Business Intelligence voor kleine bedrijven - Wanneer heeft het zin?

Wie de toekomst kent, heeft een voorsprong! Lees in ons 3-delige artikel waarom Business Intelligence vooral relevant is voor het midden- en kleinbedrijf (MKB), hoe uitdagend de eerste stap eigenlijk is, maar wat ook essentiële voordelen zijn en hoe je het hele onderwerp efficiënt kunt aanpakken. De MKB expert voor controlling en management Andreas Malik en de business intelligence specialisten en oprichters van een van de toonaangevende leveranciers van datavisualisaties en dashboards op het gebied van Power BI en Qlik Sense, Stefan Preusler en Dominik Galsheimer, zullen u met hun ervaringen en deskundige kennis door deze 3 spannende delen van de artikelreeks leiden. In het eerste deel bekijken we waarom Business Intelligence en KMO's goed samengaan. Het tweede deel gaat over het duidelijk identificeren van voordelen en dus het vinden van het juiste moment om ermee te beginnen. Het derde deel toont vervolgens belangrijke eerste stappen voor implementatie en invoering

Deel 1: Waarom BI en KMO's goed samengaan

In tijden van crises, oorlog en steeds snellere veranderingen in de zakelijke omgeving is het belangrijk voor bedrijven om in een vroeg stadium te reageren.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, is het noodzakelijk om gegevens over alle bedrijfsprocessen te analyseren om ze op een zinvolle manier samen te vatten en de tijd die nodig is voor het opstellen van beslissingsrelevante informatie zo kort mogelijk te houden. Deze taak wordt uitgevoerd door zogenaamde Business Intelligence (BI). BI is een verzamelnaam voor methoden en processen voor de systematische analyse van gegevens.

Tot een paar jaar geleden was BI voorbehouden aan grote bedrijven. Vooral vanwege de hoge kosten voor BI-oplossingen was Business Intelligence niet interessant voor middelgrote bedrijven. Maar ondertussen is BI ook doorgedrongen tot het midden- en kleinbedrijf (MKB). Maar hHoe worden deze KMO's gedefinieerd?

Voor de meeste zeer gering ondernemingen (EU-definitie <10 werknemers omzet < 2 miljoen euro per jaar) is het gegevensmodel hanteerbaar en wordt het in kaart gebracht met MS-Excel. Hier zijn geselecteerde basiswaarden en kerncijfers vaak voldoende voor een maandelijkse variantieanalyse. De presentatie gebeurt op één DIN-A4 pagina met winst- en verliesrekening, balans en liquiditeitsgegevens. Daarnaast wordt informatie over de ordersituatie, productiviteit (of bezettingsgraad) en algemene marktgebeurtenissen gepresenteerd.

In kleine bedrijven (10 - 50 werknemers, omzet van EUR 2 - 10 miljoen per jaar) is het controlesysteem iets uitgebreider. Naast meer kerncijfers en variantieanalyses is er meestal ook een vooruitblik/prognose.

In het geval van middelgrote bedrijven (50 - 250 werknemers, omzet van EUR 10 - 50 miljoen per jaar) wordt naast gedetailleerde waarden, kerncijfers en analyses ook rekening gehouden met informatie die relevant is voor de toekomst. Hierbij ligt de focus op een evenwichtige en duidelijke informatiedichtheid.

BI-oplossingen zijn geen kant-en-klare systemen; ze worden individueel voor het bedrijf opgezet (customizing). Bij het ontwerp wordt rekening gehouden met de respectievelijke eisen van het bedrijf. Een zorgvuldig ontwerp is cruciaal voor de voordelen en bruikbaarheid van een BI-systeem.

Het concept van BI of "Welke analyse kan de klant zien in zijn cockpit?".

• In de eerste stap moet het bedrijfsspecifieke doel van de toekomstige BI worden gedefinieerd. Hiervoor moet de ondernemer/controller formuleren welke kengetallen en evaluaties hij uiteindelijk wil hebben.
• In de volgende stap worden deze vereisten verfijnd en geconcretiseerd. 3.
• Om de kerncijfers/informatie te verkrijgen, moet worden onderzocht welke gegevens al beschikbaar zijn en welke nog nodig zijn. De gegevensbronnen moeten worden verduidelijkt.
• Het rapportagesysteem is ontworpen op basis van de eerder gedefinieerde kerncijfers en analyses.
• Relevante gegevens uit verschillende bronnen koppelen (datawarehouse opzetten).
• Koppeling van de gegevensbasis met het gewenste rapportagesysteem.
• Resultaat: bedrijfsspecifieke cockpit

Een BI-systeem versus Excel, of "Wanneer stap ik over van Excel naar een BI-systeem?".

Met MS-Excel kun je tegenwoordig veel analyses maken en kleine automatiseringen (VBA macro's). De voordelen zijn dat het in elk bedrijf beschikbaar is, snel kan worden geïmplementeerd en ook goedkoop is.

• Als zeer gering ondernemingenis dit meestal voldoende. Hier kan het zinvol zijn om met de hulp van een controle-expert te bepalen of deze evaluaties voldoende zijn om het bedrijf succesvol te leiden.
• Als klein bedrijfExcel-gebaseerde evaluaties voor bedrijfsmanagement bereiken al snel hun grenzen. De hoge handmatige kosten zijn foutgevoelig, tijdrovend en eendimensionaal. Op dit punt is het zinvol om de voordelen van BI te onderzoeken. De eenvoudigste manier is een vrijblijvend adviesgesprek.
• Als middelgroot bedrijfHet is essentieel om een BI-systeem te hebben om succesvol te kunnen opereren als bedrijf. Met een puur op MS-Excel gebaseerd systeem verspil je veel tijd en geld.

Deel twee van de artikelreeks wordt volgende week gepubliceerd. Hierin kun je lezen waarom het bepalen van het juiste moment om BI te introduceren een uitdaging is en hoe je deze taak onder de knie kunt krijgen.

Voor verdere vragen staan we tot uw beschikking: