Business Intelligence for små bedrifter - Når gir det mening? - DEL 2

De som kjenner fremtiden, ligger foran! I vår tredelte artikkel kan du lese om hvorfor Business Intelligence er spesielt relevant for små og mellomstore bedrifter (SMB), hvor utfordrende det første steget faktisk er, men hva som også er de viktigste fordelene og hvordan du kan tilnærme deg hele temaet på en effektiv måte. SMB-eksperten på styring og ledelse, Andreas Malik, samt Business Intelligence-spesialistene og grunnleggerne av en av de ledende leverandørene av datavisualiseringer og dashbord innen Power BI og Qlik Sense, Stefan Preusler og Dominik Galsheimer, vil veilede deg gjennom disse tre spennende delene av artikkelserien med sine erfaringer og ekspertkunnskap. I den første delen ser vi på hvorfor Business Intelligence og små og mellomstore bedrifter passer godt sammen. Den andre delen handler om å identifisere fordelene og dermed finne det rette tidspunktet for å sette i gang. Den tredje delen viser deg deretter viktige første skritt for implementering og innføring

Del 2: Finne riktig tidspunkt og se fordelene

I de fleste tilfeller er det ikke lett å finne det rette tidspunktet for å bytte til et BI-system. Vi må innrømme at den komplette rapporteringen i Excel er bygget opp med mye innsats i et møysommelig detaljarbeid, og at den hele tiden tilpasses de aktuelle behovene. I noen tilfeller gjøres tilpasningen av mange forskjellige personer, praktikanter eller vikarer, som bringer inn den relevante Excel-kunnskapen. Erfaringsmessig er følgende utsagn en indikasjon på at Excel er i ferd med å nå sine grenser:

• Excel-filer blir større og større og fungerer som en database
• De krasjer ofte og blir veldig tungvint
• De er vanligvis bare tilgjengelige lokalt. Rapporter skrives ut eller sendes per post. "Sannheten" finnes i flere mappestrukturer, postkasser, fysiske arkivskap og skuffer
• Endringer krever mer og mer innsats og tar lang tid å gjennomføre
• Data overføres i økende grad manuelt fra en Excel-fil til en annen
• Det oppstår stadig flere uoverensstemmelser mellom rapporter/rapporteringshendelser, og kontrollarbeidet i forbindelse med offisielle rapporterings- og evalueringshendelser øker
• I tillegg til ledelsen er det stadig flere interne rapportmottakere med individuelle rapportbehov.
• Hvis rapporteringen er desentralisert, f.eks. til produkt- eller salgsområder, oppstår det ytterligere uoverensstemmelser, og i noen tilfeller rapporteres det ulike data.
• I tillegg til de interne interessentene er det også stadig flere eksterne interessenter som insisterer på juridiske strukturer (taksonomier) som vanligvis er svært forskjellige fra de interne strukturene.
• Ad hoc-analyser av detaljer blir stadig mer etterspurt. Datastrukturer stemmer ikke overens og må bearbeides og gjøres sammenlignbare med stor innsats
• Finansielle data må i økende grad forklares med operasjonelle data, f.eks. effekten av produkt-, markeds- og kundemiks, margin, produksjonsavvik osv.
• Tabellstrukturer er ikke lenger tilstrekkelige for en sammenfattende presentasjon av sammenhenger. Resultatet er "tallkirkegårder".
• Data og sammenhenger må i økende grad forklares ut fra flere dimensjoner, f.eks. produkter, kunder, filialer, regioner, forretningsenheter, produksjonssteder osv.

Hvilke fordeler gir BI-løsninger?

Når bedrifter i økende grad konfronteres med de ovennevnte utfordringene, vurderer de å innføre et BI-system. Fordelene med et BI-system for små og mellomstore bedrifter kan oppsummeres som følger:

• Enhetlig og omfattende datagrunnlag kan brukes når som helst (grunnlaget er finansielle og ikke-finansielle data)
• Enhetlige og integrerte datastrukturer brukes i alle rapporter
• Standardiserte visualiseringer gir rapportskaperne muligheten til å skape og presentere komplekse sammenhenger på en svært effektiv og integrert måte
• Enhetlig distribusjon av informasjon, for det meste på nettet og tilgjengelig på alle enheter i en responsiv form. Brukerne kan individuelt hente og kontrollere informasjonsbehovene i et reaktivt grensesnitt, f.eks. gjennom filtre eller drill-downs eller videre tilgang til andre koblede data

Spesielt reduseres den økte manuelle innsatsen for oppretting, korrigering og verifisering. I tillegg tilbys funksjoner som gjør det svært enkelt å oppfylle de økte kravene.

Det essensielle målet med et BI-system bør ikke flyttes ut av fokus, som er å støtte beslutninger og få innsikt fra data. BI-systemet er nyttig hvis det avlaster bedriften for manuelle aktiviteter. Aktiviteter som ikke bare er knyttet til å skape innsikt, men også til å tolke og utlede beslutninger. Dette oppnås for det meste når det vises sammenhenger eller avhengigheter som ellers måtte ha vært gjort av den menneskelige forståelsen og hjernen selv. Spesielt når den menneskelige hjernen behandler mye informasjon, når den grenser som ikke finnes i et teknisk system.

I den tredje delen kan du lese om hvordan du strukturerer temaet BI på riktig måte, og hva de første konkrete skrittene kan være for din bedrift.

For ytterligere spørsmål står vi til din disposisjon: