Verslo žvalgyba mažoms įmonėms - kada ji turi prasmę? - 2 DALIS

Tie, kurie žino ateitį, yra priekyje! Mūsų 3 dalių straipsnyje skaitykite, kodėl verslo žvalgyba ypač aktuali mažosioms ir vidutinėms įmonėms (MVĮ), koks iš tikrųjų sudėtingas yra pirmasis žingsnis, tačiau kokie yra esminiai privalumai ir kaip galima efektyviai spręsti šią problemą. MVĮ kontrolės ir valdymo ekspertas Andreas Malik, taip pat verslo analitikos specialistai ir vienos iš pirmaujančių duomenų vizualizavimo ir valdymo skydelių tiekėjų "Power BI" ir "Qlik Sense" įkūrėjai Stefanas Preusleris ir Dominikas Galsheimeris savo patirtimi ir ekspertinėmis žiniomis supažindins jus su šiomis 3 įdomiomis straipsnių ciklo dalimis. Pirmoje dalyje apžvelgsime, kodėl "Business Intelligence" ir MVĮ puikiai dera tarpusavyje. Antroje dalyje kalbama apie tai, kaip aiškiai nustatyti privalumus ir taip rasti tinkamą momentą pradėti. Tada trečiojoje dalyje parodomi svarbūs pirmieji įgyvendinimo ir įdiegimo žingsniai

2 dalis: tinkamo laiko paieška ir privalumų atpažinimas

Daugeliu atvejų nelengva nustatyti tinkamą momentą, kada pereiti prie BI sistemos. Turime pripažinti, kad visa "Excel" ataskaitų sistema buvo sukurta įdėjus daug pastangų kruopščiai dirbant su detalėmis ir nuolat pritaikoma prie dabartinių poreikių. Kai kuriais atvejais pritaikymu užsiima daug skirtingų žmonių, stažuotojų ar laikinųjų darbuotojų, kurie atsineša atitinkamų "Excel" žinių. Patirtis rodo, kad šie teiginiai rodo, jog "Excel" pasiekia savo galimybių ribas:

• "Excel" failai tampa vis didesni ir naudojami kaip duomenų bazė
• Jie dažnai sutrinka ir tampa labai nepatogūs
• Jų paprastai galima įsigyti tik vietoje. Ataskaitos spausdinamos arba siunčiamos paštu. "Tiesa" egzistuoja daugybėje aplankų struktūrų, pašto dėžučių, fizinių bylų spintų ir stalčių.
• Pokyčiams įgyvendinti reikia vis daugiau pastangų ir užtrunka ilgai.
• Duomenys iš vieno "Excel" failo į kitą vis dažniau perkeliami rankiniu būdu.
• Vis dažniau pasitaiko neatitikimų tarp ataskaitų ir (arba) ataskaitinių įvykių, todėl didėja oficialių ataskaitų ir vertinimo įvykių tikrinimo pastangos.
• Be vadovybės, atsiranda vis daugiau vidinių ataskaitų gavėjų, kuriems keliami individualūs ataskaitų reikalavimai.
• Jei atskaitomybė yra decentralizuota, pavyzdžiui, produktų ar pardavimų sritims, atsiranda dar daugiau neatitikimų ir kai kuriais atvejais pateikiami skirtingi duomenys.
• Be vidaus suinteresuotųjų šalių, vis daugiau yra ir išorės suinteresuotųjų šalių, kurios reikalauja teisinių struktūrų (taksonomijų), paprastai labai besiskiriančių nuo vidaus struktūrų.
• Vis dažniau prašoma atlikti išsamią ad hoc analizę. Duomenų struktūros nesutampa, todėl jas reikia apdoroti ir palyginti, o tam reikia daug pastangų.
• Finansinius duomenis vis dažniau reikia aiškinti veiklos duomenimis, pvz., produkto, rinkos ir klientų asortimento, maržos, gamybos svyravimų ir kt. poveikiu.
• Lentelių struktūros nebeužtenka apibendrintai pateikti tarpusavio ryšius. Dėl to atsiranda "skaičių kapinės".
• Duomenys ir tarpusavio ryšiai vis dažniau turi būti aiškinami pagal kelis matmenis, pvz., produktus, klientus, filialus, regionus, verslo padalinius, gamybos vietas ir pan.

Kokių privalumų suteikia BI sprendimai?

Kai įmonės vis dažniau susiduria su minėtais iššūkiais, jos svarsto galimybę įdiegti BI sistemą. BI sistemos privalumus MVĮ galima apibendrinti taip:

• Vienodas ir išsamus duomenų pagrindas gali būti naudojamas bet kada (pagrindas - finansiniai ir nefinansiniai duomenys)
• Visose ataskaitose naudojamos vienodos ir integruotos duomenų struktūros.
• Standartizuotos vizualizacijos suteikia ataskaitų kūrėjams galimybę labai efektyviai ir integruotai kurti ir pateikti sudėtingus ryšius.
• Vienodas informacijos platinimas daugiausia internetu ir prieinamumas visuose įrenginiuose reaguojančia forma. Vartotojai gali individualiai gauti ir kontroliuoti informacijos poreikius reaguojančioje sąsajoje, pavyzdžiui, naudodami filtrus ar gilinimo priemones arba tolesnę prieigą prie kitų susietų duomenų.

Visų pirma sumažėja rankiniu būdu atliekamų kūrimo, taisymo ir tikrinimo darbų. Be to, siūlomos funkcijos, kurios leidžia itin lengvai įvykdyti padidėjusius reikalavimus.

Esminis BI sistemos tikslas neturėtų būti išstumtas iš dėmesio - padėti priimti sprendimus ir gauti įžvalgų iš duomenų. BI sistema yra naudinga, jei ji išlaisvina įmonę nuo rankinių veiksmų. Veiklos ne tik kuriant įžvalgas, bet ir jas interpretuojant, taip pat priimant sprendimus. Tai dažniausiai pasiekiama, kai parodomos koreliacijos ar priklausomybės, kurias kitu atveju tektų nustatyti pačiam žmogui savo supratimu ir smegenimis. Ypač apdorojant daug informacijos, žmogaus smegenys pasiekia ribas, kurių iš pradžių nėra techninėje sistemoje.

Trečioje dalyje skaitykite, kaip teisingai struktūrizuoti BI temą ir kokie gali būti pirmieji konkretūs žingsniai jūsų įmonėje.

Jei kiltų daugiau klausimų, esame jūsų paslaugoms: