Business Intelligence para pequeñas empresas: ¿cuándo tiene sentido? - PARTE 2

Los que conocen el futuro van por delante. Lea en nuestro artículo de 3 partes por qué la Inteligencia de Negocio es especialmente relevante para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), lo difícil que es en realidad el primer paso, pero también cuáles son las ventajas esenciales y cómo se puede abordar todo el tema de manera eficiente. El experto en PYMEs para control y gestión Andreas Malik, así como los especialistas en Business Intelligence y fundadores de uno de los proveedores líderes de visualizaciones de datos y cuadros de mando en el campo de Power BI y Qlik Sense, Stefan Preusler y Dominik Galsheimer, le guiarán a través de estas 3 apasionantes partes de la serie de artículos con sus experiencias y conocimientos expertos. En la primera parte, veremos por qué la Inteligencia de Negocio y las PYMEs van bien juntas. La segunda parte trata de identificar claramente las ventajas y encontrar así el momento adecuado para ponerlo en marcha. A continuación, la tercera parte muestra los primeros pasos importantes para la implantación y la introducción

Parte 2: Encontrar el momento adecuado y reconocer las ventajas

En la mayoría de los casos, no es fácil determinar el momento adecuado para cambiar a un sistema de BI. Hay que admitir que el reporting completo en Excel se construyó con mucho esfuerzo en un minucioso trabajo de detalle y se adapta constantemente a las necesidades actuales. En algunos casos, la adaptación corre a cargo de muchas personas diferentes, becarios o trabajadores temporales, que aportan los conocimientos adecuados de Excel. La experiencia ha demostrado que las siguientes afirmaciones son un indicio de que Excel está llegando a sus límites:

• Los archivos Excel son cada vez más grandes y sirven como base de datos
• A menudo se bloquean y se vuelven muy engorrosos
• Normalmente sólo están disponibles a nivel local. Los informes se imprimen o se envían por correo. La "verdad" existe en múltiples estructuras de carpetas, buzones de correo, archivadores físicos y cajones...
• Los cambios requieren cada vez más esfuerzo y tardan mucho en aplicarse
• Los datos se transfieren cada vez más manualmente de un archivo Excel a otro
• Cada vez se producen más incoherencias entre los informes y las evaluaciones, y aumenta el esfuerzo de comprobación de los informes oficiales y las evaluaciones.
• Además de la dirección, cada vez hay más destinatarios de informes internos con necesidades de informes individuales.
• Si los informes están descentralizados, por ejemplo, en las áreas de productos o ventas, se producen más incoherencias y en algunos casos se comunican datos diferentes.
• Además de las partes interesadas internas, cada vez hay más partes interesadas externas que insisten en estructuras jurídicas (taxonomías) que suelen ser muy diferentes de las estructuras internas.
• Cada vez se solicitan más análisis ad hoc sobre los detalles. Las estructuras de datos no coinciden y hay que procesarlas y hacerlas comparables con mucho esfuerzo
• Los datos financieros deben explicarse cada vez más con datos operativos, por ejemplo, impacto de la combinación de productos, mercados y clientes, margen, desviaciones de producción, etc.
• Las estructuras tabulares ya no bastan para presentar de forma resumida las interrelaciones. El resultado son "cementerios de números".
• Los datos y las interrelaciones deben explicarse cada vez más por varias dimensiones, por ejemplo, productos, clientes, sucursales, regiones, unidades de negocio, centros de producción, etc.

¿Qué ventajas ofrecen las soluciones de BI?

Cuando las empresas se enfrentan cada vez más a los retos mencionados, se plantean introducir un sistema de BI. Las ventajas de un sistema BI para las PYME pueden resumirse como sigue:

• Base de datos uniforme y exhaustiva que puede utilizarse en cualquier momento (la base son los datos financieros y no financieros).
• En todos los informes se utilizan estructuras de datos uniformes e integradas.
• Las visualizaciones estandarizadas ofrecen a los creadores de informes la posibilidad de crear y presentar relaciones complejas de forma muy eficaz e integrada.
• Distribución uniforme de la información, en su mayor parte en línea y disponible en todos los dispositivos de forma reactiva. Los usuarios pueden recuperar y controlar individualmente las necesidades de información en una interfaz reactiva, por ejemplo, mediante filtros o desgloses o el acceso posterior a otros datos enlazados.

En concreto, se reduce el esfuerzo manual de creación, corrección y verificación. Además, se ofrecen funciones que facilitan enormemente el cumplimiento de los requisitos cada vez mayores.

El objetivo esencial de un sistema de BI no debe salirse del foco, que es apoyar las decisiones y obtener información a partir de los datos. El sistema BI es útil si libera a la empresa de actividades manuales. Actividades no sólo en la creación de insights, sino también en la interpretación y también en la derivación de decisiones. Esto se consigue sobre todo cuando se muestran correlaciones o dependencias, que de otro modo tendría que realizar el propio entendimiento y cerebro humano. Especialmente cuando se procesa mucha información, el cerebro humano alcanza límites, que no existen en un principio con un sistema técnico.

Lea en la tercera parte cómo estructurar correctamente el tema del BI y cuáles pueden ser los primeros pasos concretos para su empresa.

Para cualquier consulta, quedamos a su disposición: