Dans le paysage dynamique de la gestion de projet, où la précision et la prévoyance sont primordiales, il est essentiel de tirer parti de la technologie. Microsoft Power BI a changé la donne. Power BI offre aux gestionnaires de projets une plateforme dynamique pour améliorer leurs processus de prise de décision.

Dans ce guide complet, nous allons explorer comment Power BI peut améliorer chaque phase.¹ de la gestion de projet. Nous parlons des aspects fondamentaux d'un tableau de bord de gestion de projet performant.

Phase de planification du projet

1. Définir le problème réel :

Avant de se lancer dans le projet, il est essentiel de cerner le problème que vous essayez de résoudre. Power BI vous y aide en vous permettant d'analyser les données historiques, d'identifier des modèles et de découvrir les problèmes sous-jacents. Visualisez les facteurs de réussite et d'échec des projets antérieurs pour prendre des décisions éclairées.

2. Identifier les parties prenantes :

Les capacités de Power BI s'étendent à la gestion des parties prenantes. Créez des visuels qui mettent en évidence les différentes fonctions ou personnes concernées par le projet. Utilisez des organigrammes interactifs pour présenter leurs contributions et leurs attentes. Nous assurons ainsi l'alignement dès le départ.

3. Définir les objectifs du projet :

L'élaboration d'objectifs explicites et gérables est un défi. Les attentes et les objectifs des parties prenantes peuvent également évoluer au cours du projet. La flexibilité de Power BI vous permet d'adapter les objectifs au fur et à mesure que vous recueillez des informations. Par exemple, créez des visuels qui mettent à jour les objectifs en fonction des données en temps réel.

4. Déterminer le champ d'application, les ressources et les principales tâches :

Visualisez la portée et les tâches du projet, estimez les délais et les coûts. Cela permet de s'assurer que l'on comprend bien les besoins en ressources. Utilisez Power BI pour décomposer des activités complexes à l'aide d'une structure de répartition du travail (SRT).

5. Se préparer à des compromis :

Power BI permet d'établir un équilibre entre les délais, les coûts et la qualité. Intégrez vos données pour créer des graphiques qui montrent comment les variations de ces variables affectent les résultats du projet. Cette transparence facilite la prise de décision éclairée et l'alignement des parties prenantes.

Phase d'élaboration du projet

6. Constituez votre équipe :

Utilisez Power BI pour évaluer les compétences requises et visualiser la composition de l'équipe. Utilisez les graphiques pour identifier les lacunes en matière de compétences, planifier la formation et équiper votre équipe pour qu'elle réussisse.

7. Planifier les affectations :

Créer des visuels qui facilitent une communication transparente au sein de l'équipe. Visualiser les tâches, les compétences requises et les compétences individuelles, afin de garantir une dynamique d'équipe cohérente.

8. Créer le calendrier :

Les capacités de Power BI s'étendent à la planification de projets grâce aux diagrammes de Gantt. Développez des visuels qui illustrent les calendriers, identifient les chemins critiques et s'alignent sur les échéances fixées. Maintenir un calendrier réaliste dans le respect des contraintes.

9. Organiser une réunion de lancement :

La plupart des visuels Power BI peuvent être exportés vers MS PowerPoint. Lors de la réunion de lancement, utilisez les visuels Power BI pour expliquer le plan, les objectifs et le calendrier du projet. Encouragez les membres de l'équipe à apporter leur contribution, afin de favoriser la collaboration et la compréhension commune.

10. Élaborer un budget :

Utilisez Power BI pour créer un budget complet. Visualisez les coûts par catégorie, demandez l'avis des parties prenantes et conservez une certaine flexibilité dans les limites du budget.

Phase de mise en œuvre du projet

11. Suivre et contrôler le processus et le budget :

Installez des outils visuels de suivi de projet dans Power BI, comme notre matrice des risques Power BI. La visualisation des risques parallèlement à l'avancement du projet permet d'obtenir une vue d'ensemble des difficultés potentielles. Voici comment procéder :

Évaluation de l'impact et de la probabilité des risques : La matrice des risques pour Power BI permet d'évaluer l'impact et la probabilité de chaque risque. Utilisez des cellules codées par couleur pour représenter la gravité des risques. Cela permet d'identifier rapidement les domaines à fort impact.

Suivi budgétaire en temps réel : Combinez les visuels de suivi budgétaire avec la matrice des risques. Attribuez des implications budgétaires à chaque risque identifié, afin d'obtenir une vue d'ensemble des impacts financiers potentiels. Au fur et à mesure que les risques évoluent, vos visuels budgétaires sont mis à jour en temps réel, ce qui garantit un suivi financier précis.

Perçage pour une analyse détaillée : Faire progresser la matrice des risques grâce à des fonctionnalités d'approfondissement. L'approfondissement d'un risque spécifique peut inclure une analyse détaillée, l'affichage des implications financières pertinentes et des stratégies d'atténuation requises.

12. Une réponse flexible aux changements :

Les capacités de données en temps réel de Power BI vous permettent de réagir rapidement aux changements. Visualisez les données pour identifier les problèmes potentiels, ce qui permet de prendre des décisions proactives et de corriger le tir.

13. Rapport sur l'état d'avancement :

Créez des visuels pour les parties prenantes afin de fournir des mises à jour régulières et des rapports d'état. L'exportation des visuels vers PowerPoint facilitera les réunions régulières sur l'état d'avancement du projet. Power BI vous permet de personnaliser les rapports en fonction des préférences des parties prenantes, ce qui favorise la transparence et la confiance.

14. Organiser des réunions d'équipe hebdomadaires :

Utilisez Power BI pour structurer les réunions d'équipe autour d'indicateurs clés. Visualisez les données relatives aux performances, discutez des objectifs manqués et célébrez les réussites. Cet outil permet de se concentrer sur les activités essentielles et de maintenir l'alignement de l'équipe.

15. Gérer les problèmes :

Les données visuelles de Power BI peuvent aider à identifier et à gérer les problèmes émergents. Observez la dynamique de l'équipe et les mesures du projet pour traiter les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent. Ici, la matrice des risques permet de suivre et de traiter les risques afin d'éviter les conséquences négatives.

Phase de clôture du projet

16. Évaluer les performances du projet :

Utilisez Power BI pour comparer l'état d'avancement du projet avec le périmètre initialement défini. Visualisez les indicateurs de performance pour entamer des discussions avec les parties prenantes sur l'achèvement et la réussite du projet. Comparez également les mesures du projet avec les réussites ou les échecs des projets précédents.

17. Fermer le projet :

Visualisez les étapes de la clôture d'un projet. Power BI aide à documenter et à communiquer les processus de clôture de projet. Nous assurons ainsi une transition en douceur des produits livrables.

Débriefing

Intégrez Power BI à chaque phase du projet pour créer un tableau de bord complet et dynamique. Tous les éléments visuels ne sont pas indispensables, mais l'utilisation de Power BI vous aidera à garder le contrôle de votre projet à chaque phase. Donnez à votre équipe des informations exploitables, favorisez la collaboration et maîtrisez les complexités de la gestion de projet. La réussite d'un projet n'est plus seulement un objectif, avec Power BI, c'est un voyage visualisé.

¹ Les phases du projet présentées dans cet article sont basées sur l'article suivant : Harvard Business Review. (2016, 3 novembre). Les quatre phases de la gestion de projet.