A projektmenedzsment dinamikus környezetében, ahol a pontosság és az előrelátás a legfontosabb, a technológia kihasználása kulcsfontosságú. A Microsoft Power BI változást hozott a játékban. A Power BI dinamikus platformot kínál a projektmenedzsereknek a döntéshozatali folyamatok javításához.

Ebben az átfogó útmutatóban azt vizsgáljuk meg, hogy a Power BI hogyan tudja az egyes fázisokat fejleszteni.¹ a projektmenedzsment. Beszélünk a hatékony projektmenedzsment műszerfal alapvető szempontjairól.

Projekttervezési szakasz

1. Határozza meg a valódi problémát:

Mielőtt belevágna a projektbe, elengedhetetlen, hogy pontosan meghatározza a megoldandó problémát. A Power BI ebben nyújt segítséget a múltbeli adatok elemzésével, a minták azonosításával és a mögöttes problémák feltárásával. A múltbeli projektek siker- és kudarctényezőinek vizualizálásával megalapozott döntéseket hozhat.

2. Az érdekelt felek azonosítása:

A Power BI képességei kiterjednek az érdekeltek kezelésére is. Készítsen vizuális ábrákat, amelyek kiemelik a projekt által érintett különböző funkciókat vagy személyeket. Használjon interaktív szervezeti diagramokat a hozzájárulásaik és elvárásaik bemutatására. Így biztosítjuk az összehangolást a kezdetektől fogva.

3. A projektcélok meghatározása:

Kihívást jelent egyértelmű és kezelhető célok megfogalmazása. Az érdekelt felek elvárásai és céljai a projekt során is változhatnak. A Power BI rugalmassága lehetővé teszi a célok kiigazítását, ahogy egyre több információt gyűjt. Készítsen például olyan vizuális ábrákat, amelyek a valós idejű adatok alapján frissítik a célkitűzéseket.

4. Hatály, erőforrások és főbb feladatok meghatározása:

Vizualizálja a projekt hatókörét és feladatait, becsülje meg a határidőket és a költségeket. Ez segít abban, hogy tisztában legyen az erőforrásigényekkel. Használja a Power BI-t az összetett tevékenységek lebontására egy munkamegosztási struktúra (WBS) segítségével.

5. Készüljön fel a kompromisszumokra:

A Power BI segít az idő, a költségek és a minőség közötti egyensúly megteremtésében. Integrálja adatait, hogy olyan vizuális ábrákat hozzon létre, amelyek megmutatják, hogyan befolyásolják e változók változásai a projekt eredményeit. Ez az átláthatóság megkönnyíti a megalapozott döntéshozatalt és az érdekelt felek összehangolását.

A projekt felépítési szakasza

6. Állítsa össze a csapatát:

Használja a Power BI-t a szükséges készségek felméréséhez és a csapat összetételének vizualizálásához. Használja a vizualitást a készséghiányok azonosításához, a képzés megtervezéséhez és a csapat sikerre való felkészítéséhez.

7. Tervfeladatok:

Hozzon létre olyan vizuális anyagokat, amelyek megkönnyítik az átlátható kommunikációt a csapaton belül. Vizualizálja a feladatokat, a szükséges készségeket és az egyéni készségeket, biztosítva a csapat összetartó dinamikáját.

8. Készítse el az ütemtervet:

A Power BI képességei a Gantt-diagramokon keresztül a projektütemezésre is kiterjednek. Készítsen olyan vizuális ábrákat, amelyek szemléltetik az idővonalakat, azonosítják a kritikus útvonalakat, és igazodnak a rögzített határidőkhöz. Tartsa fenn a reális ütemtervet a korlátozásokon belül.

9. Tartson nyitó megbeszélést:

A legtöbb Power BI látványterv exportálható MS PowerPointba. A projektindító megbeszélésen használja a Power BI látványterveket a projektterv, a célkitűzések és az időkeret ismertetésére. Ösztönözze a csapattagokat, hogy adjanak hozzájárulást, elősegítve az együttműködést és a közös megértést.

10. Költségvetés kidolgozása:

Használja a Power BI-t egy átfogó költségvetés elkészítéséhez. Vizualizálja a költségeket az egyes kategóriák között, kérje az érdekelt felek hozzájárulását, és tartsa fenn a rugalmasságot a költségvetési korlátokon belül.

A projekt megvalósítási szakasza

11. Folyamat és költségvetés nyomon követése és ellenőrzése:

Telepítse a Power BI projektfelügyeleti vizuális eszközeit, például a Power BI kockázati mátrixot. A kockázatok vizualizálása a projekt előrehaladásával együtt lehetővé teszi a lehetséges kihívások holisztikus áttekintését. Íme, hogyan:

Kockázati hatás- és valószínűségértékelés: A Risk Matrix for Power BI segít az egyes kockázatok hatásának és valószínűségének értékelésében. Használja a színkódolt cellákat a kockázatok súlyosságának ábrázolásához. Ez lehetővé teszi a nagy hatású területek gyors azonosítását.

Valós idejű költségvetési nyomon követés: Kombinálja a költségvetés nyomon követésének vizuális megjelenítését a kockázati mátrixszal. Minden egyes azonosított kockázathoz rendelje hozzá a költségvetési következményeket, átfogó áttekintést nyújtva a lehetséges pénzügyi hatásokról. Ahogy a kockázatok fejlődnek, a költségvetési látványtervek valós időben frissülnek, biztosítva a pontos pénzügyi nyomon követést.

Fúrás a részletes elemzéshez: A kockázati mátrix továbbfejlesztése az átfúrási funkciók segítségével. Egy adott kockázatba való mélyebb belemerülés részletes elemzést, a vonatkozó pénzügyi következmények és a szükséges kockázatcsökkentési stratégiák megjelenítését is magában foglalhatja.

12. Rugalmas reagálás a változásokra:

A Power BI valós idejű adatszolgáltatási képességei lehetővé teszik, hogy azonnal reagáljon a változásokra. Az adatok vizualizálásával azonosíthatja a lehetséges problémákat, lehetővé téve a proaktív döntéshozatalt és a pályakorrekciókat.

13. Jelentés az előrehaladásról:

Készítsen vizuális anyagokat az érdekeltek számára, hogy rendszeres frissítéseket és állapotjelentéseket nyújtson. A látványtervek PowerPointba történő exportálása egyszerűvé teszi a rendszeres állapotértekezleteket. A Power BI lehetővé teszi a jelentések testreszabását az érdekelt felek preferenciái alapján, elősegítve az átláthatóságot és a bizalmat.

14. Heti csapatmegbeszélések tartása:

Használja a Power BI-t, hogy a csapatmegbeszéléseket a kulcsfontosságú mérőszámok köré szervezze. Vizualizálja a teljesítményadatokat, vitassa meg az elmaradt célokat, és ünnepelje a sikereket. Az eszköz segít fenntartani a fókuszt az alapvető tevékenységekre, és összehangoltan tartja a csapatot.

15. Problémák kezelése:

A Power BI vizuális eszközök segíthetnek a felmerülő problémák azonosításában és kezelésében. Figyelje a csapatdinamikát és a projektmetrikákat, hogy a problémákat még az eszkalálódás előtt kezelhesse. Itt a kockázati mátrix segít a kockázatok nyomon követésében és kezelésében a kedvezőtlen kimenetel megelőzése érdekében.

A projekt záró szakasza

16. A projekt teljesítményének értékelése:

A Power BI segítségével összehasonlíthatja a projekt előrehaladását az eredetileg meghatározott hatókörrel. Vizualizáljon teljesítménymutatókat, hogy megbeszéléseket kezdeményezzen az érdekelt felekkel a projekt befejezéséről és sikeréről. Emellett hasonlítsa össze a projekt mérőszámait a korábbi projektek sikereivel vagy kudarcaival.

17. Zárja be a projektet:

Vizualizálja a projekt befejezésének lépéseit. A Power BI segít a projektzárási folyamatok dokumentálásában és kommunikációjában. Így biztosítjuk a teljesítmények zökkenőmentes átadását.

Eligazítás

Integrálja a Power BI-t minden egyes projektfázisba, hogy átfogó és dinamikus projekt-műszerfalat hozzon létre. Nem minden vizuális elem kötelező, de a Power BI alkalmazása segít abban, hogy minden fázisban a projekt csúcsán maradjon. Tegye képessé csapatát a megvalósítható betekintésekkel, segítse elő az együttműködést, és navigáljon a projektmenedzsment összetettségében. A projektsiker többé már nem csak egy cél, a Power BI segítségével ez egy vizualizált utazás.

¹ Az ebben a cikkben szereplő projektfázisok a következő cikken alapulnak: Harvard Business Review. (2016, november 3.). A projektmenedzsment négy fázisa.