Dinamiškoje projektų valdymo aplinkoje, kurioje svarbiausia yra tikslumas ir įžvalgumas, labai svarbu naudotis technologijomis. "Microsoft Power BI" pakeitė žaidimo taisykles. "Power BI" projektų vadovams siūlo dinamišką platformą, kuri padeda tobulinti sprendimų priėmimo procesus.

Šiame išsamiame vadove ištirsime, kaip "Power BI" gali pagerinti kiekvieną etapą.¹ projektų valdymą. Kalbame apie pagrindinius galingo projektų valdymo prietaisų skydelio aspektus.

Projekto planavimo etapas

1. Apibrėžkite tikrąją problemą:

Prieš pradedant projektą, labai svarbu tiksliai nustatyti problemą, kurią bandote išspręsti. "Power BI" padeda tai padaryti, nes padeda analizuoti istorinius duomenis, nustatyti dėsningumus ir atskleisti esmines problemas. Vizualizuokite ankstesnių projektų sėkmės ir nesėkmės veiksnius, kad galėtumėte priimti pagrįstus sprendimus.

2. Nustatykite suinteresuotąsias šalis:

"Power BI" galimybės apima ir suinteresuotųjų šalių valdymą. Sukurkite vaizdinę medžiagą, kurioje būtų išryškintos įvairios funkcijos ar asmenys, kuriems projektas turi įtakos. Naudokite interaktyvias organizacines diagramas, kad parodytumėte jų indėlį ir lūkesčius. Taip užtikriname suderinamumą nuo pat pradžių.

3. Apibrėžkite projekto tikslus:

Sudaryti aiškius ir lengvai įgyvendinamus tikslus yra iššūkis. Suinteresuotųjų šalių lūkesčiai ir tikslai taip pat gali keistis projekto eigoje. Dėl "Power BI" lankstumo galite keisti tikslus, kai surenkate daugiau informacijos. Pavyzdžiui, sukurkite vaizdinę medžiagą, kuri atnaujina tikslus pagal realaus laiko duomenis.

4. Nustatykite apimtį, išteklius ir pagrindines užduotis:

Vizualizuokite projekto apimtį ir užduotis, įvertinkite terminus ir išlaidas. Tai padeda užtikrinti, kad aiškiai suvoktumėte išteklių poreikį. Naudokite "Power BI", kad suskaidytumėte sudėtingas veiklas, naudodami darbų suskirstymo struktūrą (angl. Work Breakdown Structure, WBS).

5. Pasiruoškite kompromisams:

"Power BI" padeda nustatyti laiko, sąnaudų ir kokybės pusiausvyrą. Integruokite duomenis ir sukurkite vaizdinę medžiagą, kuri parodytų, kaip šių kintamųjų pokyčiai veikia projekto rezultatus. Toks skaidrumas palengvina pagrįstų sprendimų priėmimą ir suinteresuotųjų šalių suderinimą.

Projekto kūrimo etapas

6. Surinkite komandą:

Pasinaudokite "Power BI", kad įvertintumėte reikiamus įgūdžius ir vizualizuotumėte komandos sudėtį. Naudodamiesi vaizdine medžiaga nustatykite įgūdžių spragas, planuokite mokymus ir paruoškite komandą sėkmei.

7. Plano užduotys:

Sukurkite vaizdinę medžiagą, kuri palengvintų skaidrų bendravimą komandoje. Vizualizuokite užduotis, reikalingus įgūdžius ir individualius įgūdžius, kad užtikrintumėte darnią komandos dinamiką.

8. Sukurkite tvarkaraštį:

"Power BI" galimybės apima ir projektų planavimą naudojant Gantto diagramas. Sukurkite vaizdinę medžiagą, iliustruojančią tvarkaraščius, nustatančią kritinius kelius ir suderintą su nustatytais terminais. Palaikykite realistišką grafiką, neviršydami apribojimų.

9. Surenkite įvadinį susitikimą:

Daugumą "Power BI" vaizdinių galima eksportuoti į "MS PowerPoint". Per įžanginį susitikimą naudokite "Power BI" vaizdinę medžiagą, kad paaiškintumėte projekto planą, tikslus ir terminus. Skatinkite komandos narius pateikti savo nuomonę, taip skatindami bendradarbiavimą ir bendrą supratimą.

10. Sudarykite biudžetą:

Naudokite "Power BI", kad sukurtumėte išsamų biudžetą. Vizualizuokite išlaidas pagal kategorijas, siekite suinteresuotų šalių indėlio ir išlaikykite lankstumą neviršydami biudžeto apribojimų.

Projekto įgyvendinimo etapas

11. Stebėti ir kontroliuoti procesą ir biudžetą:

Įdiekite projekto stebėsenos vaizdinę medžiagą "Power BI", pvz., "Power BI" rizikos matricą. Rizikų vizualizavimas kartu su projekto eiga leidžia susidaryti visapusišką vaizdą apie galimus iššūkius. Štai kaip:

Rizikos poveikio ir tikimybės vertinimas: "Power BI" skirta rizikos matrica padeda įvertinti kiekvienos rizikos poveikį ir tikimybę. Naudokite spalvomis pažymėtus langelius rizikos sunkumui išreikšti. Tai leidžia greitai nustatyti didelio poveikio sritis.

Biudžeto stebėjimas realiuoju laiku: Suderinkite biudžeto stebėjimo vaizdinę medžiagą su rizikos matrica. Kiekvienai nustatytai rizikai priskirkite poveikį biudžetui, kad galėtumėte išsamiai apžvelgti galimą finansinį poveikį. Rizikoms kintant, biudžeto vaizdinė medžiaga atnaujinama realiuoju laiku, užtikrinant tikslią finansinę stebėseną.

Išsamios analizės gręžimas: Išplėskite rizikos matricą, naudodamiesi gręžimo funkcijomis. Gilinantis į konkrečią riziką galima atlikti išsamią analizę, parodyti atitinkamas finansines pasekmes ir reikalingas rizikos mažinimo strategijas.

12. Lankstus reagavimas į pokyčius:

"Power BI" realaus laiko duomenų galimybės leidžia greitai reaguoti į pokyčius. Vizualizuokite duomenis, kad nustatytumėte galimas problemas ir galėtumėte aktyviai priimti sprendimus bei koreguoti kursą.

13. Ataskaita apie pažangą:

Kurkite vaizdinę medžiagą suinteresuotosioms šalims, kad galėtumėte reguliariai teikti naujausią informaciją ir būsenos ataskaitas. Eksportavus vaizdinę medžiagą į "PowerPoint", reguliarūs būsenos susitikimai taps lengvesni. Naudodami "Power BI" galite pritaikyti ataskaitas pagal suinteresuotųjų šalių pageidavimus, taip skatindami skaidrumą ir pasitikėjimą.

14. Renkite kassavaitinius komandos susirinkimus:

Naudokite "Power BI", kad komandos susirinkimus struktūrizuotumėte pagal pagrindinius rodiklius. Vizualizuokite veiklos duomenis, aptarkite nepasiektus tikslus ir džiaukitės sėkme. Šis įrankis padeda išlaikyti dėmesį svarbiausiems veiksmams ir padeda komandai būti suderintai.

15. Problemų valdymas:

"Power BI" vaizdai gali padėti nustatyti ir valdyti kylančias problemas. Stebėkite komandos dinamiką ir projekto rodiklius ir spręskite problemas, kol jos neišsiplėtė. Šiuo atveju rizikos matrica padeda stebėti ir šalinti riziką, kad būtų išvengta nepageidaujamų padarinių.

Projekto užbaigimo etapas

16. Įvertinti projekto rezultatus:

Naudokite "Power BI", kad palygintumėte projekto pažangą su iš pradžių nustatyta apimtimi. Vizualizuokite veiklos rodiklius, kad galėtumėte inicijuoti diskusijas su suinteresuotosiomis šalimis apie projekto užbaigimą ir sėkmę. Taip pat palyginkite projekto rodiklius su ankstesniais sėkmingais ar nesėkmingais projektais.

17. Uždaryti projektą:

Įsivaizduokite projekto užbaigimo etapus. "Power BI" padeda dokumentuoti ir informuoti apie projekto užbaigimo procesus. Taigi užtikriname sklandų rezultatų perdavimą.

Apibendrinimas

Integruokite "Power BI" į kiekvieną projekto etapą, kad sukurtumėte išsamų ir dinamišką projekto prietaisų skydelį. Ne kiekvienas vaizdinis elementas yra būtinas, tačiau "Power BI" taikymas padės jums neatsilikti nuo projekto kiekviename etape. Suteikite savo komandai naudingų įžvalgų, skatinkite bendradarbiavimą ir įveikite sudėtingus projektų valdymo aspektus. Projekto sėkmė nebėra tik tikslas, su "Power BI" tai vizualizuota kelionė.

¹ Šiame straipsnyje aprašyti projekto etapai pagrįsti šiuo straipsniu: "Harvard Business Review". (2016 m. lapkričio 3 d.). Keturi projektų valdymo etapai.