Üzleti intelligencia kisvállalkozások számára - Mikor van értelme? - RÉSZ

Aki ismeri a jövőt, az előrébb jár! Olvassa el 3 részes cikkünkben, hogy miért különösen fontos az üzleti intelligencia a kis- és középvállalkozások (kkv-k) számára, milyen kihívást jelent valójában az első lépés, de mik a lényeges előnyök is, és hogyan közelítheti meg hatékonyan az egész témát. Andreas Malik, a KKV-k controlling és menedzsment szakértője, valamint az üzleti intelligencia specialistái és az egyik vezető adatvizualizációs és dashboard szolgáltató, a Power BI és a Qlik Sense alapítói, Stefan Preusler és Dominik Galsheimer, a Power BI és a Qlik Sense területén, tapasztalataikkal és szakértői tudásukkal kalauzolják végig Önt a cikksorozat e 3 izgalmas részén. Az első részben azt vizsgáljuk meg, hogy az üzleti intelligencia és a kkv-k miért illenek össze. A második rész az előnyök egyértelmű azonosításával és így a megfelelő időpont megtalálásával foglalkozik. A harmadik rész aztán bemutatja a megvalósítás és bevezetés fontos első lépéseit

2. rész: A megfelelő időpont megtalálása és az előnyök felismerése

A legtöbb esetben nem könnyű meghatározni a megfelelő időpontot a BI-rendszerre való áttérésre. El kell ismernünk, hogy az Excelben lévő teljes körű jelentéstétel sok fáradságos aprólékos munkával épült fel, és folyamatosan az aktuális igényekhez igazodik. Egyes esetekben az adaptációt sok különböző ember, gyakornokok vagy ideiglenes alkalmazottak végzik, akik a megfelelő Excel-ismereteket hozzák magukkal. A tapasztalat azt mutatja, hogy az alábbi állítások azt jelzik, hogy az Excel elérte a határait:

Az Excel fájlok egyre nagyobbak és nagyobbak, és adatbázisként szolgálnak.
Gyakran összeomlanak és nagyon nehézkessé válnak
Ezek általában csak helyben kaphatók. A jelentéseket kinyomtatják vagy postai úton küldik el. Az "igazság" több mappaszerkezetben, postafiókban, fizikai irattárakban és fiókokban létezik.
A változtatások egyre több erőfeszítést igényelnek, és hosszú ideig tart a végrehajtásuk.
Az adatokat egyre gyakrabban manuálisan viszik át egyik Excel-fájlból a másikba.
Egyre több az ellentmondás a jelentések/jelentési események között, és egyre nagyobb az ellenőrzési erőfeszítés a hivatalos jelentések és az értékelési események tekintetében.
A vezetésen kívül egyre több belső jelentés címzettje van, akiknek egyéni jelentésigényeik vannak.
Ha a jelentéstétel decentralizált, pl. termék- vagy értékesítési területekre, további következetlenségek lépnek fel, és egyes esetekben eltérő adatokat jelentenek.
A belső érdekeltek mellett egyre több olyan külső érdekelt fél is van, aki ragaszkodik a jogi struktúrákhoz (taxonómiákhoz), amelyek általában nagyon eltérnek a belső struktúráktól.
Egyre gyakrabban kérik a részletekre vonatkozó ad hoc elemzéseket. Az adatszerkezetek nem egyeznek, és azokat nagy erőfeszítéssel kell feldolgozni és összehasonlíthatóvá tenni.
A pénzügyi adatokat egyre inkább meg kell magyarázni a működési adatokkal, pl. a termék-, piac- és ügyfélösszetétel, az árrés, a termelési eltérések stb. hatásával.
A táblázatos struktúrák már nem elegendőek az összefüggések összefoglaló bemutatására. Az eredmény "számtemetők".
Az adatokat és a kapcsolatokat egyre inkább több dimenzióval kell magyarázni, pl. termékek, ügyfelek, fióktelepek, régiók, üzleti egységek, termelési helyszínek, stb.

Milyen előnyöket kínálnak a BI-megoldások?

Amikor a vállalatok egyre gyakrabban szembesülnek a fent említett kihívásokkal, fontolóra veszik egy BI-rendszer bevezetését. A BI-rendszer előnyei a kkv-k számára a következőkben foglalhatók össze:

Egységes és átfogó adatalap bármikor használható (az alap pénzügyi és nem pénzügyi adatok).
Egységes és integrált adatstruktúrákat használnak minden jelentésben.
A szabványosított vizualizációk lehetőséget adnak a jelentéskészítőknek arra, hogy nagyon hatékonyan és integráltan hozzanak létre és mutassanak be összetett összefüggéseket.
Az információk egységes terjesztése főként online és minden eszközön elérhető, reszponzív formában. A felhasználók egy reaktív felületen egyénileg lekérdezhetik és ellenőrizhetik az információs igényeket, pl. szűrőkön vagy drill-downokon keresztül, vagy más kapcsolódó adatokhoz való további hozzáféréssel.

Különösen a létrehozással, a javítással és az ellenőrzéssel kapcsolatos megnövekedett manuális erőfeszítések csökkennek. Emellett olyan funkciókat kínálnak, amelyek rendkívül megkönnyítik a megnövekedett követelmények teljesítését.

A BI-rendszer alapvető célja nem kerülhet ki a fókuszból, azaz a döntések támogatása és az adatokból való betekintés. A BI-rendszer akkor hasznos, ha mentesíti a vállalatot a manuális tevékenységektől. A tevékenységek nemcsak a meglátások létrehozásában, hanem az értelmezésben és a döntések levezetésében is. Ez leginkább akkor valósul meg, ha olyan összefüggések vagy függőségek jelennek meg, amelyeket egyébként magának az emberi értelemnek és agynak kellene megalkotnia. Különösen sok információ feldolgozásakor az emberi agy eléri azokat a határokat, amelyek egy technikai rendszer esetében eleinte nem léteznek.

A harmadik részben arról olvashat, hogyan kell helyesen felépíteni a BI témáját, és mik lehetnek az első konkrét lépések a vállalat számára.

További kérdés esetén állunk rendelkezésére: