Biznesa izlūkošana mazajiem uzņēmumiem - kad tas ir lietderīgi?

Tie, kas zina nākotni, ir priekšā! Mūsu trīsdaļīgajā rakstā lasiet, kāpēc biznesa inteliģence ir īpaši svarīga maziem un vidējiem uzņēmumiem (MVU), cik sarežģīts patiesībā ir pirmais solis, bet kādas ir arī būtiskās priekšrocības un kā jūs varat efektīvi risināt visu šo jautājumu. MVU kontroles un vadības eksperts Andreas Maliks (Andreas Malik), kā arī biznesa inteliģences speciālisti un viena no vadošajiem datu vizualizāciju un paneļu Power BI un Qlik Sense pakalpojumu sniedzējiem Stefans Preuslers (Stefan Preusler) un Dominiks Galsheimers (Dominik Galsheimer) ar savu pieredzi un ekspertu zināšanām jūs iepazīstinās ar šīm 3 aizraujošajām rakstu sērijas daļām. Pirmajā daļā mēs aplūkosim, kāpēc Business Intelligence un MVU labi sader kopā. Otrajā daļā aplūkota skaidra priekšrocību noteikšana un līdz ar to pareizā brīža atrašana, kad to uzsākt. Pēc tam trešajā daļā tiek parādīti svarīgi pirmie īstenošanas un ieviešanas soļi.

1. daļa: Kāpēc BI un MVU labi sader kopā

Krīžu, karu un arvien straujāku pārmaiņu laikā uzņēmējdarbības vidē uzņēmumiem ir svarīgi reaģēt savlaicīgi.

Lai tiktu galā ar šiem izaicinājumiem, ir jāanalizē dati par visiem uzņēmējdarbības procesiem, lai tos apkopotu jēgpilnā veidā un pēc iespējas samazinātu laiku, kas nepieciešams lēmumiem svarīgas informācijas sagatavošanai. Šo uzdevumu veic ar tā saukto Business Intelligence (BI). BI ir kopīgs apzīmējums metodēm un procesiem sistemātiskai datu analīzei.

Vēl pirms dažiem gadiem BI bija rezervēta lieliem uzņēmumiem. Jo īpaši ņemot vērā BI risinājumu augstās izmaksas, Business Intelligence nebija interesants vidējiem uzņēmumiem. Taču pa šo laiku BI ir nonācis arī mazos un vidējos uzņēmumos (MVU). Bet kā šie MVU tiek definēti?

Lielākajai daļai ļoti mazs uzņēmumi (ES definīcija <10 darbinieku apgrozījums < 2 miljoni EUR gadā) datu modelis ir viegli pārvaldāms un tiek kartēts ar MS-Excel. Šeit bieži vien pietiek ar izvēlētām pamatvērtībām un galvenajiem skaitļiem, lai veiktu ikmēneša noviržu analīzi. Prezentācija tiek veikta uz vienas DIN-A4 lapas ar peļņas/zaudējumu pārskatu, bilanci un likviditātes datiem. Turklāt tiek sniegta informācija par pasūtījumu situāciju, produktivitāti (vai jaudas izmantošanu) un vispārējiem tirgus notikumiem.

In mazie uzņēmumi (10 - 50 darbinieku, apgrozījums 2 - 10 miljoni EUR gadā), kontroles sistēma ir nedaudz plašāka. Papildus vairākiem galvenajiem skaitļiem un noviržu analīzei parasti ir arī priekšskatījums/prognoze.

Gadījumā, ja vidēja lieluma uzņēmumi (50 - 250 darbinieku, apgrozījums 10 - 50 miljoni EUR gadā), papildus detalizētām vērtībām, galvenajiem skaitļiem un analīzēm tiek ņemta vērā arī informācija, kas attiecas uz nākotni. Tādējādi galvenā uzmanība tiek pievērsta līdzsvarotam un skaidram informācijas blīvumam.

BI risinājumi nav gatavas sistēmas; tos izveido individuāli uzņēmumam (pielāgošana). Tās tiek izstrādātas, ņemot vērā attiecīgās uzņēmuma prasības. Rūpīga izstrāde ir izšķiroša BI sistēmas priekšrocībām un praktiskumam.

BI koncepcija jeb "Kādu analīzi klients var redzēt savā pilotu kabīnē?"

• Pirmajā posmā ir jādefinē uzņēmumam specifiskais nākotnes BI mērķis. Šim nolūkam uzņēmējam/kontrolierim jāformulē, kādus galvenos rādītājus un novērtējumus viņš vēlas iegūt galu galā.
• Nākamajā posmā šīs prasības tiek precizētas un konkretizētas. 3.
• Lai iegūtu galvenos skaitļus/informāciju, ir jāpārbauda, kuri dati jau ir pieejami un kuri vēl ir nepieciešami. Jāprecizē datu avoti.
• Ziņošanas sistēma ir izstrādāta, pamatojoties uz iepriekš noteiktajiem galvenajiem rādītājiem un analīzēm.
• Savienot attiecīgos datus no dažādiem avotiem (izveidot datu noliktavu).
• Datu bāzes sasaiste ar vēlamo ziņošanas sistēmu.
• Rezultāts: uzņēmumam pielāgota kabīne

BI sistēma salīdzinājumā ar Excel jeb "Kad pāriet no Excel uz BI sistēmu?"

Izmantojot MS-Excel, mūsdienās varat veikt daudzas analīzes un izveidot nelielas automatizācijas (VBA makrouzdevumus). Priekšrocības ir tādas, ka tā ir pieejama katrā uzņēmumā, to var ātri ieviest un tā ir arī lēta.

• Kā ļoti mazs uzņēmumi, parasti ar to pietiek. Šeit var būt lietderīgi ar kontrolinga eksperta palīdzību noteikt, vai šie novērtējumi ir pietiekami, lai veiksmīgi vadītu uzņēmumu.
• Kā mazs uzņēmums, uz Excel balstīti novērtējumi uzņēmumu vadībai ātri sasniedz savas robežas. Lielās manuālās izmaksas ir kļūdainas, laikietilpīgas un viendimensionālas. Šajā brīdī ir lietderīgi izpētīt BI priekšrocības. Visvienkāršākais veids ir organizēt nesaistošu konsultāciju.
• Kā vidēja lieluma uzņēmums, lai veiksmīgi darbotos kā uzņēmums, ir svarīgi izveidot BI sistēmu. Izmantojot tikai uz MS-Excel balstītu sistēmu, jūs zaudējat daudz laika un naudas.

Rakstu sērijas otrā daļa tiks publicēta nākamnedēļ. Tajā lasiet, kāpēc noteikt īsto laiku BI ieviešanai ir izaicinājums un kā jūs varat tikt galā ar šo uzdevumu.

Ja ir vēl kādi jautājumi, mēs esam jūsu rīcībā: