Nel panorama dinamico della gestione dei progetti, dove precisione e lungimiranza sono fondamentali, sfruttare la tecnologia è fondamentale. Microsoft Power BI è emersa come un elemento di svolta. Power BI offre ai project manager una piattaforma dinamica per migliorare i loro processi decisionali.

In questa guida completa, analizzeremo come Power BI può migliorare ogni fase.¹ della gestione dei progetti. Parliamo degli aspetti fondamentali di un potente cruscotto di gestione dei progetti.

Fase di pianificazione del progetto

1. Definire il problema reale:

Prima di immergersi nel progetto, è fondamentale individuare il problema che si sta cercando di risolvere. Power BI aiuta ad analizzare i dati storici, a identificare gli schemi e a scoprire i problemi sottostanti. Visualizzate i fattori di successo e di fallimento dei progetti passati per prendere decisioni informate.

2. Identificare le parti interessate:

Le funzionalità di Power BI si estendono alla gestione degli stakeholder. Create immagini che evidenzino le varie funzioni o persone interessate dal progetto. Utilizzate organigrammi interattivi per mostrare i loro contributi e le loro aspettative. In questo modo, garantiamo l'allineamento fin dall'inizio.

3. Definire gli obiettivi del progetto:

La definizione di obiettivi espliciti e gestibili è una sfida. Le aspettative e gli obiettivi degli stakeholder possono anche cambiare nel corso del progetto. La flessibilità di Power BI consente di adattare gli obiettivi man mano che si raccolgono informazioni. Ad esempio, è possibile creare immagini che aggiornano gli obiettivi in base ai dati in tempo reale.

4. Determinare l'ambito, le risorse e i compiti principali:

Visualizzate l'ambito e le attività del progetto, stimate le tempistiche e i costi. Questo aiuta a garantire una chiara comprensione dei requisiti di risorse. Utilizzate Power BI per suddividere le attività complesse con una Work Breakdown Structure (WBS).

5. Prepararsi ai compromessi:

Power BI aiuta a stabilire un equilibrio tra tempi, costi e qualità. Integrate i vostri dati per creare immagini che mostrino come le variazioni di queste variabili influenzino i risultati del progetto. Questa trasparenza facilita il processo decisionale informato e l'allineamento degli stakeholder.

Fase di costruzione del progetto

6. Assemblare la squadra:

Sfruttate Power BI per valutare le competenze richieste e visualizzare la composizione del team. Utilizzate le immagini per identificare le lacune di competenze, pianificare la formazione e preparare il vostro team al successo.

7. Piano Assegnazioni:

Creare immagini che facilitino una comunicazione trasparente all'interno del team. Visualizzare i compiti, le competenze richieste e le abilità individuali, assicurando una dinamica di squadra coesa.

8. Creare il programma:

Le funzionalità di Power BI si estendono alla pianificazione dei progetti attraverso i diagrammi di Gantt. Sviluppate visualizzazioni che illustrino le tempistiche, identifichino i percorsi critici e si allineino alle scadenze prefissate. Mantenere una pianificazione realistica nel rispetto dei vincoli.

9. Organizzare una riunione di avvio:

La maggior parte delle immagini di Power BI sono esportabili in MS PowerPoint. Durante la riunione di avvio, utilizzate le immagini di Power BI per spiegare il piano del progetto, gli obiettivi e i tempi. Incoraggiate i membri del team a fornire contributi, favorendo la collaborazione e la comprensione condivisa.

10. Sviluppare un budget:

Usate Power BI per creare un budget completo. Visualizzate i costi tra le varie categorie, chiedete il contributo degli stakeholder e mantenete la flessibilità entro i limiti del budget.

Fase di attuazione del progetto

11. Monitoraggio e controllo del processo e del budget:

Installate in Power BI delle visualizzazioni per il monitoraggio dei progetti, come la nostra Matrice dei rischi di Power BI. La visualizzazione dei rischi accanto all'avanzamento del progetto consente di avere una visione olistica delle potenziali sfide. Ecco come fare:

Valutazione dell'impatto e della probabilità del rischio: La Matrice dei rischi per Power BI aiuta a valutare l'impatto e la probabilità di ciascun rischio. Utilizzate celle colorate per rappresentare la gravità dei rischi. Ciò consente di identificare rapidamente le aree ad alto impatto.

Monitoraggio del budget in tempo reale: Combinare le immagini di monitoraggio del budget con la matrice dei rischi. Assegnate le implicazioni di bilancio a ciascun rischio identificato, fornendo una panoramica completa dei potenziali impatti finanziari. Con l'evolversi dei rischi, le visualizzazioni del budget si aggiornano in tempo reale, garantendo un monitoraggio finanziario accurato.

Perforazione per un'analisi dettagliata: Avanzare la matrice di rischio grazie alle funzionalità di drill-through. L'approfondimento di un rischio specifico può includere un'analisi dettagliata, la visualizzazione delle relative implicazioni finanziarie e delle strategie di mitigazione richieste.

12. Risposta flessibile ai cambiamenti:

Le funzionalità di Power BI per i dati in tempo reale consentono di rispondere prontamente ai cambiamenti. Visualizzate i dati per identificare potenziali problemi, consentendo di prendere decisioni proattive e correggere la rotta.

13. Relazione sullo stato di avanzamento:

Create immagini per le parti interessate per fornire aggiornamenti regolari e rapporti sullo stato di avanzamento. L'esportazione di immagini in PowerPoint renderà semplici le riunioni periodiche sullo stato di avanzamento dei lavori. Power BI consente di personalizzare i report in base alle preferenze degli stakeholder, favorendo la trasparenza e la fiducia.

14. Organizzare riunioni di squadra settimanali:

Utilizzate Power BI per strutturare le riunioni del team in base alle metriche chiave. Visualizzate i dati sulle prestazioni, discutete gli obiettivi mancati e celebrate i successi. Questo strumento aiuta a mantenere la concentrazione sulle attività essenziali e a mantenere il team allineato.

15. Gestire i problemi:

Le visualizzazioni di Power BI possono aiutare a identificare e gestire i problemi emergenti. Osservate le dinamiche del team e le metriche del progetto per affrontare i problemi prima che si aggravino. In questo caso, la Matrice dei rischi aiuta a tenere traccia e ad affrontare i rischi per prevenire gli esiti negativi.

Fase di chiusura del progetto

16. Valutare le prestazioni del progetto:

Usate Power BI per confrontare i progressi del progetto con l'ambito inizialmente definito. Visualizzate le metriche di performance per avviare discussioni con gli stakeholder sul completamento e sul successo del progetto. Inoltre, confrontate le metriche del progetto con i successi o i fallimenti dei progetti precedenti.

17. Chiudere il progetto:

Visualizzate le fasi di chiusura del progetto. Power BI aiuta a documentare e comunicare i processi di chiusura del progetto. In questo modo, assicuriamo una transizione fluida dei prodotti.

Resoconto

Integrate Power BI in ogni fase del progetto per creare un cruscotto completo e dinamico. Non tutte le visualizzazioni sono indispensabili, ma l'applicazione di Power BI vi aiuterà a tenere sotto controllo il vostro progetto in ogni fase. Potenziate il vostro team con informazioni utili, promuovete la collaborazione e affrontate le complessità della gestione dei progetti. Il successo di un progetto non è più solo un obiettivo, con Power BI è un viaggio visualizzato.

¹ Le fasi del progetto riportate in questo articolo si basano sul seguente articolo: Harvard Business Review. (2016, 3 novembre). Le quattro fasi della gestione dei progetti.