Business Intelligence voor kleine bedrijven - Wanneer heeft het zin? - DEEL 3

Wie de toekomst kent, heeft een voorsprong! Lees in ons 3-delige artikel waarom Business Intelligence vooral relevant is voor het midden- en kleinbedrijf (MKB), hoe uitdagend de eerste stap eigenlijk is, maar wat ook essentiële voordelen zijn en hoe je het hele onderwerp efficiënt kunt aanpakken. De MKB expert voor controlling en management Andreas Malik en de business intelligence specialisten en oprichters van een van de toonaangevende leveranciers van datavisualisaties en dashboards op het gebied van Power BI en Qlik Sense, Stefan Preusler en Dominik Galsheimer, zullen u met hun ervaringen en deskundige kennis door deze 3 spannende delen van de artikelreeks leiden. In het eerste deel bekijken we waarom Business Intelligence en KMO's goed samengaan. Het tweede deel gaat over het duidelijk identificeren van voordelen en dus het vinden van het juiste moment om ermee te beginnen. Het derde deel toont vervolgens belangrijke eerste stappen voor implementatie en invoering

Deel 3: De eerste stappen voorbereiden

Is een BI-systeem niet alleen voor grote bedrijven?

De introductie van BI-systemen is niet langer een tijdrovend en duur project dat alleen is weggelegd voor grote bedrijven. Met de bestaande geïntegreerde mogelijkheden van bijvoorbeeld Microsoft zitten veel functies al in de standaardversie. Branchespecifieke sjablonen en de juiste visualisaties helpen om zeer snel succes te boeken.

De Power BI-tool uit de Microsoft Suite kan bijvoorbeeld heel goed worden gebruikt om alle essentiële vereisten te implementeren - en dit is meestal geïntegreerd in het bestaande licentiemodel. Aanvullende diensten, zoals een bestandsdeling (Sharepoint) kunnen eenvoudig worden geïntegreerd.

We helpen bij het toepassen en implementeren van branchespecifieke meetmethoden en gegevensmodellen. Onze branche-overschrijdende ervaring biedt u een voordeel dat u niet heeft bij het implementeren van individuele oplossingen.

Naast het opzetten van de gegevensbasis is de training van de nieuwe software voor zowel de opstellers als de ontvangers van rapporten erg belangrijk en wordt ook door ons ondersteund.

Wat nu?

Zodra de voordelen, benefits en doelen zijn geïdentificeerd, is het aan te raden om het hele onderwerp een structuur te geven. Een structuur die vervolgens ook geschikt is voor een gedetailleerde eisenspecificatie.

Begin met de volgende vragen voor jezelf te beantwoorden:

• Wat vragen verslag uitbrengen ontvangers willen oplossen met een rapport, of welke informatie hebben ze nodig?
• Welke ontvangers van rapporten informatie willen ontvangen en hoe/ in welke vorm moet deze informatie worden opgesteld?
• Wat zijn de essentiële dimensies van het sturen van je bedrijfof belangrijke dimensies voor het beantwoorden van de vraag?
• Hoe kom ik aan deze gegevens (gegevensbronnen) en wat zijn relevante impactcontexten?
• Welke rapportageprocessen moet ik nadenken om de gegevens in de juiste vorm te krijgen (gegevensverwerking)?
• Welke rapportagetool het beste aansluit bij mijn behoeften?

Idealiter worden deze vragen beantwoord in een workshop met je team.

Zodra de vragen zijn beantwoord, moeten de volgende concrete stappen worden gepland. Uit ervaring kunnen we zeggen dat dit meestal zeer individueel moet worden afgestemd op de randvoorwaarden van het bedrijf. Onder andere de uitgangssituatie, de beschikbaarheid van personeel en de technische omstandigheden spelen hierbij een grote rol en moeten correct worden beoordeeld. De volgende checklist geeft echter een goed overzicht van mogelijke eerste stappen in het MKB:

• Het onderwerp "rapportering" moet een stevige verantwoordelijkheid krijgen in de bedrijfscontext. Gewoonlijk zorgen financiële teams voor de rapportering om de nabijheid van de financiële verwerking te garanderen.
• Betrek de belangrijkste ontvangers van rapporten in een vroeg stadium bij het besluitvormingsproces.
• Het is zinvol om deze taak op te lossen in een project dat over de juiste knowhow beschikt.
• Bepaalde vaardigheden, zoals databases of het maken van rapporten, zijn mogelijk niet direct beschikbaar binnen het bedrijf en kunnen extern worden aangekocht.
• Bepaal in de eerste stap het absoluut noodzakelijke toepassingsgebied. Een kleine scope, die de essentiële behoeften dekt, is veiliger en gemakkelijker te implementeren in de eerste stap. Het verzekert je ook van het nodige projectsucces om de juiste buy-in van alle belanghebbenden te verzamelen en verder te gaan.
• In principe is het aanbevolen om de basis van de rapportcreatie, d.w.z. de gegevens-, rapportage- en, indien nodig, berekeningsbasis één keer op te zetten in een klassiek watervalproject. Het is belangrijk dat de basislogica "end-to-end" werkt en dat de rapportage eenmaal perfect werkt vanaf de gegevensbasis tot het evaluatieniveau.
• Het ligt in de aard van de zaak dat ontvangers van rapporten extreme vooruitgang boeken met de nieuwe informatie. Dit creëert nieuwe vragen of informatiebehoeften, die meestal worden aangepakt als vereisten voor wijzigingen in het rapportagesysteem. Deze veranderingen en andere vereisten kunnen dan worden geïmplementeerd in een meer agile ontwikkelmodus.

Een precies passende coördinatie moet plaatsvinden op basis van je individuele behoeften.

Conclusie:

Een BI-systeem is geen stoffige kwestie van intelligent gegevensbeheer, maar vormt de basis voor succes in de markt en verder succesvol bedrijfsmanagement.

Het creëert een basis voor besluitvorming door gegevens en hun onderlinge relaties te analyseren en te presenteren.

Daarom is een BI-systeem belangrijk voor alle bedrijven, hoe groot of klein ze ook zijn. Geen enkele ondernemer, geen enkele directeur zou zijn bedrijf moeten runnen zonder Business Intelligence, want: Wie de toekomst kent, loopt op de zaken vooruit! Hebben we je interesse gewekt? We helpen je graag verder en bieden een eerste vrijblijvend gesprek aan.

Voor verdere vragen staan we tot uw beschikking: