Business Intelligence para pequeñas empresas: ¿cuándo tiene sentido? - PARTE 3

Los que conocen el futuro van por delante. Lea en nuestro artículo de 3 partes por qué la Inteligencia de Negocio es especialmente relevante para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), lo difícil que es en realidad el primer paso, pero también cuáles son las ventajas esenciales y cómo se puede abordar todo el tema de manera eficiente. El experto en PYMEs para control y gestión Andreas Malik, así como los especialistas en Business Intelligence y fundadores de uno de los proveedores líderes de visualizaciones de datos y cuadros de mando en el campo de Power BI y Qlik Sense, Stefan Preusler y Dominik Galsheimer, le guiarán a través de estas 3 apasionantes partes de la serie de artículos con sus experiencias y conocimientos expertos. En la primera parte, veremos por qué la Inteligencia de Negocio y las PYMEs van bien juntas. La segunda parte trata de identificar claramente las ventajas y encontrar así el momento adecuado para ponerlo en marcha. A continuación, la tercera parte muestra los primeros pasos importantes para la implantación y la introducción

Parte 3: Preparar los primeros pasos

¿Un sistema de BI no es sólo para grandes empresas?

La introducción de sistemas de BI ya no es un proyecto largo y costoso, reservado a las grandes empresas. Con las posibilidades integradas existentes de, por ejemplo, Microsoft, muchas funciones ya vienen incluidas en la versión estándar. Las plantillas específicas del sector, así como las visualizaciones adecuadas, ayudan a alcanzar el éxito muy rápidamente.

Por ejemplo, la herramienta Power BI de Microsoft Suite puede utilizarse muy bien para implementar todos los requisitos esenciales, y suele estar integrada en el modelo de licencia existente. Los servicios adicionales, como el uso compartido de archivos (Sharepoint), pueden integrarse fácilmente.

Ayudamos a aplicar e implantar métricas y modelos de datos específicos del sector. Nuestra experiencia intersectorial le ofrece una ventaja que no tiene al implantar soluciones individuales.

Además de establecer la base de datos, la formación sobre el nuevo software tanto para los creadores de informes como para los destinatarios es muy importante y también cuenta con nuestro apoyo.

¿Y ahora qué?

Una vez identificadas las ventajas, los beneficios y los objetivos, es recomendable dar una estructura a todo el tema. Una estructura que posteriormente también sea adecuada para una especificación detallada de los requisitos.

Empieza por responderte a ti mismo a las siguientes preguntas:

• Qué preguntas informe destinatarios quieren resolver con un informe, o ¿qué información necesitan?
• Qué destinatarios de los informes desean recibir información y ¿cómo/de qué forma debe prepararse esta información?
• ¿Cuáles son los dimensiones de la dirección de su empresao dimensiones importantes para responder a la pregunta?
• ¿Dónde puedo obtener estos datos (fuentes de datos) y cuáles son los contextos de impacto pertinentes?
• Qué procesos de información ¿tengo que pensar para obtener los datos en la forma correcta (tratamiento de datos)?
• Qué herramienta de información ¿Refleja mejor mis necesidades?

Lo ideal es responder a estas preguntas en un taller con su equipo.

Una vez respondidas las preguntas, hay que planificar los siguientes pasos concretos. Por experiencia, podemos decir que esto suele tener que adaptarse muy individualmente a las condiciones marco de la empresa. Entre otras cosas, la situación inicial, la disponibilidad de personal y las condiciones técnicas desempeñan aquí un papel importante y deben evaluarse correctamente. No obstante, la siguiente lista de comprobación ofrece una buena visión general de los posibles primeros pasos en las PYME:

• El tema "reporting" debería tener una sólida responsabilidad en el contexto corporativo. Por lo general, los equipos financieros se ocupan de los informes para garantizar la proximidad al procesamiento financiero.
• Consiga que los principales destinatarios de los informes participen desde el principio en el proceso de toma de decisiones.
• Tiene sentido resolver esta tarea en un proyecto, que cuente con el personal con los conocimientos adecuados.
• Algunas competencias, como las bases de datos o la generación de informes, pueden no estar disponibles directamente en la empresa y adquirirse externamente.
• Defina el alcance absolutamente necesario en el primer paso. Un alcance reducido, que cubra las necesidades esenciales, es más seguro y fácil de aplicar en el primer paso. Además, te garantiza el éxito del proyecto necesario para obtener la aprobación de todas las partes interesadas y seguir adelante.
• Básicamente, se recomienda establecer la base de la creación de informes, es decir, los datos, la elaboración de informes y, en caso necesario, la base de cálculo una vez en un proyecto clásico en cascada. Es importante que la lógica básica funcione "de extremo a extremo" y que la experiencia de elaboración de informes funcione perfectamente una vez desde la base de datos hasta el nivel de evaluación.
• Está en la naturaleza de las cosas que los destinatarios de los informes avancen mucho con la nueva información. Esto crea nuevas preguntas, o necesidades de información, que suelen abordarse como requisitos de cambio en el sistema de elaboración de informes. Estos cambios y otros requisitos pueden aplicarse después en un modo de desarrollo más ágil.

La coordinación debe ajustarse con precisión a sus necesidades individuales.

Conclusión:

Un sistema de BI no es un asunto polvoriento de gestión inteligente de datos, sino que constituye la base del éxito en el mercado y de la posterior gestión empresarial de éxito.

Crea una base para la toma de decisiones analizando y presentando los datos y sus interrelaciones.

Por lo tanto, un sistema de BI es importante para todas las empresas, sean grandes o pequeñas. Ningún empresario, ningún director general debería dirigir su empresa sin Business Intelligence, porque: Quien conoce el futuro, ¡se adelanta! ¿Hemos despertado su interés? Estaremos encantados de atenderle y le ofrecemos una primera reunión sin compromiso.

Para cualquier consulta, quedamos a su disposición: