En el dinámico panorama de la gestión de proyectos, donde la precisión y la previsión son primordiales, aprovechar la tecnología es crucial. Microsoft Power BI ha cambiado las reglas del juego. Power BI ofrece a los gestores de proyectos una plataforma dinámica para mejorar sus procesos de toma de decisiones.

En esta completa guía, exploraremos cómo Power BI puede mejorar cada fase¹ de la gestión de proyectos. Hablamos de los aspectos fundamentales de un potente cuadro de mandos de gestión de proyectos.

Fase de planificación del proyecto

1. Defina el problema real:

Antes de sumergirse en el proyecto, es crucial identificar el problema que se intenta resolver. Power BI le ayuda a analizar datos históricos, identificar patrones y descubrir problemas subyacentes. Visualice los factores de éxito y fracaso de proyectos anteriores para tomar decisiones informadas.

2. Identificar a las partes interesadas:

Las capacidades de Power BI se extienden a la gestión de las partes interesadas. Cree elementos visuales que destaquen las distintas funciones o personas afectadas por el proyecto. Utilice organigramas interactivos para mostrar sus contribuciones y expectativas. Así, garantizamos la alineación desde el principio.

3. Definir los objetivos del proyecto:

Elaborar objetivos explícitos y manejables es todo un reto. Las expectativas y objetivos de las partes interesadas también pueden cambiar dentro del proyecto. La flexibilidad de Power BI le permite adaptar los objetivos a medida que recopila más información. Por ejemplo, crear visuales que actualicen los objetivos en función de los datos en tiempo real.

4. Determinar el alcance, los recursos y las tareas principales:

Visualice el alcance y las tareas del proyecto, estime los plazos y los costes. Esto le ayudará a tener una idea clara de los recursos necesarios. Utiliza Power BI para desglosar actividades complejas con una estructura de desglose del trabajo (EDT).

5. Prepárese para hacer concesiones:

Power BI ayuda a establecer un equilibrio entre tiempo, coste y calidad. Integre sus datos para crear visuales que muestren cómo las variaciones en estas variables afectan a los resultados del proyecto. Esta transparencia facilita la toma de decisiones informadas y la alineación de las partes interesadas.

Fase de preparación del proyecto

6. Reúna a su equipo:

Aproveche Power BI para evaluar las competencias necesarias y visualizar la composición del equipo. Utilice las imágenes para identificar las carencias de competencias, planificar la formación y equipar a su equipo para el éxito.

7. Plan de asignaciones:

Crear elementos visuales que faciliten una comunicación transparente dentro del equipo. Visualice las tareas, las habilidades necesarias y los conjuntos de habilidades individuales, garantizando una dinámica de equipo cohesionada.

8. Cree el horario:

Las capacidades de Power BI se extienden a la programación de proyectos mediante diagramas de Gantt. Desarrolle elementos visuales que ilustren los plazos, identifiquen las rutas críticas y se ajusten a los plazos fijados. Mantenga un calendario realista dentro de las limitaciones.

9. Celebre una reunión inicial:

La mayoría de los visuales de Power BI se pueden exportar a MS PowerPoint. Durante la reunión inicial, utilice los visuales de Power BI para explicar el plan, los objetivos y el calendario del proyecto. Anima a los miembros del equipo a que aporten sus ideas, fomentando la colaboración y la comprensión compartida.

10. Elabore un presupuesto:

Utilice Power BI para crear un presupuesto completo. Visualice los costes por categorías, solicite la opinión de las partes interesadas y mantenga la flexibilidad dentro de las limitaciones presupuestarias.

Fase de ejecución del proyecto

11. Supervisar y controlar el proceso y el presupuesto:

Instale elementos visuales de supervisión de proyectos en Power BI, como nuestra matriz de riesgos de Power BI. Visualizar los riesgos junto con el progreso del proyecto permite una visión holística de los posibles retos. He aquí cómo:

Evaluación del impacto y la probabilidad del riesgo: La matriz de riesgos para Power BI ayuda a evaluar el impacto y la probabilidad de cada riesgo. Utilice celdas codificadas por colores para representar la gravedad de los riesgos. Esto permite identificar rápidamente las áreas de alto impacto.

Seguimiento del presupuesto en tiempo real: Combine los visuales de seguimiento presupuestario con la matriz de riesgos. Asigne implicaciones presupuestarias a cada riesgo identificado, proporcionando una visión global de las posibles repercusiones financieras. A medida que evolucionan los riesgos, los visuales presupuestarios se actualizan en tiempo real, garantizando un seguimiento financiero preciso.

Perforación para un análisis detallado: Avanzar en la Matriz de Riesgos mediante funcionalidades de drill-through. Profundizar en un riesgo específico puede incluir un análisis detallado, mostrando las implicaciones financieras pertinentes y las estrategias de mitigación necesarias.

12. Respuesta flexible a los cambios:

Las capacidades de datos en tiempo real de Power BI le permiten responder rápidamente a los cambios. Visualice los datos para identificar posibles problemas, lo que permite tomar decisiones proactivas y corregir el rumbo.

13. Informe de Progreso:

Cree elementos visuales para que las partes interesadas puedan proporcionar actualizaciones periódicas e informes de estado. La exportación de imágenes a PowerPoint facilitará las reuniones periódicas. Power BI permite personalizar los informes en función de las preferencias de las partes interesadas, lo que fomenta la transparencia y la confianza.

14. Celebrar reuniones semanales del equipo:

Utilice Power BI para estructurar las reuniones de equipo en torno a métricas clave. Visualice los datos de rendimiento, discuta los objetivos no alcanzados y celebre los éxitos. La herramienta ayuda a centrarse en las actividades esenciales y mantiene al equipo alineado.

15. Gestionar los problemas:

Los visuales de Power BI pueden ayudar a identificar y gestionar problemas emergentes. Observe la dinámica del equipo y las métricas del proyecto para abordar los problemas antes de que se agraven. En este caso, la matriz de riesgos ayuda a rastrear y abordar los riesgos para evitar resultados adversos.

Fase de cierre del proyecto

16. Evaluar el rendimiento del proyecto:

Utilice Power BI para comparar el progreso del proyecto con el alcance definido inicialmente. Visualice las métricas de rendimiento para iniciar conversaciones con las partes interesadas sobre la finalización y el éxito del proyecto. Además, compare las métricas del proyecto con los éxitos o fracasos de proyectos anteriores.

17. Cierre el proyecto:

Visualice los pasos necesarios para cerrar el proyecto. Power BI ayuda a documentar y comunicar los procesos de cierre de proyectos. De este modo, garantizamos una transición fluida de los entregables.

Informe

Integre Power BI en cada fase del proyecto para crear un cuadro de mando del proyecto completo y dinámico. No todos los elementos visuales son imprescindibles, pero aplicar Power BI le ayudará a mantener el control de su proyecto en cada fase. Proporcione a su equipo información práctica, fomente la colaboración y navegue por las complejidades de la gestión de proyectos. El éxito del proyecto ya no es sólo un objetivo, con Power BI es un viaje visualizado.

¹ Las fases del proyecto de este artículo se basan en el siguiente artículo: Harvard Business Review. (2016, 3 de noviembre). Las cuatro fases de la gestión de proyectos.