Business Intelligence per le piccole imprese - Quando ha senso? - PARTE 2

Chi conosce il futuro è in vantaggio! Leggete nel nostro articolo in tre parti perché la Business Intelligence è particolarmente importante per le piccole e medie imprese (PMI), quanto sia impegnativo il primo passo, ma quali sono anche i vantaggi essenziali e come si può affrontare l'intero argomento in modo efficiente. L'esperto di PMI per il controllo e la gestione Andreas Malik e gli specialisti di business intelligence e fondatori di uno dei principali fornitori di visualizzazioni di dati e cruscotti nel campo di Power BI e Qlik Sense, Stefan Preusler e Dominik Galsheimer, vi guideranno attraverso queste 3 entusiasmanti parti della serie di articoli con le loro esperienze e conoscenze specialistiche. Nella prima parte, esaminiamo perché la Business Intelligence e le PMI vanno bene insieme. La seconda parte si occupa di identificare chiaramente i vantaggi e quindi di trovare il momento giusto per iniziare. La terza parte mostra i primi passi importanti per l'implementazione e l'introduzione della Business Intelligence.

Parte 2: Trovare il momento giusto e riconoscere i vantaggi

Nella maggior parte dei casi, non è facile determinare il momento giusto per passare a un sistema di BI. Dobbiamo ammettere che la reportistica completa in Excel è stata costruita con grande impegno in un minuzioso lavoro di dettaglio e viene costantemente adattata alle esigenze attuali. In alcuni casi, l'adattamento viene effettuato da molte persone diverse, stagisti o lavoratori temporanei, che apportano il know-how Excel appropriato. L'esperienza ha dimostrato che le seguenti affermazioni indicano che Excel sta raggiungendo i suoi limiti:

• I file di Excel sono sempre più grandi e servono come base di dati.
• Spesso si bloccano e diventano molto ingombranti
• Di solito sono disponibili solo a livello locale. I rapporti vengono stampati o inviati per posta. La "verità" esiste in molteplici strutture di cartelle, caselle di posta elettronica, archivi fisici e cassetti.
• I cambiamenti richiedono sempre più sforzi e tempi lunghi per la loro implementazione
• I dati vengono sempre più spesso trasferiti manualmente da un file Excel all'altro.
• Si verificano sempre più incongruenze tra i rapporti e gli eventi di reporting e aumenta lo sforzo di controllo per i rapporti ufficiali e gli eventi di valutazione.
• Oltre alla direzione, ci sono sempre più destinatari di report interni con esigenze di report individuali.
• Se il reporting è decentralizzato, ad esempio, alle aree di prodotto o di vendita, si verificano ulteriori incoerenze e in alcuni casi vengono riportati dati diversi.
• Oltre agli stakeholder interni, ci sono anche sempre più stakeholder esterni che insistono su strutture legali (tassonomie) che di solito sono molto diverse dalle strutture interne.
• Le analisi ad hoc sui dettagli sono sempre più richieste. Le strutture dei dati non coincidono e devono essere elaborate e rese comparabili con un notevole sforzo.
• I dati finanziari devono essere sempre più spiegati con i dati operativi, ad esempio l'impatto del mix di prodotti, mercati e clienti, il margine, le variazioni di produzione, ecc.
• Le strutture tabellari non sono più sufficienti per presentare in modo sintetico le interrelazioni. Il risultato è un "cimitero di numeri".
• I dati e le interrelazioni devono essere sempre più spiegati da diverse dimensioni, ad esempio prodotti, clienti, filiali, regioni, unità aziendali, siti di produzione, ecc.

Quali vantaggi offrono le soluzioni di BI?

Quando le aziende si trovano sempre più spesso ad affrontare le sfide sopra citate, prendono in considerazione l'introduzione di un sistema di BI. I vantaggi di un sistema di BI per le PMI possono essere riassunti come segue:

• Una base di dati uniforme e completa può essere utilizzata in qualsiasi momento (la base è costituita da dati finanziari e non finanziari)
• In tutti i report vengono utilizzate strutture di dati uniformi e integrate.
• Le visualizzazioni standardizzate danno ai creatori di report la possibilità di creare e presentare relazioni complesse in modo molto efficiente e integrato.
• Distribuzione uniforme delle informazioni, per lo più online e disponibili su tutti i dispositivi in forma reattiva. Gli utenti possono recuperare e controllare individualmente le informazioni necessarie in un'interfaccia reattiva, ad esempio attraverso filtri o drill-down o ulteriori accessi ad altri dati collegati.

In particolare, si riducono gli sforzi manuali per la creazione, la correzione e la verifica. Inoltre, vengono offerte funzioni che rendono estremamente facile soddisfare i crescenti requisiti.

L'obiettivo essenziale di un sistema di BI non deve uscire dal focus, che è quello di supportare le decisioni e ottenere approfondimenti dai dati. Il sistema di BI è utile se solleva l'azienda dalle attività manuali. Attività che non riguardano solo la creazione di approfondimenti, ma anche l'interpretazione e l'elaborazione di decisioni. Ciò si ottiene soprattutto quando vengono mostrate correlazioni o dipendenze, che altrimenti dovrebbero essere realizzate dalla comprensione umana e dal cervello stesso. Soprattutto quando elabora molte informazioni, il cervello umano raggiunge dei limiti che non esistono in un sistema tecnico.

Leggete nella terza parte come strutturare correttamente il tema della BI e quali possono essere i primi passi concreti per la vostra azienda.

Per ulteriori domande, restiamo a vostra disposizione: