Business Intelligence pienyrityksille - milloin se on järkevää? - OSA 2

Ne, jotka tietävät tulevaisuuden, ovat edellä! Lue kolmiosaisesta artikkelistamme, miksi Business Intelligence on erityisen tärkeää pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille), kuinka haastavaa ensimmäinen askel on, mutta mitkä ovat myös olennaiset edut ja miten voit lähestyä koko aihetta tehokkaasti. Pk-yritysten valvontaan ja johtamiseen erikoistunut asiantuntija Andreas Malik sekä Power BI:n ja Qlik Sensen tietovisualisointien ja dashboardien johtaviin toimittajiin kuuluvan Business Intelligence -asiantuntijat ja perustajat Stefan Preusler ja Dominik Galsheimer opastavat sinua kokemustensa ja asiantuntijatietämyksensä avulla näissä artikkelisarjan kolmessa jännittävässä osassa. Ensimmäisessä osassa tarkastelemme, miksi Business Intelligence ja pk-yritykset sopivat hyvin yhteen. Toisessa osassa käsitellään etujen selkeää tunnistamista ja siten oikean ajankohdan löytämistä sen aloittamiseksi. Kolmannessa osassa esitellään sitten tärkeitä ensiaskeleita käyttöönottoa ja käyttöönottoa varten.

Osa 2: Oikean ajankohdan löytäminen ja etujen tunnistaminen

Useimmissa tapauksissa ei ole helppoa määrittää oikeaa ajankohtaa BI-järjestelmään siirtymiselle. On myönnettävä, että Excelin täydellinen raportointi on rakennettu vaivalla ja huolellisella pikkutyöllä, ja sitä mukautetaan jatkuvasti nykyisiin tarpeisiin. Joissakin tapauksissa mukauttamiseen osallistuu useita eri henkilöitä, harjoittelijoita tai vuokratyöntekijöitä, jotka tuovat mukanaan asianmukaista Excel-osaamista. Kokemus on osoittanut, että seuraavat väittämät ovat merkki siitä, että Excel on saavuttamassa rajansa:

• Excel-tiedostot ovat yhä suurempia ja suuremmat, ja ne toimivat tietokantana.
• Ne kaatuvat usein ja niistä tulee hyvin hankalia
• Niitä on yleensä saatavilla vain paikallisesti. Raportit tulostetaan tai lähetetään postitse. "Totuus" on olemassa useissa kansiorakenteissa, postilaatikoissa, fyysisissä arkistokaapeissa ja laatikoissa.
• Muutokset vaativat yhä enemmän työtä ja niiden toteuttaminen kestää kauan.
• Tietoja siirretään yhä useammin manuaalisesti Excel-tiedostosta toiseen.
• Raporttien/raportointitapahtumien välillä esiintyy yhä enemmän epäjohdonmukaisuuksia, ja virallisten raportointi- ja arviointitapahtumien tarkastustyö lisääntyy.
• Johdon lisäksi on yhä enemmän sisäisiä raportin vastaanottajia, joilla on yksilöllisiä raportointitarpeita.
• Jos raportointi on hajautettu esimerkiksi tuote- tai myyntialueille, esiintyy lisää epäjohdonmukaisuuksia ja joissakin tapauksissa raportoidaan erilaisia tietoja.
• Sisäisten sidosryhmien lisäksi on yhä enemmän myös ulkoisia sidosryhmiä, jotka vaativat oikeudellisia rakenteita (taksonomioita), jotka yleensä eroavat hyvin paljon sisäisistä rakenteista.
• Yksityiskohtia koskevia ad hoc -analyysejä pyydetään yhä useammin. Tietorakenteet eivät vastaa toisiaan, ja niitä on käsiteltävä ja muutettava vertailukelpoisiksi suurella vaivalla.
• Taloudellisia tietoja on yhä useammin selitettävä operatiivisilla tiedoilla, esimerkiksi tuote-, markkina- ja asiakasvalikoiman vaikutuksilla, katteella, tuotantovaihteluilla jne.
• Taulukkomuotoiset rakenteet eivät enää riitä yhteenvetona keskinäisten suhteiden esittämiseen. Tuloksena on "numerohautausmaita".
• Tietoja ja keskinäisiä suhteita on yhä useammin selitettävä useilla ulottuvuuksilla, kuten tuotteilla, asiakkailla, sivuliikkeillä, alueilla, liiketoimintayksiköillä, tuotantolaitoksilla jne.

Mitä etuja BI-ratkaisut tarjoavat?

Kun yritykset kohtaavat yhä useammin edellä mainittuja haasteita, ne harkitsevat BI-järjestelmän käyttöönottoa. BI-järjestelmän edut pk-yrityksille voidaan tiivistää seuraavasti:

• Yhtenäistä ja kattavaa tietopohjaa voidaan käyttää milloin tahansa (perustana ovat taloudelliset ja muut kuin taloudelliset tiedot).
• Kaikissa raporteissa käytetään yhtenäisiä ja integroituja tietorakenteita.
• Standardoidut visualisoinnit antavat raporttien tekijöille mahdollisuuden luoda ja esittää monimutkaisia suhteita erittäin tehokkaasti ja integroidusti.
• Tietojen yhtenäinen jakelu pääasiassa verkossa ja saatavilla kaikilla laitteilla responsiivisessa muodossa. Käyttäjät voivat yksilöllisesti hakea ja hallita tiedontarpeita reaktiivisessa käyttöliittymässä, esimerkiksi suodattimien tai tarkennusten avulla tai käyttämällä muita linkitettyjä tietoja.

Erityisesti manuaalisen työn lisääntyminen luomisessa, korjaamisessa ja tarkistamisessa vähenee. Lisäksi tarjolla on toimintoja, joiden avulla lisääntyneiden vaatimusten täyttäminen on erittäin helppoa.

BI-järjestelmän olennainen tavoite ei saisi siirtyä pois painopisteestä, joka on päätöksenteon tukeminen ja tietojen hyödyntäminen. BI-järjestelmästä on hyötyä, jos se vapauttaa yrityksen manuaalisista toiminnoista. Toiminnot eivät rajoitu pelkästään oivallusten luomiseen, vaan myös tulkintaan ja myös päätösten johtamiseen. Tämä onnistuu useimmiten silloin, kun näytetään korrelaatioita tai riippuvuuksia, jotka muutoin pitäisi tehdä itse ihmisen ymmärryksen ja aivojen avulla. Erityisesti käsitellessään paljon tietoa ihmisaivot saavuttavat rajoja, joita ei aluksi ole olemassa teknisessä järjestelmässä.

Lue kolmannesta osasta, miten BI-aihe rakennetaan oikein ja mitkä voivat olla yrityksesi ensimmäiset konkreettiset askeleet.

Jos sinulla on lisäkysymyksiä, olemme käytettävissäsi: