Business Intelligence for små bedrifter - Når gir det mening? - DEL 3

De som kjenner fremtiden, ligger foran! I vår tredelte artikkel kan du lese om hvorfor Business Intelligence er spesielt relevant for små og mellomstore bedrifter (SMB), hvor utfordrende det første steget faktisk er, men hva som også er de viktigste fordelene og hvordan du kan tilnærme deg hele temaet på en effektiv måte. SMB-eksperten på styring og ledelse, Andreas Malik, samt Business Intelligence-spesialistene og grunnleggerne av en av de ledende leverandørene av datavisualiseringer og dashbord innen Power BI og Qlik Sense, Stefan Preusler og Dominik Galsheimer, vil veilede deg gjennom disse tre spennende delene av artikkelserien med sine erfaringer og ekspertkunnskap. I den første delen ser vi på hvorfor Business Intelligence og små og mellomstore bedrifter passer godt sammen. Den andre delen handler om å identifisere fordelene og dermed finne det rette tidspunktet for å sette i gang. Den tredje delen viser deg deretter viktige første skritt for implementering og innføring

Del 3: Forberedelse av de første trinnene

Er ikke et BI-system kun for store selskaper?

Innføring av BI-systemer er ikke lenger et tidkrevende og kostbart prosjekt som er forbeholdt store selskaper. Med de eksisterende integreringsmulighetene til for eksempel Microsoft følger mange funksjoner allerede med i standardversjonen. Bransjespesifikke maler og de riktige visualiseringene bidrar til å oppnå suksess svært raskt.

For eksempel kan Power BI-verktøyet fra Microsoft Suite brukes til å implementere alle viktige krav - og dette er vanligvis integrert i den eksisterende lisensmodellen. Tilleggstjenester, som for eksempel en fildeling (Sharepoint), kan enkelt integreres.

Vi hjelper deg med å bruke og implementere bransjespesifikke beregninger og datamodeller. Vår erfaring på tvers av bransjer gir deg en fordel som du ikke har når du implementerer individuelle løsninger.

I tillegg til å sette opp datagrunnlaget, er opplæringen i den nye programvaren for både rapportskapere og mottakere svært viktig, og den støttes også av oss.

Så hva nå?

Når fordeler, nytte og mål er identifisert, anbefales det å gi hele temaet en struktur. En struktur som senere også egner seg for en detaljert kravspesifikasjon.

Begynn med å svare på følgende spørsmål for deg selv:

• Hva spørsmål rapportere mottakere ønsker å løse med en rapport, eller hvilken informasjon trenger de?
• Hvilke rapportmottakere som ønsker å motta informasjon og hvordan/ i hvilken form skal denne informasjonen utarbeides?
• Hva er de viktigste dimensjonene ved å styre bedriften dineller viktige dimensjoner for å besvare spørsmålet?
• Hvor får jeg tak i disse dataene (datakilder), og hva er relevante påvirkningskontekster?
• Hvilken rapporteringsprosesser må jeg tenke på for å få dataene i riktig form (databehandling)?
• Hvilken rapporteringsverktøy best gjenspeiler mine behov?

Ideelt sett besvares disse spørsmålene i en workshop med teamet ditt.

Når spørsmålene er besvart, må de neste konkrete stegene planlegges. Erfaringsmessig kan vi si at dette som regel må skreddersys helt individuelt til bedriftens rammebetingelser. Her spiller blant annet utgangssituasjonen, personaltilgjengeligheten og de tekniske forholdene en stor rolle, og de må vurderes riktig. Følgende sjekkliste gir imidlertid en god oversikt over mulige første skritt i små og mellomstore bedrifter:

• Temaet "rapportering" bør få et solid ansvar i bedriftssammenheng. Vanligvis tar økonomiteamene seg av rapporteringen for å sikre nærhet til den økonomiske behandlingen.
• Få viktige mottakere av rapportene tidlig med på laget, og inkluder dem i beslutningsprosessen.
• Det er fornuftig å løse denne oppgaven i et prosjekt, som er bemannet med riktig kompetanse.
• Enkelte ferdigheter, f.eks. databaser eller rapportgenerering, er kanskje ikke direkte tilgjengelige i selskapet og kan kjøpes eksternt.
• Definer det absolutt nødvendige omfanget i det første trinnet. Et lite omfang, som dekker de viktigste behovene, er tryggere og enklere å implementere i det første trinnet. Det sikrer også at prosjektet lykkes, slik at du kan få den nødvendige oppslutningen fra alle interessenter og komme videre.
• I utgangspunktet anbefales det å sette opp grunnlaget for rapportopprettelsen, dvs. data-, rapporterings- og om nødvendig beregningsgrunnlaget én gang i et klassisk fossefallsprosjekt. Det er viktig at den grunnleggende logikken fungerer "ende-til-ende", og at rapporteringsopplevelsen fungerer perfekt fra datagrunnlaget til evalueringsnivået.
• Det ligger i sakens natur at rapportmottakerne gjør ekstreme fremskritt med den nye informasjonen. Dette skaper nye spørsmål eller informasjonsbehov, som vanligvis blir adressert som endringskrav til rapporteringssystemet. Disse endringene og andre krav kan deretter implementeres i en mer smidig utviklingsmodus.

En nøyaktig tilpasset koordinering bør finne sted i henhold til dine individuelle behov.

Konklusjon

Et BI-system er ikke en støvete sak om intelligent datahåndtering, men danner grunnlaget for å lykkes i markedet og videre vellykket bedriftsledelse.

Den skaper et grunnlag for beslutningstaking ved å analysere og presentere data og sammenhengene mellom dem.

Derfor er et BI-system viktig for alle selskaper, uansett hvor store eller små de er. Ingen gründer, ingen administrerende direktør bør drive selskapet sitt uten Business Intelligence, fordi: De som kjenner fremtiden, ligger foran! Har vi vekket din interesse? Vi hjelper deg gjerne og tilbyr et uforpliktende første møte

For ytterligere spørsmål står vi til din disposisjon: