Üzleti intelligencia kisvállalkozások számára - Mikor van értelme?

Aki ismeri a jövőt, az előrébb jár! Olvassa el 3 részes cikkünkben, hogy miért különösen fontos az üzleti intelligencia a kis- és középvállalkozások (kkv-k) számára, milyen kihívást jelent valójában az első lépés, de mik a lényeges előnyök is, és hogyan közelítheti meg hatékonyan az egész témát. Andreas Malik, a KKV-k controlling és menedzsment szakértője, valamint az üzleti intelligencia specialistái és az egyik vezető adatvizualizációs és dashboard szolgáltató, a Power BI és a Qlik Sense alapítói, Stefan Preusler és Dominik Galsheimer, a Power BI és a Qlik Sense területén, tapasztalataikkal és szakértői tudásukkal kalauzolják végig Önt a cikksorozat e 3 izgalmas részén. Az első részben azt vizsgáljuk meg, hogy az üzleti intelligencia és a kkv-k miért illenek össze. A második rész az előnyök egyértelmű azonosításával és így a megfelelő időpont megtalálásával foglalkozik. A harmadik rész aztán bemutatja a megvalósítás és bevezetés fontos első lépéseit

1. rész: Miért illenek össze a BI és a kkv-k

Válságok, háborúk és az üzleti környezet egyre gyorsabb változásai idején fontos, hogy a vállalatok idejében reagáljanak.

E kihívások leküzdése érdekében az összes üzleti folyamatra vonatkozó adatokat elemezni kell, hogy azokat értelmes módon lehessen összefoglalni, és a döntések szempontjából releváns információk elkészítéséhez szükséges időt a lehető legalacsonyabb szinten lehessen tartani. Ezt a feladatot az úgynevezett üzleti intelligencia (Business Intelligence, BI) látja el. A BI az adatok szisztematikus elemzésére szolgáló módszerek és folyamatok gyűjtőfogalma.

Néhány évvel ezelőttig a BI a nagyvállalatok számára volt fenntartva. Különösen a BI-megoldások magas költségei miatt az üzleti intelligencia nem volt érdekes a középvállalkozások számára. Időközben azonban a BI megérkezett a kis- és középvállalkozásokhoz (kkv-k) is. De hHogyan határozzák meg ezeket a kkv-kat?

A legtöbb nagyon kicsi vállalkozások (uniós meghatározás <10 alkalmazott, árbevétel < 2 millió EUR évente) az adatmodell kezelhető és MS-Excel segítségével leképezhető. Itt a kiválasztott alapértékek és kulcsszámok gyakran elegendőek a havi eltéréselemzéshez. A bemutatás egy DIN-A4-es oldalon történik az eredménykimutatással, a mérleggel és a likviditási adatokkal. Ezenkívül a rendelésállományra, a termelékenységre (vagy kapacitáskihasználtságra) és az általános piaci eseményekre vonatkozó információk is bemutatásra kerülnek.

A oldalon. kisvállalkozások (10-50 alkalmazott, évi 2-10 millió eurós árbevétel), az ellenőrzési rendszer valamivel kiterjedtebb. A több kulcsszám és eltéréselemzés mellett általában van egy előnézet/előrejelzés is.

A következő esetekben középvállalkozások (50 - 250 alkalmazott, évi 10 - 50 millió eurós árbevétel) a részletes értékek, kulcsszámok és elemzések mellett a jövőre vonatkozó információkat is figyelembe veszik. Ezáltal a hangsúly a kiegyensúlyozott és világos információsűrűségre helyeződik.

A BI-megoldások nem kész rendszerek, hanem a vállalat számára egyedileg kerülnek beállításra (testreszabás). A vállalat mindenkori igényeinek figyelembevételével tervezik meg. A gondos tervezés döntő fontosságú a BI-rendszer előnyei és gyakorlatiassága szempontjából.

A BI koncepciója vagy "Milyen elemzést láthat az ügyfél a pilótafülkében?"

• Az első lépésben meg kell határozni a jövőbeli BI vállalatspecifikus célját. Ehhez a vállalkozónak/ellenőrnek meg kell fogalmaznia, hogy milyen kulcsszámokat és értékeléseket szeretne a végén kapni.
• A következő lépésben ezeket a követelményeket pontosítják és konkretizálják. 3.
• A kulcsadatok/információk megszerzéséhez meg kell vizsgálni, hogy mely adatok állnak már rendelkezésre, és melyekre van még szükség. Tisztázni kell az adatforrásokat.
• A jelentéstételi rendszert a korábban meghatározott kulcsszámok és elemzések alapján alakították ki.
• A különböző forrásokból származó releváns adatok összekapcsolása (adattárház létrehozása).
• Az adatalap összekapcsolása a kívánt jelentési rendszerrel.
• Eredmény: vállalatspecifikus pilótafülke

BI rendszer kontra Excel, vagy "Mikor váltsak át az Excelről BI rendszerre?"

Az MS-Excel segítségével manapság számos elemzést készíthet, és kis automatizálásokat (VBA makrókat) hozhat létre. Előnye, hogy minden cégnél elérhető, gyorsan bevezethető és olcsó is.

• Mint egy nagyon kicsi vállalkozások, ez általában elég. Itt lehet értelme egy kontrolling szakértő segítségével meghatározni, hogy ezek az értékelések elegendőek-e a vállalat sikeres irányításához.
• Mint egy kisvállalat, a vállalati vezetés Excel-alapú értékelései gyorsan elérik határaikat. A magas kézi ráfordítások hibakényesek, időigényesek és egydimenziósak. Ezen a ponton érdemes megvizsgálni a BI előnyeit. A legegyszerűbb módja egy nem kötelező erejű konzultáció megszervezése.
• Mint egy középvállalat, a sikeres üzleti működéshez elengedhetetlen egy BI-rendszer. Egy tisztán MS-Excel alapú rendszerrel rengeteg időt és pénzt pazarol el.

A cikksorozat második része jövő héten jelenik meg. Itt arról olvashat, hogy miért jelent kihívást a BI bevezetésének megfelelő időpontjának meghatározása, és hogyan lehet úrrá lenni ezen a feladaton.

További kérdés esetén állunk rendelkezésére: