Dalam lanskap manajemen proyek yang dinamis, di mana ketepatan dan kejelian adalah yang terpenting, memanfaatkan teknologi sangatlah penting. Microsoft Power BI telah muncul sebagai pengubah permainan. Power BI menawarkan kepada manajer proyek platform dinamis untuk meningkatkan proses pengambilan keputusan mereka.

Dalam panduan komprehensif ini, kita akan mengeksplorasi bagaimana Power BI dapat meningkatkan setiap fase¹ manajemen proyek. Kami berbicara tentang aspek fundamental dari dasbor manajemen proyek yang kuat.

Tahap Perencanaan Proyek

1. Tentukan Masalah Sebenarnya:

Sebelum terjun ke dalam proyek, sangat penting untuk menentukan masalah yang ingin Anda selesaikan. Power BI membantu dalam hal ini dengan membantu Anda menganalisis data historis, mengidentifikasi pola, dan mengungkap masalah yang mendasarinya. Visualisasikan faktor keberhasilan dan kegagalan proyek sebelumnya untuk membuat keputusan yang tepat.

2. Identifikasi Pemangku Kepentingan:

Kemampuan Power BI meluas ke manajemen pemangku kepentingan. Buat visual yang menyoroti berbagai fungsi atau individu yang terpengaruh oleh proyek. Gunakan bagan organisasi interaktif untuk menunjukkan kontribusi dan harapan mereka. Dengan demikian, kami memastikan keselarasan sejak awal.

3. Tentukan Tujuan Proyek:

Menyusun tujuan yang eksplisit dan dapat dikelola adalah sebuah tantangan. Ekspektasi dan tujuan pemangku kepentingan juga dapat berubah selama proyek berlangsung. Fleksibilitas Power BI memungkinkan Anda mengadaptasi tujuan saat Anda mengumpulkan lebih banyak informasi. Misalnya, membuat visual yang memperbarui tujuan berdasarkan data real-time.

4. Menentukan Ruang Lingkup, Sumber Daya, dan Tugas Utama:

Visualisasikan ruang lingkup dan tugas proyek, perkirakan jadwal dan biaya. Hal ini membantu memastikan Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang kebutuhan sumber daya. Gunakan Power BI untuk memecah aktivitas yang kompleks dengan Struktur Perincian Kerja (WBS).

5. Mempersiapkan diri untuk pertukaran (trade-off):

Power BI membantu dalam membangun keseimbangan antara waktu, biaya, dan kualitas. Integrasikan data Anda untuk membuat visual yang menunjukkan bagaimana variasi variabel-variabel ini memengaruhi hasil proyek. Transparansi ini memfasilitasi pengambilan keputusan yang tepat dan penyelarasan pemangku kepentingan.

Fase Pembangunan Proyek

6. Kumpulkan Tim Anda:

Manfaatkan Power BI untuk menilai keterampilan yang dibutuhkan dan memvisualisasikan komposisi tim. Gunakan visual untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan, merencanakan pelatihan, dan melengkapi tim Anda untuk sukses.

7. Merencanakan Penugasan:

Buat visual yang memudahkan komunikasi yang transparan di dalam tim. Memvisualisasikan tugas, keterampilan yang dibutuhkan, dan keahlian individu, memastikan dinamika tim yang kohesif.

8. Buat Jadwal:

Kemampuan Power BI meluas ke penjadwalan proyek melalui bagan Gantt. Kembangkan visual yang mengilustrasikan jadwal, mengidentifikasi jalur kritis, dan menyelaraskan dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan. Pertahankan jadwal yang realistis dalam batasan.

9. Adakan Pertemuan Awal:

Sebagian besar visual Power BI dapat diekspor ke MS PowerPoint. Selama pertemuan awal, gunakan visual Power BI untuk menjelaskan rencana, tujuan, dan kerangka waktu proyek. Dorong anggota tim untuk memberikan masukan, mendorong kolaborasi dan pemahaman bersama.

10. Kembangkan Anggaran:

Gunakan Power BI untuk membuat anggaran yang komprehensif. Visualisasikan biaya di seluruh kategori, dapatkan masukan dari pemangku kepentingan, dan pertahankan fleksibilitas dalam batasan anggaran.

Tahap Implementasi Proyek

11. Memantau dan Mengendalikan Proses dan Anggaran:

Pasang visual pemantauan proyek di Power BI seperti Matriks Risiko Power BI kami. Memvisualisasikan risiko di samping kemajuan proyek memungkinkan pandangan holistik tentang tantangan potensial. Inilah caranya:

Penilaian Dampak dan Probabilitas Risiko: Matriks Risiko untuk Power BI membantu dalam menilai dampak dan probabilitas setiap risiko. Gunakan sel berkode warna untuk merepresentasikan tingkat keparahan risiko. Hal ini memungkinkan identifikasi cepat area yang berdampak tinggi.

Pelacakan Anggaran secara real-time: Menggabungkan visual pelacakan anggaran dengan Matriks Risiko. Tetapkan implikasi anggaran untuk setiap risiko yang teridentifikasi, memberikan gambaran umum yang komprehensif tentang potensi dampak keuangan. Seiring dengan perkembangan risiko, visual anggaran Anda akan diperbarui secara real-time, memastikan pemantauan keuangan yang akurat.

Drill-through untuk Analisis Detail: Memajukan Matriks Risiko dengan fungsi drill-through. Pendalaman terhadap risiko tertentu dapat mencakup analisis terperinci, menampilkan implikasi keuangan yang relevan, dan strategi mitigasi yang diperlukan.

12. Respons yang Fleksibel terhadap Perubahan:

Kemampuan data real-time Power BI memberdayakan Anda untuk merespons perubahan dengan cepat. Visualisasikan data untuk mengidentifikasi masalah potensial, memungkinkan pengambilan keputusan proaktif dan koreksi arah.

13. Laporan Kemajuan:

Buat visual bagi para pemangku kepentingan untuk memberikan pembaruan rutin dan laporan status. Mengekspor visual ke PowerPoint akan membuat rapat status reguler menjadi mudah. Power BI memungkinkan Anda untuk menyesuaikan laporan berdasarkan preferensi pemangku kepentingan, mendorong transparansi dan kepercayaan.

14. Mengadakan Rapat Tim Mingguan:

Gunakan Power BI untuk menyusun rapat tim di sekitar metrik utama. Visualisasikan data kinerja, diskusikan target yang terlewat, dan rayakan keberhasilan. Alat ini membantu menjaga fokus pada aktivitas penting dan menjaga tim tetap selaras.

15. Mengelola Masalah:

Visual Power BI dapat membantu mengidentifikasi dan mengelola masalah yang muncul. Pantau dinamika tim dan metrik proyek untuk mengatasi masalah sebelum masalah tersebut meningkat. Di sini, Matriks Risiko membantu melacak dan mengatasi risiko untuk mencegah hasil yang merugikan.

Tahap Penutupan Proyek

16. Mengevaluasi Kinerja Proyek:

Gunakan Power BI untuk membandingkan kemajuan proyek dengan ruang lingkup yang telah ditentukan sebelumnya. Visualisasikan metrik kinerja untuk memulai diskusi dengan para pemangku kepentingan tentang penyelesaian dan keberhasilan proyek. Juga, bandingkan metrik proyek dengan keberhasilan atau kegagalan proyek sebelumnya.

17. Menutup Proyek:

Memvisualisasikan langkah-langkah yang terlibat dalam menyelesaikan proyek. Power BI membantu dalam mendokumentasikan dan mengomunikasikan proses penutupan proyek. Oleh karena itu, kami memastikan transisi hasil yang lancar.

Tanya jawab

Integrasikan Power BI ke dalam setiap fase proyek untuk membuat dasbor proyek yang komprehensif dan dinamis. Tidak semua visual adalah suatu keharusan, tetapi menerapkan Power BI akan membantu Anda untuk tetap berada di atas proyek Anda di setiap fase. Berdayakan tim Anda dengan wawasan yang dapat ditindaklanjuti, mendorong kolaborasi, dan menavigasi kompleksitas manajemen proyek. Keberhasilan proyek bukan lagi sekadar tujuan, dengan Power BI, ini adalah perjalanan yang divisualisasikan.

¹ Fase-fase proyek dalam artikel ini didasarkan pada artikel berikut: Harvard Business Review. (2016, November 3). Empat Fase Manajemen Proyek.