La veille stratégique pour les petites entreprises - Quand cela se justifie-t-il ? - PARTIE 2

Ceux qui connaissent l'avenir ont une longueur d'avance ! Découvrez dans notre article en trois parties pourquoi la veille stratégique est particulièrement importante pour les petites et moyennes entreprises (PME), à quel point la première étape est difficile, mais quels sont les avantages essentiels et comment vous pouvez aborder le sujet de manière efficace. Andreas Malik, expert en contrôle et gestion des PME, ainsi que Stefan Preusler et Dominik Galsheimer, spécialistes de la Business Intelligence et fondateurs de l'un des principaux fournisseurs de visualisations de données et de tableaux de bord dans le domaine de Power BI et Qlik Sense, vous guideront à travers ces trois parties passionnantes de la série d'articles grâce à leurs expériences et à leurs connaissances d'experts. Dans la première partie, nous verrons pourquoi la Business Intelligence et les PME vont bien ensemble. La deuxième partie traite de l'identification claire des avantages et donc du moment opportun pour commencer. La troisième partie présente les premières étapes importantes de la mise en œuvre et de l'introduction.

Partie 2 : Trouver le bon moment et reconnaître les avantages

Dans la plupart des cas, il n'est pas facile de déterminer le moment opportun pour passer à un système de BI. Nous devons admettre que le reporting complet dans Excel a été construit avec beaucoup d'efforts dans un travail minutieux et qu'il est constamment adapté aux besoins actuels. Dans certains cas, l'adaptation est effectuée par plusieurs personnes différentes, des stagiaires ou des travailleurs temporaires, qui apportent le savoir-faire Excel approprié. L'expérience a montré que les affirmations suivantes indiquent qu'Excel atteint ses limites :

• Les fichiers Excel sont de plus en plus volumineux et servent de base de données
• Ils tombent souvent en panne et deviennent très encombrants
• Ils ne sont généralement disponibles que localement. Les rapports sont imprimés ou envoyés par courrier. La "vérité" existe dans de multiples structures de dossiers, boîtes aux lettres, classeurs et tiroirs.
• Les changements exigent de plus en plus d'efforts et leur mise en œuvre prend beaucoup de temps.
• Les données sont de plus en plus souvent transférées manuellement d'un fichier Excel à un autre
• Les incohérences entre les rapports et les événements se multiplient et l'effort de vérification des rapports officiels et des événements d'évaluation augmente.
• Outre la direction, il y a de plus en plus de destinataires de rapports internes qui ont des besoins individuels.
• Si les rapports sont décentralisés, par exemple au niveau des produits ou des zones de vente, d'autres incohérences apparaissent et, dans certains cas, des données différentes sont communiquées.
• Outre les parties prenantes internes, il y a aussi de plus en plus de parties prenantes externes qui insistent sur des structures juridiques (taxonomies) qui sont généralement très différentes des structures internes.
• Les analyses ad hoc sur des détails sont de plus en plus demandées. Les structures de données ne correspondent pas et doivent être traitées et rendues comparables avec beaucoup d'efforts.
• Les données financières doivent de plus en plus être expliquées à l'aide de données opérationnelles, par exemple l'impact de l'assortiment de produits, de marchés et de clients, la marge, les écarts de production, etc.
• Les structures tabulaires ne suffisent plus pour présenter de manière synthétique les interrelations. Il en résulte des "cimetières de chiffres".
• Les données et les relations doivent de plus en plus être expliquées par plusieurs dimensions, par exemple les produits, les clients, les succursales, les régions, les unités commerciales, les sites de production, etc.

Quels sont les avantages des solutions de BI ?

Lorsque les entreprises sont de plus en plus confrontées aux défis susmentionnés, elles envisagent d'introduire un système de BI. Les avantages d'un système de BI pour les PME peuvent être résumés comme suit :

• Une base de données uniforme et complète peut être utilisée à tout moment (la base est constituée de données financières et non financières).
• Des structures de données uniformes et intégrées sont utilisées dans tous les rapports.
• Les visualisations standardisées permettent aux créateurs de rapports de créer et de présenter des relations complexes de manière très efficace et intégrée.
• Distribution uniforme de l'information, principalement en ligne et disponible sur tous les appareils sous une forme réactive. Les utilisateurs peuvent récupérer et contrôler individuellement les informations dont ils ont besoin dans une interface réactive, par exemple au moyen de filtres ou de descentes en profondeur ou d'un accès supplémentaire à d'autres données liées.

En particulier, les efforts manuels accrus pour la création, la correction et la vérification sont réduits. En outre, les fonctions proposées permettent de répondre très facilement aux exigences accrues.

L'objectif essentiel d'un système de BI ne doit pas s'éloigner de la priorité, qui est de soutenir les décisions et d'obtenir des informations à partir des données. Le système de BI est utile s'il soulage l'entreprise des activités manuelles. Ces activités ne concernent pas seulement la création d'informations, mais aussi l'interprétation et la prise de décisions. Ceci est surtout possible lorsque des corrélations ou des dépendances sont mises en évidence, ce qui, autrement, devrait être fait par l'entendement et le cerveau humains eux-mêmes. Le cerveau humain atteint des limites, surtout lorsqu'il traite une grande quantité d'informations, qui n'existent pas au départ avec un système technique.

Lisez dans la troisième partie comment structurer correctement le thème de la BI et quelles sont les premières mesures concrètes à prendre pour votre entreprise.

Pour toute question complémentaire, nous restons à votre disposition :