Business Intelligence voor kleine bedrijven - Wanneer heeft het zin? - DEEL 2

Wie de toekomst kent, heeft een voorsprong! Lees in ons 3-delige artikel waarom Business Intelligence vooral relevant is voor het midden- en kleinbedrijf (MKB), hoe uitdagend de eerste stap eigenlijk is, maar wat ook essentiële voordelen zijn en hoe je het hele onderwerp efficiënt kunt aanpakken. De MKB expert voor controlling en management Andreas Malik en de business intelligence specialisten en oprichters van een van de toonaangevende leveranciers van datavisualisaties en dashboards op het gebied van Power BI en Qlik Sense, Stefan Preusler en Dominik Galsheimer, zullen u met hun ervaringen en deskundige kennis door deze 3 spannende delen van de artikelreeks leiden. In het eerste deel bekijken we waarom Business Intelligence en KMO's goed samengaan. Het tweede deel gaat over het duidelijk identificeren van voordelen en dus het vinden van het juiste moment om ermee te beginnen. Het derde deel toont vervolgens belangrijke eerste stappen voor implementatie en invoering

Deel 2: Het juiste moment vinden en de voordelen herkennen

In de meeste gevallen is het niet eenvoudig om het juiste moment te bepalen om over te stappen op een BI-systeem. We moeten toegeven dat de volledige rapportering in Excel met veel moeite is opgebouwd in nauwgezet detailwerk en voortdurend wordt aangepast aan de huidige behoeften. In sommige gevallen wordt de aanpassing gedaan door veel verschillende mensen, stagiairs of uitzendkrachten, die de juiste Excel-knowhow inbrengen. De ervaring leert dat de volgende beweringen een indicatie zijn dat Excel zijn grenzen bereikt:

Excel-bestanden worden steeds groter en dienen als databank
Ze crashen vaak en worden erg onhandig
Ze zijn meestal alleen lokaal verkrijgbaar. Rapporten worden afgedrukt of per post verstuurd. De "waarheid" bestaat in meerdere mappenstructuren, mailboxen, fysieke archiefkasten en lades
Veranderingen vergen steeds meer inspanning en de implementatie duurt lang
Gegevens worden steeds vaker handmatig overgezet van het ene Excel-bestand naar het andere
Inconsistenties tussen rapporten/rapportagegebeurtenissen komen steeds vaker voor en de controle-inspanning voor officiële rapporten en evaluatiegebeurtenissen neemt toe
Naast het management zijn er steeds meer interne ontvangers van rapporten met individuele rapportagevereisten.
Als de rapportage is gedecentraliseerd, bijvoorbeeld naar product- of verkoopgebieden, treden er nog meer inconsistenties op en worden er in sommige gevallen verschillende gegevens gerapporteerd.
Naast interne belanghebbenden zijn er ook steeds meer externe belanghebbenden die aandringen op juridische structuren (taxonomieën) die meestal sterk afwijken van de interne structuren.
Ad-hocanalyses op details worden steeds vaker gevraagd. Gegevensstructuren komen niet overeen en moeten met veel moeite verwerkt en vergelijkbaar gemaakt worden.
Financiële gegevens moeten in toenemende mate worden toegelicht met operationele gegevens, bijvoorbeeld de impact van product-, markt- en klantenmix, marge, productievariaties, enz.
Tabelstructuren volstaan niet langer voor de samenvattende presentatie van onderlinge relaties. Het resultaat is een "kerkhof van getallen".
Gegevens en onderlinge relaties moeten steeds vaker worden verklaard aan de hand van verschillende dimensies, bijv. producten, klanten, filialen, regio's, bedrijfseenheden, productielocaties, enz.

Welke voordelen bieden BI-oplossingen?

Wanneer bedrijven in toenemende mate geconfronteerd worden met bovengenoemde uitdagingen, overwegen ze de introductie van een BI-systeem. De voordelen van een BI-systeem voor KMO's kunnen als volgt worden samengevat:

Uniforme en uitgebreide gegevensbasis kan op elk moment worden gebruikt (basis zijn financiële en niet-financiële gegevens)
In alle rapporten worden uniforme en geïntegreerde gegevensstructuren gebruikt
Gestandaardiseerde visualisaties geven de rapportmakers de mogelijkheid om complexe relaties te creëren en te presenteren op een zeer efficiënte en geïntegreerde manier.
Uniforme distributie van informatie, meestal online en beschikbaar op alle apparaten in een responsieve vorm. Gebruikers kunnen individueel informatie opvragen en beheren in een reactieve interface, bijvoorbeeld via filters of drill-downs of verdere toegang tot andere gekoppelde gegevens.

Vooral de handmatige inspanningen voor creatie, correctie en verificatie worden verminderd. Daarnaast worden functies aangeboden die het uiterst eenvoudig maken om aan de toegenomen eisen te voldoen.

Het essentiële doel van een BI-systeem mag niet uit het oog worden verloren, namelijk het ondersteunen van beslissingen en het verkrijgen van inzichten uit gegevens. Het BI-systeem is nuttig als het het bedrijf verlost van handmatige activiteiten. Niet alleen bij het creëren van inzichten, maar ook bij het interpreteren en afleiden van beslissingen. Dit wordt vooral bereikt wanneer correlaties of afhankelijkheden worden getoond, die anders door het menselijk begrip en brein zelf zouden moeten worden gemaakt. Vooral bij het verwerken van veel informatie bereikt het menselijk brein grenzen die bij een technisch systeem in eerste instantie niet bestaan.

Lees in het derde deel hoe je het onderwerp BI op de juiste manier structureert en wat de eerste concrete stappen voor jouw bedrijf kunnen zijn.

Voor verdere vragen staan we tot uw beschikking: