Business Intelligence per le piccole imprese: quando ha senso?

Chi conosce il futuro è in vantaggio! Leggete nel nostro articolo in tre parti perché la Business Intelligence è particolarmente importante per le piccole e medie imprese (PMI), quanto sia impegnativo il primo passo, ma quali sono anche i vantaggi essenziali e come si può affrontare l'intero argomento in modo efficiente. L'esperto di PMI per il controllo e la gestione Andreas Malik e gli specialisti di business intelligence e fondatori di uno dei principali fornitori di visualizzazioni di dati e cruscotti nel campo di Power BI e Qlik Sense, Stefan Preusler e Dominik Galsheimer, vi guideranno attraverso queste 3 entusiasmanti parti della serie di articoli con le loro esperienze e conoscenze specialistiche. Nella prima parte, esaminiamo perché la Business Intelligence e le PMI vanno bene insieme. La seconda parte si occupa di identificare chiaramente i vantaggi e quindi di trovare il momento giusto per iniziare. La terza parte mostra i primi passi importanti per l'implementazione e l'introduzione della Business Intelligence.

Parte 1: Perché BI e PMI vanno d'accordo

In tempi di crisi, guerre e cambiamenti sempre più rapidi del contesto economico, è importante che le aziende reagiscano tempestivamente.

Per vincere queste sfide, è necessario analizzare i dati relativi a tutti i processi aziendali per sintetizzarli in modo significativo e ridurre al minimo il tempo necessario per la preparazione delle informazioni rilevanti per le decisioni. Questo compito è svolto dalla cosiddetta Business Intelligence (BI). BI è un termine collettivo che indica metodi e processi per l'analisi sistematica dei dati.

Fino a qualche anno fa, la BI era riservata alle grandi aziende. Soprattutto per i costi elevati delle soluzioni di BI, la Business Intelligence non era interessante per le medie imprese. Nel frattempo, però, la BI è arrivata anche nelle piccole e medie imprese (PMI). Ma come vengono definite queste PMI?

Per la maggior parte molto piccolo imprese (definizione UE < 10 dipendenti, fatturato < 2 milioni di euro annui) il modello di dati è gestibile e viene mappato con MS-Excel. In questo caso, i valori di base selezionati e le cifre chiave sono spesso sufficienti per l'analisi mensile delle variazioni. La presentazione avviene su una pagina DIN-A4 con conto economico, bilancio e dati sulla liquidità. Inoltre, vengono presentate informazioni sulla situazione degli ordini, sulla produttività (o sull'utilizzo della capacità) e sugli eventi generali del mercato.

In piccole aziende (10-50 dipendenti, fatturato di 2-10 milioni di euro l'anno), il sistema di controllo è un po' più esteso. Oltre a un maggior numero di cifre chiave e di analisi delle variazioni, di solito è disponibile anche un'anteprima/previsione.

Nel caso di aziende di medie dimensioni (50-250 dipendenti, fatturato di 10-50 milioni di euro l'anno), oltre ai valori dettagliati, alle cifre chiave e alle analisi, vengono prese in considerazione anche le informazioni rilevanti per il futuro. In questo modo si punta a una densità di informazioni equilibrata e chiara.

Le soluzioni di BI non sono sistemi pronti all'uso, ma vengono configurate individualmente per l'azienda (personalizzazione). Vengono progettate tenendo conto dei rispettivi requisiti dell'azienda. Una progettazione accurata è fondamentale per i benefici e la praticità di un sistema di BI.

La concezione della BI o "Quale analisi può vedere il cliente nel suo cockpit?".

• Nella prima fase, occorre definire l'obiettivo specifico dell'azienda per la futura BI. A tal fine, l'imprenditore/controllore deve formulare quali cifre e valutazioni chiave desidera ottenere alla fine.
• Nella fase successiva, questi requisiti vengono perfezionati e concretizzati. 3.
• Per ottenere le cifre/informazioni chiave, occorre esaminare quali dati sono già disponibili e quali sono ancora necessari. Le fonti dei dati devono essere chiarite.
• Il sistema di reporting è progettato sulla base delle cifre chiave e delle analisi precedentemente definite.
• Collegare i dati rilevanti da varie fonti (creazione di un data warehouse).
• Collegamento della base dati con il sistema di reporting desiderato.
• Risultato: cockpit specifico per l'azienda

Un sistema di BI contro Excel, ovvero "Quando passare da Excel a un sistema di BI?".

Con MS-Excel è possibile effettuare molte analisi e creare piccole automazioni (macro VBA). I vantaggi sono che è disponibile in ogni azienda, può essere implementato rapidamente ed è anche economico.

• Come molto piccolo impresedi solito è sufficiente. In questo caso può essere opportuno stabilire, con l'aiuto di un esperto di controlling, se queste valutazioni sono sufficienti per gestire con successo l'azienda.
• Come piccola aziendaLe valutazioni basate su Excel per la gestione aziendale raggiungono rapidamente i loro limiti. Le elevate spese manuali sono soggette a errori, richiedono tempo e sono monodimensionali. A questo punto è opportuno esaminare i vantaggi della BI. Il modo più semplice è quello di organizzare una consulenza non vincolante.
• Come azienda di medie dimensioniÈ essenziale disporre di un sistema di BI per operare con successo come azienda. Con un sistema basato esclusivamente su MS-Excel si spreca molto tempo e denaro.

La seconda parte della serie di articoli sarà pubblicata la prossima settimana. Qui potrete leggere perché determinare il momento giusto per introdurre la BI è impegnativo e come potete padroneggiare questo compito.

Per ulteriori domande, restiamo a vostra disposizione: