Business Intelligence pienyrityksille - milloin se on järkevää?

Ne, jotka tietävät tulevaisuuden, ovat edellä! Lue kolmiosaisesta artikkelistamme, miksi Business Intelligence on erityisen tärkeää pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille), kuinka haastavaa ensimmäinen askel on, mutta mitkä ovat myös olennaiset edut ja miten voit lähestyä koko aihetta tehokkaasti. Pk-yritysten valvontaan ja johtamiseen erikoistunut asiantuntija Andreas Malik sekä Power BI:n ja Qlik Sensen tietovisualisointien ja dashboardien johtaviin toimittajiin kuuluvan Business Intelligence -asiantuntijat ja perustajat Stefan Preusler ja Dominik Galsheimer opastavat sinua kokemustensa ja asiantuntijatietämyksensä avulla näissä artikkelisarjan kolmessa jännittävässä osassa. Ensimmäisessä osassa tarkastelemme, miksi Business Intelligence ja pk-yritykset sopivat hyvin yhteen. Toisessa osassa käsitellään etujen selkeää tunnistamista ja siten oikean ajankohdan löytämistä sen aloittamiseksi. Kolmannessa osassa esitellään sitten tärkeitä ensiaskeleita käyttöönottoa ja käyttöönottoa varten.

Osa 1: Miksi BI ja pk-yritykset sopivat hyvin yhteen

Kriisien, sotien ja liiketoimintaympäristön yhä nopeampien muutosten aikana yritysten on tärkeää reagoida varhaisessa vaiheessa.

Näiden haasteiden voittamiseksi on analysoitava kaikkia liiketoimintaprosesseja koskevat tiedot, jotta niistä voidaan tehdä mielekäs yhteenveto ja jotta päätöksenteon kannalta merkityksellisten tietojen valmisteluun tarvittava aika voidaan pitää mahdollisimman pienenä. Tätä tehtävää hoitaa niin sanottu Business Intelligence (BI). BI on yhteisnimitys menetelmille ja prosesseille, joilla tietoja analysoidaan järjestelmällisesti.

Vielä muutama vuosi sitten BI oli varattu suurille yrityksille. Erityisesti BI-ratkaisujen korkeiden kustannusten vuoksi Business Intelligence ei ollut kiinnostava keskisuurille yrityksille. Sittemmin BI on kuitenkin saapunut myös pieniin ja keskisuuriin yrityksiin (pk-yrityksiin). Mutta miten nämä pk-yritykset määritellään?

Useimmille hyvin pieni yritykset (EU:n määritelmän mukaan < 10 työntekijää, liikevaihto < 2 miljoonaa euroa vuodessa) tietomalli on hallittavissa ja se kartoitetaan MS-Excelillä. Tällöin valitut perusarvot ja tunnusluvut riittävät usein kuukausittaiseen varianssianalyysiin. Esitys tehdään yhdelle DIN-A4-sivulle, jossa on tuloslaskelma, tase ja maksuvalmiustiedot. Lisäksi esitetään tietoja tilaustilanteesta, tuottavuudesta (tai kapasiteetin käyttöasteesta) ja yleisistä markkinatapahtumista.

Osoitteessa pienet yritykset (10-50 työntekijää, liikevaihto 2-10 miljoonaa euroa vuodessa), valvontajärjestelmä on hieman laajempi. Useampien tunnuslukujen ja poikkeama-analyysien lisäksi käytössä on yleensä myös esikatselu/ennuste.

Kun kyseessä on keskisuuret yritykset (50-250 työntekijää, liikevaihto 10-50 miljoonaa euroa vuodessa), yksityiskohtaisten arvojen, tunnuslukujen ja analyysien lisäksi otetaan huomioon myös tulevaisuuden kannalta merkitykselliset tiedot. Tällöin keskitytään tasapainoiseen ja selkeään tietotiheyteen.

BI-ratkaisut eivät ole valmiita järjestelmiä, vaan ne laaditaan yrityskohtaisesti (räätälöinti). Se suunnitellaan ottaen huomioon yrityksen kulloisetkin vaatimukset. Huolellinen suunnittelu on ratkaisevan tärkeää BI-järjestelmän hyötyjen ja käytännöllisyyden kannalta.

BI:n käsite tai "Minkä analyysin asiakas näkee ohjaamossaan?"."

• Ensimmäisessä vaiheessa olisi määriteltävä tulevan BI:n yrityskohtainen tavoite. Tätä varten yrittäjän/valvojan on muotoiltava, mitä tunnuslukuja ja arviointeja hän haluaa lopulta saada.
• Seuraavassa vaiheessa näitä vaatimuksia tarkennetaan ja konkretisoidaan. 3.
• Avainlukujen ja -tietojen saamiseksi on tutkittava, mitä tietoja on jo saatavilla ja mitä vielä tarvitaan. Tietolähteet on selvitettävä.
• Raportointijärjestelmä on suunniteltu aiemmin määriteltyjen tunnuslukujen ja analyysien perusteella.
• Yhdistetään eri lähteistä peräisin olevat olennaiset tiedot (tietovaraston perustaminen).
• Tietopohjan yhdistäminen haluttuun raportointijärjestelmään.
• Tulos: yrityskohtainen ohjaamo

BI-järjestelmä vs. Excel tai "Milloin siirryn Excelistä BI-järjestelmään?".

MS-Excelin avulla voit tehdä nykyään monia analyysejä ja luoda pieniä automaatioita (VBA-makroja). Sen etuna on, että se on saatavilla jokaisessa yrityksessä, se voidaan ottaa käyttöön nopeasti ja se on myös halpa.

• Koska hyvin pieni yrityksettämä riittää yleensä. Tällöin voi olla järkevää määrittää valvonta-asiantuntijan avulla, ovatko nämä arviot riittäviä yrityksen menestyksekkääseen johtamiseen.
• Koska pieni yritys, Excel-pohjaiset yritysjohdon arvioinnit saavuttavat nopeasti rajansa. Suuret manuaaliset kustannukset ovat virhealttiita, aikaa vieviä ja yksiulotteisia. Tässä vaiheessa on järkevää tarkastella BI:n etuja. Helpoin tapa on sopia sitomaton konsultaatio.
• Koska keskisuuri yritys, BI-järjestelmän käyttö on välttämätöntä, jotta yritys voi toimia menestyksekkäästi. Puhtaasti MS-Excel-pohjaisella järjestelmällä tuhlaat paljon aikaa ja rahaa.

Artikkelisarjan toinen osa julkaistaan ensi viikolla. Täältä voit lukea, miksi BI:n käyttöönoton oikean ajankohdan määrittäminen on haastavaa ja miten voit hallita tämän tehtävän.

Jos sinulla on lisäkysymyksiä, olemme käytettävissäsi: