Dynaamisessa projektinhallinnassa, jossa tarkkuus ja ennakointi ovat ensiarvoisen tärkeitä, teknologian hyödyntäminen on ratkaisevan tärkeää. Microsoft Power BI on noussut pelimuutokseksi. Power BI tarjoaa projektipäälliköille dynaamisen alustan, jolla he voivat tehostaa päätöksentekoprosessejaan.

Tässä kattavassa oppaassa selvitämme, miten Power BI voi parantaa jokaista vaihetta.¹ projektinhallinta. Puhumme tehokkaan projektinhallinnan kojelaudan perusasioista.

Hankkeen suunnitteluvaihe

1. Määrittele todellinen ongelma:

Ennen kuin aloitat projektin, on tärkeää määritellä ongelma, jota yrität ratkaista. Power BI auttaa tässä analysoimalla historiatietoja, tunnistamalla malleja ja paljastamalla taustalla olevia ongelmia. Visualisoi aiempien projektien onnistumis- ja epäonnistumistekijät, jotta voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.

2. Tunnista sidosryhmät:

Power BI:n ominaisuudet ulottuvat myös sidosryhmien hallintaan. Luo visualisointeja, jotka korostavat eri toimintoja tai henkilöitä, joihin projekti vaikuttaa. Käytä vuorovaikutteisia organisaatiokaavioita heidän panoksensa ja odotuksensa esittelemiseen. Näin varmistamme yhdenmukaisuuden alusta alkaen.

3. Määrittele hankkeen tavoitteet:

Selkeiden ja hallittavissa olevien tavoitteiden laatiminen on haasteellista. Sidosryhmien odotukset ja tavoitteet saattavat myös muuttua hankkeen aikana. Power BI:n joustavuuden ansiosta voit mukauttaa tavoitteita sitä mukaa, kun keräät lisää tietoa. Voit esimerkiksi luoda visuaalisia esityksiä, jotka päivittävät tavoitteita reaaliaikaisten tietojen perusteella.

4. Määritä laajuus, resurssit ja tärkeimmät tehtävät:

Visualisoi projektin laajuus ja tehtävät, arvioi aikataulut ja kustannukset. Tämä auttaa varmistamaan, että sinulla on selkeä käsitys resurssitarpeista. Käytä Power BI:tä monimutkaisten toimintojen pilkkomiseen työnjakorakenteen (Work Breakdown Structure, WBS) avulla.

5. Valmistaudu kompromisseihin:

Power BI auttaa luomaan tasapainon ajan, kustannusten ja laadun välille. Integroimalla tietosi voit luoda visuaalisia näkymiä, jotka osoittavat, miten näiden muuttujien vaihtelut vaikuttavat projektin tuloksiin. Tämä avoimuus helpottaa tietoon perustuvaa päätöksentekoa ja sidosryhmien mukauttamista.

Hankkeen rakentamisvaihe

6. Kokoa tiimisi:

Hyödynnä Power BI:tä tarvittavien taitojen arvioimiseksi ja tiimin kokoonpanon visualisoimiseksi. Käytä visuaalisia näkymiä osaamisvajeiden tunnistamiseen, koulutuksen suunnitteluun ja tiimin varustamiseen menestystä varten.

7. Suunnitelma Toimeksiannot:

Luo visuaalista materiaalia, joka helpottaa avointa viestintää tiimin sisällä. Visualisoi tehtävät, vaadittavat taidot ja yksilölliset taidot ja varmista yhtenäinen tiimidynamiikka.

8. Luo aikataulu:

Power BI:n ominaisuudet ulottuvat Gantt-kaavioiden avulla myös projektien aikatauluttamiseen. Kehitä visualisointeja, jotka havainnollistavat aikatauluja, tunnistavat kriittiset polut ja noudattavat kiinteitä määräaikoja. Ylläpidä realistista aikataulua rajoitusten puitteissa.

9. Pidä aloituskokous:

Useimmat Power BI:n visuaaliset esitykset voidaan viedä MS PowerPointiin. Käytä aloituskokouksessa Power BI -visualisointeja projektisuunnitelman, tavoitteiden ja aikataulun selittämiseen. Rohkaise tiimin jäseniä antamaan panoksensa, mikä edistää yhteistyötä ja yhteistä ymmärrystä.

10. Kehitä budjetti:

Käytä Power BI:tä kattavan budjetin luomiseen. Visualisoi kustannukset eri kategorioissa, pyydä sidosryhmien panosta ja säilytä joustavuus budjettirajoitusten puitteissa.

Hankkeen toteutusvaihe

11. Prosessin ja talousarvion seuranta ja valvonta:

Asenna Power BI:hen projektin seurannan visuaalisia näkymiä, kuten Power BI:n riskimatriisi. Riskien visualisointi projektin edistymisen rinnalla mahdollistaa kokonaisvaltaisen näkemyksen mahdollisista haasteista. Näin:

Riskien vaikutusten ja todennäköisyyden arviointi: Power BI:n riskimatriisi auttaa arvioimaan kunkin riskin vaikutusta ja todennäköisyyttä. Käytä värikoodattuja soluja riskien vakavuuden esittämiseen. Tämä mahdollistaa vaikutuksiltaan suurten alueiden nopean tunnistamisen.

Reaaliaikainen budjetin seuranta: Yhdistä budjetinseurannan visualisointi riskimatriisiin. Määritä budjettivaikutukset kullekin tunnistetulle riskille, jolloin saat kattavan yleiskuvan mahdollisista taloudellisista vaikutuksista. Riskien kehittyessä budjettinäytöt päivittyvät reaaliaikaisesti, mikä takaa tarkan talousseurannan.

Poraus yksityiskohtaista analyysia varten: Edistä riskimatriisin käyttöä porautumistoiminnoilla. Tiettyyn riskiin syventyminen voi sisältää yksityiskohtaisen analyysin, jossa esitetään asiaankuuluvat taloudelliset vaikutukset ja vaaditut lieventämisstrategiat.

12. Joustava reagointi muutoksiin:

Power BI:n reaaliaikaiset dataominaisuudet antavat sinulle mahdollisuuden reagoida nopeasti muutoksiin. Visualisoi tiedot mahdollisten ongelmien tunnistamiseksi, mikä mahdollistaa ennakoivan päätöksenteon ja kurssikorjaukset.

13. Raportti edistymisestä:

Luo sidosryhmille visuaalista aineistoa säännöllisten päivitysten ja tilanneraporttien laatimiseksi. Visualisointien vienti PowerPointiin tekee säännöllisistä tilakokouksista helppoa. Power BI:n avulla voit mukauttaa raportteja sidosryhmien mieltymysten mukaan, mikä edistää avoimuutta ja luottamusta.

14. Pidä viikoittaisia tiimikokouksia:

Käytä Power BI:tä tiimikokousten jäsentämiseen keskeisten tunnuslukujen ympärille. Visualisoi suorituskykytiedot, keskustele tavoitteista ja juhli onnistumisia. Työkalu auttaa keskittymään olennaisiin toimintoihin ja pitää tiimin yhtenäisenä.

15. Hallitse ongelmia:

Power BI:n visuaaliset esitykset voivat auttaa tunnistamaan ja hallitsemaan esiin tulevia ongelmia. Tarkkaile tiimin dynamiikkaa ja projektin mittareita, jotta voit puuttua ongelmiin ennen kuin ne eskaloituvat. Riskimatriisi auttaa tässä yhteydessä seuraamaan ja käsittelemään riskejä, jotta voidaan ehkäistä haitalliset seuraukset.

Hankkeen päättämisvaihe

16. Arvioi hankkeen suorituskykyä:

Vertaa Power BI:n avulla projektin edistymistä alun perin määriteltyyn laajuuteen. Visualisoi suorituskykymittareita, jotta voit aloittaa keskustelut sidosryhmien kanssa projektin loppuunsaattamisesta ja onnistumisesta. Vertaa myös projektin mittareita aiempiin projektin onnistumisiin tai epäonnistumisiin.

17. Sulje projekti:

Visualisoi projektin loppuun saattamiseen liittyvät vaiheet. Power BI auttaa dokumentoimaan ja viestimään projektin päättämisprosesseista. Näin varmistamme toimitusten sujuvan siirtymisen.

Jälkiarviointi

Integroi Power BI kuhunkin projektin vaiheeseen ja luo kattava ja dynaaminen projektin kojelauta. Kaikki visuaaliset havainnot eivät ole välttämättömiä, mutta Power BI:n soveltaminen auttaa sinua pysymään projektin ajan tasalla jokaisessa vaiheessa. Anna tiimillesi vaikutusvaltaa käyttökelpoisten oivallusten avulla, edistä yhteistyötä ja navigoi projektinhallinnan monimutkaisissa asioissa. Projektin onnistuminen ei ole enää vain tavoite, vaan Power BI:n avulla se on visualisoitu matka.

¹ Tässä artikkelissa esitetyt projektin vaiheet perustuvat seuraavaan artikkeliin: Harvard Business Review. (2016, 3. marraskuuta). Projektinhallinnan neljä vaihetta.