정확성과 선견지명이 가장 중요한 프로젝트 관리의 역동적인 환경에서는 기술 활용이 매우 중요합니다. Microsoft Power BI는 업계의 판도를 바꾸고 있습니다. Power BI는 프로젝트 관리자에게 의사 결정 프로세스를 개선할 수 있는 동적 플랫폼을 제공합니다.

이 종합 가이드에서는 Power BI가 각 단계의 수준을 높이는 방법을 살펴봅니다.¹ 프로젝트 관리의 기본 요소에 대해 설명합니다. 강력한 프로젝트 관리 대시보드의 기본적인 측면에 대해 설명합니다.

프로젝트 계획 단계

1. 실제 문제를 정의하세요:

프로젝트에 뛰어들기 전에 해결하려는 문제를 정확히 파악하는 것이 중요합니다. Power BI는 과거 데이터를 분석하고, 패턴을 식별하고, 근본적인 문제를 발견할 수 있도록 지원하여 이 작업을 도와줍니다. 과거 프로젝트의 성공 및 실패 요인을 시각화하여 정보에 입각한 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

2. 이해관계자 파악하기:

Power BI의 기능은 이해 관계자 관리로 확장됩니다. 프로젝트의 영향을 받는 다양한 부서 또는 개인을 강조하는 비주얼리제이션을 만들 수 있습니다. 대화형 조직 차트를 사용하여 이들의 기여도와 기대치를 보여줍니다. 따라서 시작 단계부터 조율이 보장됩니다.

3. 프로젝트 목표를 정의합니다:

명확하고 관리하기 쉬운 목표를 세우는 것은 어려운 일입니다. 이해 관계자의 기대와 목표도 프로젝트 내에서 바뀔 수 있습니다. Power BI의 유연성을 통해 더 많은 정보를 수집함에 따라 목표를 조정할 수 있습니다. 예를 들어, 실시간 데이터를 기반으로 목표를 업데이트하는 비주얼리제이션을 만들 수 있습니다.

4. 범위, 리소스 및 주요 작업을 결정합니다:

프로젝트의 범위와 작업을 시각화하고 일정과 비용을 추정하세요. 이를 통해 리소스 요구 사항을 명확하게 파악할 수 있습니다. Power BI를 사용하여 작업 분석 구조(WBS)로 복잡한 활동을 세분화하세요.

5. 트레이드오프에 대비하세요:

Power BI는 시간, 비용, 품질 간의 균형을 잡는 데 도움이 됩니다. 데이터를 통합하여 이러한 변수의 변화가 프로젝트 결과에 어떤 영향을 미치는지 보여주는 시각적 자료를 만들 수 있습니다. 이러한 투명성은 정보에 입각한 의사 결정과 이해 관계자의 조율을 용이하게 합니다.

프로젝트 구축 단계

6. 팀을 구성합니다:

Power BI를 활용하여 필요한 기술을 평가하고 팀 구성을 시각화하세요. 시각적 자료를 사용하여 기술 격차를 파악하고, 교육 계획을 세우고, 팀의 성공을 위한 준비를 갖추세요.

7. 계획 과제:

팀 내 투명한 의사소통을 돕는 시각 자료를 만들 수 있습니다. 업무, 필요한 기술, 개인별 스킬 세트를 시각화하여 팀의 역동성을 보장합니다.

8. 스케줄을 만듭니다:

Power BI의 기능은 간트 차트를 통한 프로젝트 일정 관리로 확장됩니다. 타임라인을 설명하고, 중요한 경로를 식별하고, 정해진 마감일에 맞출 수 있는 시각적 자료를 개발할 수 있습니다. 제약 조건 내에서 현실적인 일정을 유지합니다.

9. 킥오프 미팅을 개최합니다:

대부분의 Power BI 비주얼은 MS PowerPoint로 내보낼 수 있습니다. 킥오프 회의에서 Power BI 비주얼을 사용하여 프로젝트 계획, 목표 및 기간을 설명하세요. 팀원들이 의견을 제공하도록 장려하여 공동 작업과 이해의 공유를 촉진하세요.

10. 예산을 개발합니다:

Power BI를 사용하여 포괄적인 예산을 작성하세요. 범주별로 비용을 시각화하고, 이해 관계자의 의견을 구하고, 예산 한도 내에서 유연성을 유지하세요.

프로젝트 구현 단계

11. 프로세스 및 예산을 모니터링하고 제어합니다:

Power BI 위험 매트릭스와 같은 프로젝트 모니터링 비주얼을 Power BI에 설치하세요. 프로젝트 진행 상황과 함께 위험을 시각화하면 잠재적인 문제를 전체적으로 파악할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다:

위험 영향 및 확률 평가: Power BI용 위험 매트릭스는 각 위험의 영향과 확률을 평가하는 데 도움이 됩니다. 색상으로 구분된 셀을 사용하여 위험의 심각도를 나타냅니다. 이를 통해 영향이 큰 영역을 빠르게 식별할 수 있습니다.

실시간 예산 추적: 예산 추적 시각 자료를 위험 매트릭스와 결합하세요. 식별된 각 위험에 예산 영향을 할당하여 잠재적인 재무 영향에 대한 포괄적인 개요를 제공합니다. 위험이 변화함에 따라 예산 시각 자료가 실시간으로 업데이트되므로 정확한 재무 모니터링을 보장합니다.

자세한 분석을 위한 드릴스루: 드릴스루 기능으로 위험 매트릭스를 발전시키세요. 특정 위험에 대한 심층 분석에는 상세한 분석, 관련 재무 영향 표시, 필요한 완화 전략이 포함될 수 있습니다.

12. 변화에 유연하게 대응:

Power BI의 실시간 데이터 기능을 통해 변화에 즉각적으로 대응할 수 있습니다. 데이터를 시각화하여 잠재적인 문제를 식별하여 선제적인 의사 결정을 내리고 과정을 수정할 수 있습니다.

13. 진행 상황 보고:

이해관계자를 위한 시각 자료를 만들어 정기적인 업데이트와 상태 보고서를 제공하세요. PowerPoint로 비주얼을 내보내면 정기적인 상태 회의가 쉬워집니다. Power BI를 사용하면 이해 관계자의 선호도에 따라 보고서를 사용자 지정하여 투명성과 신뢰를 높일 수 있습니다.

14. 매주 팀 회의를 개최합니다:

Power BI를 사용하여 주요 메트릭을 중심으로 팀 회의를 구성하세요. 성과 데이터를 시각화하고, 놓친 목표에 대해 논의하고, 성공을 축하할 수 있습니다. 이 도구는 필수 활동에 집중하고 팀의 일관성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

15. 문제 관리:

Power BI 비주얼은 새로운 문제를 식별하고 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 팀 역학 및 프로젝트 메트릭을 관찰하여 문제가 확대되기 전에 해결하세요. 여기서 위험 매트릭스는 위험을 추적하고 해결하여 불리한 결과를 방지하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 종료 단계

16. 프로젝트 성과를 평가합니다:

Power BI를 사용하여 프로젝트 진행 상황을 처음에 정의한 범위와 비교하세요. 성과 메트릭을 시각화하여 이해 관계자와 프로젝트 완료 및 성공에 대한 논의를 시작하세요. 또한 프로젝트 메트릭을 이전 프로젝트의 성공 또는 실패와 비교하세요.

17. 프로젝트를 닫습니다:

프로젝트 마무리와 관련된 단계를 시각화하세요. Power BI는 프로젝트 종료 프로세스를 문서화하고 전달하는 데 도움이 됩니다. 따라서 결과물의 원활한 전환을 보장합니다.

디브리핑

각 프로젝트 단계에 Power BI를 통합하여 포괄적이고 동적인 프로젝트 대시보드를 만드세요. 모든 비주얼이 반드시 필요한 것은 아니지만, Power BI를 적용하면 모든 단계에서 프로젝트를 파악하는 데 도움이 됩니다. 실행 가능한 인사이트로 팀의 역량을 강화하고 협업을 촉진하며 프로젝트 관리의 복잡한 문제를 해결하세요. Power BI를 사용하면 프로젝트 성공은 더 이상 단순한 목표가 아니라 시각화된 여정입니다.

¹ 이 글의 프로젝트 단계는 다음 문서를 기반으로 합니다: 하버드 비즈니스 리뷰. (2016, 11월 3일). 프로젝트 관리의 4단계.