Business Intelligence for små bedrifter - når er det fornuftig?

De som kjenner fremtiden, ligger foran! I vår tredelte artikkel kan du lese om hvorfor Business Intelligence er spesielt relevant for små og mellomstore bedrifter (SMB), hvor utfordrende det første steget faktisk er, men hva som også er de viktigste fordelene og hvordan du kan tilnærme deg hele temaet på en effektiv måte. SMB-eksperten på styring og ledelse, Andreas Malik, samt Business Intelligence-spesialistene og grunnleggerne av en av de ledende leverandørene av datavisualiseringer og dashbord innen Power BI og Qlik Sense, Stefan Preusler og Dominik Galsheimer, vil veilede deg gjennom disse tre spennende delene av artikkelserien med sine erfaringer og ekspertkunnskap. I den første delen ser vi på hvorfor Business Intelligence og små og mellomstore bedrifter passer godt sammen. Den andre delen handler om å identifisere fordelene og dermed finne det rette tidspunktet for å sette i gang. Den tredje delen viser deg deretter viktige første skritt for implementering og innføring

Del 1: Hvorfor BI og små og mellomstore bedrifter passer godt sammen

I tider med kriser, krig og stadig raskere endringer i omverdenen er det viktig for bedrifter å reagere på et tidlig stadium.

For å mestre disse utfordringene er det nødvendig å analysere data om alle forretningsprosesser for å kunne oppsummere dem på en meningsfull måte og for å holde tiden som kreves for å utarbeide beslutningsrelevant informasjon så lav som mulig. Denne oppgaven utføres av såkalt Business Intelligence (BI). BI er et samlebegrep for metoder og prosesser for systematisk analyse av data.

Inntil for få år siden var BI forbeholdt store selskaper. Særlig på grunn av de høye kostnadene for BI-løsninger var Business Intelligence ikke interessant for mellomstore bedrifter. Men i mellomtiden har BI også nådd frem til små og mellomstore bedrifter (SMB). Men hvordan defineres disse SMB-ene?

For de fleste svært liten bedrifter (EU-definisjon <10 ansatte, omsetning < 2 millioner EUR p.a.) er datamodellen håndterbar og mappes med MS-Excel. Her er utvalgte grunnverdier og nøkkeltall ofte tilstrekkelig for månedlig avviksanalyse. Presentasjonen gjøres på én DIN-A4-side med resultatregnskap, balanse og likviditetsdata. I tillegg presenteres informasjon om ordresituasjon, produktivitet (eller kapasitetsutnyttelse) og generelle markedshendelser.

I små selskaper (10 - 50 ansatte, omsetning på 2 - 10 millioner euro per år) er kontrollsystemet noe mer omfattende. I tillegg til flere nøkkeltall og avviksanalyser finnes det som regel også en forhåndsvisning/prognose.

I tilfelle av mellomstore bedrifter (50 - 250 ansatte, omsetning på 10 - 50 millioner euro p.a.) tas det i tillegg til detaljerte verdier, nøkkeltall og analyser også hensyn til informasjon som er relevant for fremtiden. Fokuset ligger på en balansert og tydelig informasjonstetthet.

BI-løsninger er ikke hyllevare, men settes opp individuelt for bedriften (skreddersøm). De utformes med utgangspunkt i bedriftens respektive krav. Nøye design er avgjørende for fordelene og anvendeligheten av et BI-system.

Forståelsen av BI eller "Hvilke analyser kan kunden se i cockpiten sin?"

• I det første trinnet bør det bedriftsspesifikke målet med den fremtidige BI-en defineres. For dette formålet må entreprenøren/controlleren formulere hvilke nøkkeltall og evalueringer han ønsker å ha til slutt.
• I neste trinn blir disse kravene forfinet og konkretisert. 3.
• For å få tak i nøkkeltallene/informasjonen må det undersøkes hvilke data som allerede er tilgjengelige, og hvilke som fortsatt er nødvendige. Datakildene må avklares.
• Rapporteringssystemet er utformet med utgangspunkt i de tidligere definerte nøkkeltallene og analysene.
• Koble sammen relevante data fra ulike kilder (sette opp datavarehus).
• Kobling av datagrunnlaget med ønsket rapporteringssystem.
• Resultat: bedriftsspesifikk cockpit

Et BI-system versus Excel, eller "Når skal jeg bytte fra Excel til et BI-system?"

Med MS-Excel kan du i dag gjøre mange analyser og lage små automatiseringer (VBA-makroer). Fordelene er at det er tilgjengelig i alle bedrifter, kan implementeres raskt og er billig.

• Som en svært liten bedrifterer dette vanligvis nok. Her kan det være fornuftig å få hjelp av en controllingekspert til å avgjøre om disse evalueringene er tilstrekkelige til å styre selskapet på en vellykket måte.
• Som en lite selskapExcel-baserte evalueringer for bedriftsledelsen når raskt sine grenser. De høye manuelle utgiftene er feilutsatte, tidkrevende og endimensjonale. På dette tidspunktet er det fornuftig å se nærmere på fordelene med BI. Den enkleste måten er å avtale en uforpliktende konsultasjon.
• Som en mellomstor bedriftFor å kunne drive en vellykket virksomhet er det avgjørende å ha et BI-system. Med et rent MS-Excel-basert system kaster du bort mye tid og penger.

Del to av artikkelserien publiseres neste uke. Her kan du lese om hvorfor det er utfordrende å finne det rette tidspunktet for å innføre BI, og hvordan du kan mestre denne oppgaven.

For ytterligere spørsmål står vi til din disposisjon: