Dinamiskajā projektu vadības vidē, kur precizitāte un tālredzība ir ļoti svarīgas, tehnoloģiju izmantošana ir ļoti svarīga. Microsoft Power BI ir kļuvusi par spēles mainītāju. Power BI piedāvā projektu vadītājiem dinamisku platformu lēmumu pieņemšanas procesu uzlabošanai.

Šajā visaptverošajā rokasgrāmatā mēs izpētīsim, kā Power BI var uzlabot katru posmu.¹ projektu vadībā. Mēs runājam par jaudīga projektu vadības paneļa pamataspektiem.

Projekta plānošanas posms

1. Definējiet reālo problēmu:

Pirms projekta uzsākšanas ir ļoti svarīgi precīzi noteikt problēmu, ko mēģināt atrisināt. Power BI palīdz to izdarīt, palīdzot analizēt vēsturiskos datus, identificēt likumsakarības un atklāt pamatā esošās problēmas. Vizualizējiet iepriekšējo projektu veiksmes un neveiksmes faktorus, lai pieņemtu pamatotus lēmumus.

2. Ieinteresēto personu identificēšana:

Power BI iespējas aptver arī ieinteresēto personu pārvaldību. Izveidojiet vizuālus attēlus, kas izceļ dažādas funkcijas vai personas, kuras ietekmē projekts. Izmantojiet interaktīvas organizācijas diagrammas, lai parādītu viņu ieguldījumu un gaidas. Tādējādi mēs nodrošinām saskaņotību jau no paša sākuma.

3. Definēt projekta mērķus:

Izvirzīt skaidrus un sasniedzamus mērķus ir izaicinājums. Ieinteresēto pušu gaidas un mērķi var mainīties arī projekta gaitā. Power BI elastīgums ļauj pielāgot mērķus, kad tiek apkopota plašāka informācija. Piemēram, izveidojiet vizualizācijas, kas atjaunina mērķus, pamatojoties uz reāllaika datiem.

4. Noteikt darbības jomu, resursus un galvenos uzdevumus:

Vizualizēt projekta apjomu un uzdevumus, aplēst termiņus un izmaksas. Tas palīdz nodrošināt skaidru izpratni par resursu prasībām. Izmantojiet Power BI, lai sadalītu sarežģītas darbības, izmantojot darbu sadalījuma struktūru (WBS).

5. Sagatavojieties kompromisiem:

Power BI palīdz panākt līdzsvaru starp laiku, izmaksām un kvalitāti. Integrējiet datus, lai izveidotu vizuālus attēlus, kas parāda, kā šo mainīgo lielumu izmaiņas ietekmē projekta rezultātus. Šī pārredzamība atvieglo lēmumu pieņemšanu, pamatojoties uz informāciju, un ieinteresēto pušu saskaņošanu.

Projekta izveides fāze

6. Salikt komandu:

Izmantojiet Power BI, lai novērtētu nepieciešamās prasmes un vizualizētu komandas sastāvu. Izmantojiet vizualizācijas, lai noteiktu prasmju trūkumus, plānotu apmācības un sagatavotu komandu panākumiem.

7. Plāna uzdevumi:

Izveidojiet vizuālus materiālus, kas atvieglo pārredzamu saziņu komandā. Vizualizējiet uzdevumus, nepieciešamās prasmes un individuālo prasmju kopumu, nodrošinot komandas saliedētu dinamiku.

8. Izveidojiet grafiku:

Power BI iespējas ir paplašinātas, izmantojot Ganta diagrammas, un ietver arī projektu plānošanu. Izstrādājiet vizuālus attēlus, kas ilustrē laika grafikus, identificē kritiskos ceļus un saskaņo tos ar noteiktajiem termiņiem. Uzturiet reālistisku grafiku, ievērojot ierobežojumus.

9. Rīkojiet atklāšanas sanāksmi:

Lielāko daļu Power BI vizualizāciju var eksportēt uz MS PowerPoint. Sākuma sanāksmes laikā izmantojiet Power BI vizualizācijas, lai izskaidrotu projekta plānu, mērķus un laika grafiku. Mudiniet komandas locekļus sniegt savu ieguldījumu, veicinot sadarbību un kopīgu izpratni.

10. Izstrādājiet budžetu:

Izmantojiet Power BI, lai izveidotu visaptverošu budžetu. Vizualizējiet izmaksas pa kategorijām, meklējiet ieinteresēto personu ieguldījumu un saglabājiet elastību budžeta ierobežojumu ietvaros.

Projekta īstenošanas posms

11. Procesa un budžeta uzraudzība un kontrole:

Uzstādiet Power BI projekta monitoringa vizualizācijas līdzekļus, piemēram, mūsu Power BI riska matricu. Risku vizualizēšana līdztekus projekta progresam ļauj gūt visaptverošu priekšstatu par iespējamām problēmām. Lūk, kā:

Riska ietekmes un varbūtības novērtējums: Riska matrica Power BI palīdz novērtēt katra riska ietekmi un varbūtību. Izmantojiet krāsainas šūnas, lai attēlotu risku nopietnību. Tas ļauj ātri identificēt augstas ietekmes jomas.

Budžeta izsekošana reāllaikā: Apvienojiet budžeta izsekošanas vizuālos attēlus ar riska matricu. Katram identificētajam riskam piešķiriet ietekmi uz budžetu, sniedzot visaptverošu pārskatu par iespējamo finansiālo ietekmi. Risku attīstībai budžeta vizualizācija tiek atjaunināta reāllaikā, nodrošinot precīzu finanšu uzraudzību.

Sīkākai analīzei veiciet padziļinātu analīzi: Risku matricas pilnveidošana, izmantojot caurskata funkcijas. Padziļināta iedziļināšanās konkrētā riskā var ietvert detalizētu analīzi, parādot attiecīgās finansiālās sekas un nepieciešamās riska mazināšanas stratēģijas.

12. Elastīga reakcija uz izmaiņām:

Power BI reāllaika datu iespējas ļauj nekavējoties reaģēt uz izmaiņām. Vizualizējiet datus, lai identificētu iespējamās problēmas, ļaujot proaktīvi pieņemt lēmumus un veikt korekcijas.

13. Pārskats par progresu:

Izveidojiet vizuālus materiālus ieinteresētajām personām, lai regulāri sniegtu atjauninājumus un statusa ziņojumus. Vizualizāciju eksportēšana uz PowerPoint padarīs regulāras statusa sanāksmes vienkāršākas. Power BI ļauj pielāgot pārskatus, pamatojoties uz ieinteresēto personu vēlmēm, veicinot pārredzamību un uzticēšanos.

14. Organizējiet iknedēļas komandas sanāksmes:

Izmantojiet Power BI, lai strukturētu komandas sanāksmes, pamatojoties uz galvenajiem rādītājiem. Vizualizējiet snieguma datus, apspriest neizpildītos mērķus un svinēt panākumus. Šis rīks palīdz saglabāt koncentrēšanos uz svarīgākajām darbībām un uztur komandas vienotību.

15. Problēmu pārvaldība:

Power BI vizualizācijas var palīdzēt identificēt un pārvaldīt jaunas problēmas. Vērojiet komandas dinamiku un projekta rādītājus, lai risinātu problēmas, pirms tās saasinās. Risku matrica palīdz izsekot un novērst riskus, lai novērstu nelabvēlīgus rezultātus.

Projekta noslēguma posms

16. Projekta izpildes novērtēšana:

Izmantojiet Power BI, lai salīdzinātu projekta progresu ar sākotnēji noteikto apjomu. Vizualizējiet izpildes rādītājus, lai uzsāktu diskusijas ar ieinteresētajām personām par projekta pabeigšanu un panākumiem. Salīdziniet projekta rādītājus arī ar iepriekšējo projektu panākumiem vai neveiksmēm.

17. Projekta slēgšana:

Vizualizējiet projekta pabeigšanas posmus. Power BI palīdz dokumentēt un informēt par projekta slēgšanas procesiem. Tādējādi mēs nodrošinām vienmērīgu rezultātu pāreju.

Apspriešana

Integrējiet Power BI katrā projekta posmā, lai izveidotu visaptverošu un dinamisku projekta paneli. Ne katrs vizuālais risinājums ir obligāts, taču Power BI izmantošana palīdzēs jums būt lietas kursā par projektu katrā tā posmā. Sniedziet savai komandai noderīgus ieskatus, veiciniet sadarbību un orientējieties projekta vadības sarežģītībā. Projekta panākumi vairs nav tikai mērķis, ar Power BI tie ir vizualizēts ceļojums.

¹ Šajā rakstā aprakstītie projekta posmi ir balstīti uz šādu rakstu: Harvard Business Review. (2016, 3. novembris). Projektu vadības četri posmi.