Business Intelligence para pequeñas empresas: ¿cuándo tiene sentido?

Los que conocen el futuro van por delante. Lea en nuestro artículo de 3 partes por qué la Inteligencia de Negocio es especialmente relevante para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), lo difícil que es en realidad el primer paso, pero también cuáles son las ventajas esenciales y cómo se puede abordar todo el tema de manera eficiente. El experto en PYMEs para control y gestión Andreas Malik, así como los especialistas en Business Intelligence y fundadores de uno de los proveedores líderes de visualizaciones de datos y cuadros de mando en el campo de Power BI y Qlik Sense, Stefan Preusler y Dominik Galsheimer, le guiarán a través de estas 3 apasionantes partes de la serie de artículos con sus experiencias y conocimientos expertos. En la primera parte, veremos por qué la Inteligencia de Negocio y las PYMEs van bien juntas. La segunda parte trata de identificar claramente las ventajas y encontrar así el momento adecuado para ponerlo en marcha. A continuación, la tercera parte muestra los primeros pasos importantes para la implantación y la introducción

Parte 1: Por qué BI y PYME van bien juntos

En tiempos de crisis, guerra y cambios cada vez más rápidos en el entorno empresarial, es importante que las empresas reaccionen en una fase temprana.

Para superar estos retos, es necesario analizar los datos de todos los procesos empresariales para resumirlos de forma significativa y reducir al máximo el tiempo necesario para preparar la información relevante para la toma de decisiones. De esta tarea se encarga la llamada Inteligencia de Negocio (BI). BI es un término colectivo que engloba métodos y procesos para el análisis sistemático de datos.

Hasta hace unos años, el BI estaba reservado a las grandes empresas. Especialmente bajo el aspecto de los elevados costes de las soluciones de BI, la Inteligencia de Negocio no resultaba interesante para las medianas empresas. Pero entretanto, el BI ha llegado también a las pequeñas y medianas empresas (PYME). Pero, ¿cómo se definen estas PYME?

Para la mayoría muy pequeño empresas (definición de la UE <10 empleados, volumen de negocios < 2 millones de euros anuales), el modelo de datos es manejable y se asigna con MS-Excel. En este caso, los valores básicos y los ratios seleccionados suelen ser suficientes para el análisis mensual de las desviaciones. La presentación se realiza en una página DIN-A4 con la cuenta de pérdidas y ganancias, el balance y los datos de liquidez. Además, se presenta información sobre la situación de los pedidos, la productividad (o la utilización de la capacidad) y los acontecimientos generales del mercado.

En pequeñas empresas (10 - 50 empleados, ventas de 2 - 10 millones de euros anuales), el sistema de control es algo más amplio. Además de más ratios y análisis de desviaciones, suele haber también una vista previa/previsión.

En el caso de medianas empresas (50 - 250 empleados, ventas de 10 - 50 millones de euros anuales), además de valores detallados, cifras clave y análisis, también se tiene en cuenta información relevante para el futuro. De este modo, la atención se centra en una densidad de información equilibrada y clara.

Las soluciones de BI no son sistemas "listos para usar", sino que se configuran individualmente para la empresa (personalización). Se diseñan teniendo en cuenta los requisitos respectivos de la empresa. Un diseño cuidadoso es crucial para los beneficios y la practicidad de un sistema BI.

La concepción del BI o "¿Qué análisis puede ver el cliente en su cabina?"

• En el primer paso, debe definirse el objetivo específico de la empresa para el futuro BI. Para ello, el empresario/controlador debe formular qué ratios y evaluaciones quiere tener al final.
• En el siguiente paso, estos requisitos se refinan y concretan. 3.
• Para obtener las cifras/la información clave, hay que examinar qué datos están ya disponibles y cuáles siguen siendo necesarios. Hay que aclarar las fuentes de datos.
• El sistema de información se diseña a partir de los ratios y análisis previamente definidos.
• Vincular los datos pertinentes de diversas fuentes (creación de un almacén de datos).
• Vinculación de la base de datos con el sistema de notificación deseado.
• Resultado: cabina específica de la empresa

Un sistema BI frente a Excel, o "¿Cuándo cambio de Excel a un sistema BI?"

Con MS-Excel se pueden hacer muchos análisis hoy en día y crear pequeñas automatizaciones (macros VBA). Las ventajas son que está disponible en todas las empresas, se puede aplicar rápidamente y, además, es barato.

• Como muy pequeño empresasEsto suele ser suficiente. Aquí puede tener sentido determinar con la ayuda de un experto en control si estas evaluaciones son suficientes para gestionar con éxito la empresa.
• Como pequeña empresa, las evaluaciones basadas en Excel para la gestión empresarial alcanzan rápidamente sus límites. Los elevados gastos manuales son propensos a errores, consumen mucho tiempo y son unidimensionales. Llegados a este punto, tiene sentido estudiar las ventajas del BI. La forma más sencilla es concertar una consulta sin compromiso.
• Como mediana empresaes esencial disponer de un sistema de BI para operar con éxito como empresa. Con un sistema basado exclusivamente en MS-Excel se pierde mucho tiempo y dinero.

La segunda parte de la serie de artículos se publicará la próxima semana. Aquí podrá leer por qué es difícil determinar el momento adecuado para introducir el BI y cómo puede dominar esta tarea.

Para cualquier consulta, quedamos a su disposición: