και ολοένα και ταχύτερων αλλαγών στο επιχειρηματικό περιβάλλον, είναι σημαντικό για τις επιχειρήσεις να αντιδρούν σε πρώιμο στάδιο.

Προκειμένου να αντιμετωπιστούν αυτές οι προκλήσεις, είναι απαραίτητο να αναλυθούν τα δεδομένα όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών, ώστε να συνοψίζονται με ουσιαστικό τρόπο και να διατηρείται ο χρόνος που απαιτείται για την προετοιμασία των πληροφοριών που είναι σημαντικές για τη λήψη αποφάσεων όσο το δυνατόν χαμηλότερα. Το έργο αυτό επιτελείται από τη λεγόμενη επιχειρηματική ευφυΐα (BI). Το BI είναι ένας συλλογικός όρος για μεθόδους και διαδικασίες για τη συστηματική ανάλυση δεδομένων.

Μέχρι πριν από λίγα χρόνια, το BI ήταν αποκλειστικά για μεγάλες εταιρείες. Ειδικά υπό το πρίσμα του υψηλού κόστους των λύσεων BI, η Επιχειρηματική Ευφυΐα δεν ήταν ενδιαφέρουσα για τις μεσαίες επιχειρήσεις. Εν τω μεταξύ, όμως, το BI έφτασε και στις μικρομεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ). Αλλά πώς ορίζονται αυτές οι ΜΜΕ;

Για τους περισσότερους πολύ μικρό επιχειρήσεις (ορισμός της ΕΕ <10 εργαζόμενοι, κύκλος εργασιών < 2 εκατομμύρια ευρώ ετησίως) το μοντέλο δεδομένων είναι διαχειρίσιμο και αντιστοιχίζεται με το MS-Excel. Εδώ, επιλεγμένες βασικές τιμές και βασικά μεγέθη επαρκούν συχνά για τη μηνιαία ανάλυση αποκλίσεων. Η παρουσίαση γίνεται σε μία σελίδα DIN-A4 με την κατάσταση αποτελεσμάτων, τον ισολογισμό και τα στοιχεία ρευστότητας. Επιπλέον, παρουσιάζονται πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση των παραγγελιών, την παραγωγικότητα (ή τη χρησιμοποίηση της παραγωγικής ικανότητας) και τα γενικά γεγονότα της αγοράς.

Στο μικρές εταιρείες (10 - 50 εργαζόμενοι, πωλήσεις 2 - 10 εκατ. ευρώ ετησίως), το σύστημα ελέγχου είναι κάπως πιο εκτεταμένο. Εκτός από περισσότερα βασικά μεγέθη και αναλύσεις αποκλίσεων, υπάρχει συνήθως και μια προεπισκόπηση/πρόβλεψη.

Στην περίπτωση της μεσαίες επιχειρήσεις (50 - 250 εργαζόμενοι, πωλήσεις 10 - 50 εκατ. ευρώ ετησίως), λαμβάνονται επίσης υπόψη πληροφορίες σχετικές με το μέλλον εκτός από λεπτομερείς τιμές, βασικά στοιχεία και αναλύσεις. Με τον τρόπο αυτό δίνεται έμφαση σε μια ισορροπημένη και σαφή πυκνότητα πληροφοριών.

Οι λύσεις BI δεν είναι έτοιμα συστήματα- ρυθμίζονται ξεχωριστά για την εταιρεία (προσαρμογή). Σχεδιάζεται λαμβάνοντας υπόψη τις εκάστοτε απαιτήσεις της εταιρείας. Ο προσεκτικός σχεδιασμός είναι ζωτικής σημασίας για τα οφέλη και την πρακτικότητα ενός συστήματος BI.

Η αντίληψη του BI ή "Ποια ανάλυση μπορεί να δει ο πελάτης στο πιλοτήριο του;"

• Στο πρώτο βήμα, θα πρέπει να καθοριστεί ο ειδικός για την εταιρεία στόχος του μελλοντικού BI. Για το σκοπό αυτό, ο επιχειρηματίας/ελεγκτής πρέπει να διατυπώσει ποια βασικά στοιχεία και αξιολογήσεις θέλει να έχει στο τέλος.
• Στο επόμενο βήμα, οι απαιτήσεις αυτές βελτιώνονται και συγκεκριμενοποιούνται. 3.
• Προκειμένου να ληφθούν τα βασικά στοιχεία/πληροφορίες, πρέπει να εξεταστεί ποια δεδομένα είναι ήδη διαθέσιμα και ποια απαιτούνται ακόμη. Πρέπει να αποσαφηνιστούν οι πηγές δεδομένων.
• Το σύστημα υποβολής εκθέσεων σχεδιάζεται με βάση τα προηγουμένως καθορισμένα βασικά στοιχεία και αναλύσεις.
• Σύνδεση σχετικών δεδομένων από διάφορες πηγές (δημιουργία αποθήκης δεδομένων).
• Σύνδεση της βάσης δεδομένων με το επιθυμητό σύστημα αναφοράς.
• Αποτέλεσμα: πιλοτήριο ειδικά για την εταιρεία

Ένα σύστημα BI έναντι του Excel, ή "Πότε μπορώ να περάσω από το Excel σε ένα σύστημα BI;"

Με το MS-Excel μπορείτε να κάνετε πολλές αναλύσεις σήμερα και να δημιουργήσετε μικρούς αυτοματισμούς (μακροεντολές VBA). Τα πλεονεκτήματά του είναι ότι είναι διαθέσιμο σε κάθε εταιρεία, μπορεί να εφαρμοστεί γρήγορα και είναι επίσης φθηνό.

• Ως πολύ μικρό επιχειρήσεις, αυτό είναι συνήθως αρκετό. Εδώ μπορεί να έχει νόημα να προσδιοριστεί με τη βοήθεια ενός εμπειρογνώμονα ελέγχου κατά πόσον αυτές οι αξιολογήσεις είναι επαρκείς για την επιτυχή διαχείριση της εταιρείας.
• Ως μικρή εταιρεία, οι αξιολογήσεις με βάση το Excel για την εταιρική διοίκηση φτάνουν γρήγορα στα όριά τους. Οι υψηλές χειροκίνητες δαπάνες είναι επιρρεπείς σε σφάλματα, χρονοβόρες και μονοδιάστατες. Σε αυτό το σημείο έχει νόημα να εξετάσουμε τα πλεονεκτήματα του BI. Ο ευκολότερος τρόπος είναι να κανονίσετε μια μη δεσμευτική διαβούλευση.
• Ως μεσαία επιχείρηση, είναι απαραίτητο να υπάρχει ένα σύστημα BI προκειμένου να λειτουργήσει με επιτυχία μια επιχείρηση. Με ένα καθαρά βασισμένο στο MS-Excel σύστημα σπαταλάτε πολύ χρόνο και χρήμα.

Το δεύτερο μέρος της σειράς άρθρων θα δημοσιευτεί την επόμενη εβδομάδα. Εδώ μπορείτε να διαβάσετε γιατί ο καθορισμός της σωστής στιγμής για την εισαγωγή του BI είναι πρόκληση και πώς μπορείτε να κυριαρχήσετε σε αυτό το έργο.

Για περαιτέρω ερωτήσεις, είμαστε στη διάθεσή σας: