Business Intelligence pienyrityksille - milloin se on järkevää? - OSA 3

Ne, jotka tietävät tulevaisuuden, ovat edellä! Lue kolmiosaisesta artikkelistamme, miksi Business Intelligence on erityisen tärkeää pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille), kuinka haastavaa ensimmäinen askel on, mutta mitkä ovat myös olennaiset edut ja miten voit lähestyä koko aihetta tehokkaasti. Pk-yritysten valvontaan ja johtamiseen erikoistunut asiantuntija Andreas Malik sekä Power BI:n ja Qlik Sensen tietovisualisointien ja dashboardien johtaviin toimittajiin kuuluvan Business Intelligence -asiantuntijat ja perustajat Stefan Preusler ja Dominik Galsheimer opastavat sinua kokemustensa ja asiantuntijatietämyksensä avulla näissä artikkelisarjan kolmessa jännittävässä osassa. Ensimmäisessä osassa tarkastelemme, miksi Business Intelligence ja pk-yritykset sopivat hyvin yhteen. Toisessa osassa käsitellään etujen selkeää tunnistamista ja siten oikean ajankohdan löytämistä sen aloittamiseksi. Kolmannessa osassa esitellään sitten tärkeitä ensiaskeleita käyttöönottoa ja käyttöönottoa varten.

Osa 3: Ensimmäisten vaiheiden valmistelu

Eikö BI-järjestelmä ole tarkoitettu vain suuryrityksille?

BI-järjestelmien käyttöönotto ei ole enää aikaa vievä ja kallis hanke, joka on varattu suurille yrityksille. Esimerkiksi Microsoftin nykyisten integroitujen mahdollisuuksien ansiosta monet toiminnot sisältyvät jo vakioversioon. Toimialakohtaiset mallit ja oikeat visualisoinnit auttavat saavuttamaan menestystä hyvin nopeasti.

Esimerkiksi Microsoft Suite -ohjelmistoon kuuluvaa Power BI -työkalua voidaan käyttää erittäin hyvin kaikkien olennaisten vaatimusten toteuttamiseen - ja se on yleensä integroitu olemassa olevaan lisenssimalliin. Lisäpalvelut, kuten tiedostojen jakaminen (Sharepoint), voidaan integroida helposti.

Autamme soveltamaan ja ottamaan käyttöön toimialakohtaisia mittareita ja tietomalleja. Toimialarajat ylittävä kokemuksemme tarjoaa sinulle etulyöntiaseman, jota sinulla ei ole yksittäisiä ratkaisuja toteuttaessasi.

Tietopohjan perustamisen lisäksi uuden ohjelmiston koulutus raporttien laatijoille ja vastaanottajille on erittäin tärkeää, ja me tuemme sitä myös.

Entä nyt?

Kun edut, hyödyt ja tavoitteet on tunnistettu, on suositeltavaa antaa koko aiheelle rakenne. Rakenne, joka soveltuu myöhemmin myös yksityiskohtaiseen vaatimusmäärittelyyn.

Aloita vastaamalla itse seuraaviin kysymyksiin:

• Mikä kysymykset tehdä raportti vastaanottajat mitä he haluavat ratkaista raportilla tai mitä tietoja he tarvitsevat?
• Mitkä raportin vastaanottajat haluavat saada tietoja ja miten/ missä muodossa nämä tiedot olisi laadittava?
• Mitkä ovat olennaiset yrityksen ohjauksen ulottuvuudet, tai tärkeitä ulottuvuuksia kysymykseen vastaamisen kannalta?
• Mistä saan nämä tiedot (tietolähteet) ja mitkä ovat asiaankuuluvia vaikutuskonteksteja?
• Mikä raportointiprosessit mitä minun on ajateltava, jotta saan tiedot oikeaan muotoon (tietojenkäsittely)?
• Mikä raportointityökalu vastaa parhaiten tarpeitani?

Ihannetapauksessa näihin kysymyksiin vastataan työpajassa tiimisi kanssa.

Kun kysymyksiin on vastattu, on suunniteltava seuraavat konkreettiset vaiheet. Kokemuksesta voimme sanoa, että tämä on yleensä räätälöitävä hyvin yksilöllisesti yrityksen toimintaedellytysten mukaan. Muun muassa lähtötilanteella, henkilöstön saatavuudella ja teknisillä edellytyksillä on tässä suuri merkitys, ja ne on arvioitava oikein. Seuraava tarkistuslista antaa kuitenkin hyvän yleiskuvan mahdollisista ensimmäisistä vaiheista pk-yrityksissä:

• Aihe "raportointi" pitäisi saada vankkaan vastuuseen yrityskontekstissa. Yleensä taloushallinnon tiimit huolehtivat raportoinnista, jotta varmistetaan, että taloushallinnon käsittely on lähellä.
• Ota raportin tärkeimmät vastaanottajat mukaan päätöksentekoprosessiin jo varhaisessa vaiheessa.
• On järkevää ratkaista tämä tehtävä hankkeessa, jossa on asianmukaista osaamista.
• Tiettyjä taitoja, kuten tietokantoja tai raporttien laatimista, ei välttämättä ole suoraan saatavilla yrityksessä, vaan ne voidaan hankkia ulkopuolelta.
• Määrittele ensimmäisessä vaiheessa ehdottoman välttämätön laajuus. Pieni laajuus, joka kattaa olennaiset tarpeet, on turvallisempi ja helpompi toteuttaa ensimmäisessä vaiheessa. Se takaa myös tarvittavan projektin onnistumisen, jotta voit kerätä asianmukaisen hyväksynnän kaikilta sidosryhmiltä ja siirtyä eteenpäin.
• Periaatteessa on suositeltavaa määrittää raportin luomisen perusta eli tiedot, raportointi ja tarvittaessa laskentapohja kerran klassisessa vesiputousprojektissa. On tärkeää, että peruslogiikka toimii "päästä päähän" ja että raportointikokemus toimii täydellisesti kerran tietopohjasta arviointitasolle.
• Asioiden luonteeseen kuuluu, että raportin vastaanottajat edistyvät äärimmäisen paljon uuden tiedon myötä. Tämä luo uusia kysymyksiä tai tiedontarpeita, jotka yleensä käsitellään raportointijärjestelmään kohdistuvina muutosvaatimuksina. Nämä muutokset ja muut vaatimukset voidaan sitten toteuttaa ketterämmässä kehitystilassa.

Koordinointi on sovitettava tarkasti yksilöllisten tarpeidesi mukaan.

Johtopäätökset:

BI-järjestelmä ei ole pelkkä älykkään tiedonhallinnan pölyinen asia, vaan se muodostaa perustan menestykselle markkinoilla ja menestyksekkäälle yritysjohtamiselle.

Se luo perustan päätöksenteolle analysoimalla ja esittämällä tietoja ja niiden keskinäisiä suhteita.

Siksi BI-järjestelmä on tärkeä kaikille yrityksille riippumatta siitä, kuinka suuria tai pieniä ne ovat. Yhdenkään yrittäjän tai toimitusjohtajan ei pitäisi johtaa yritystään ilman Business Intelligence -järjestelmää, koska: Ne, jotka tuntevat tulevaisuuden, ovat edellä! Herätimmekö kiinnostuksesi? Autamme sinua mielellämme ja tarjoamme ensimmäisen sitovan ensitapaamisen.

Jos sinulla on lisäkysymyksiä, olemme käytettävissäsi: