Business Intelligence dla małych firm - kiedy ma sens?

Ci, którzy znają przyszłość, wyprzedzają konkurencję! Przeczytaj w naszym 3-częściowym artykule, dlaczego Business Intelligence jest szczególnie istotne dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), jak trudny jest pierwszy krok, ale jakie są również istotne zalety i jak można skutecznie podejść do całego tematu. Ekspert ds. controllingu i zarządzania w MŚP Andreas Malik, a także specjaliści ds. analityki biznesowej i założyciele jednego z wiodących dostawców wizualizacji danych i pulpitów nawigacyjnych w dziedzinie Power BI i Qlik Sense, Stefan Preusler i Dominik Galsheimer, poprowadzą Cię przez te 3 ekscytujące części serii artykułów, wykorzystując swoje doświadczenia i wiedzę ekspercką. W pierwszej części przyjrzymy się, dlaczego Business Intelligence i MŚP dobrze do siebie pasują. Druga część dotyczy jasnego określenia korzyści, a tym samym znalezienia odpowiedniego momentu na rozpoczęcie. Trzecia część pokazuje ważne pierwsze kroki w celu wdrożenia i wprowadzenia.

Część 1: Dlaczego BI i MŚP dobrze do siebie pasują

W czasach kryzysów, wojen i coraz szybszych zmian w środowisku biznesowym ważne jest, aby firmy reagowały na wczesnym etapie.

Aby sprostać tym wyzwaniom, konieczne jest analizowanie danych dotyczących wszystkich procesów biznesowych w celu podsumowania ich w znaczący sposób i utrzymania czasu potrzebnego na przygotowanie informacji istotnych dla decyzji na jak najniższym poziomie. Zadanie to jest realizowane przez tzw. Business Intelligence (BI). BI to zbiorcze określenie metod i procesów systematycznej analizy danych.

Jeszcze kilka lat temu BI było zarezerwowane dla dużych firm. Szczególnie ze względu na wysokie koszty rozwiązań BI, Business Intelligence nie było interesujące dla średnich przedsiębiorstw. Jednak w międzyczasie BI dotarło również do małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Jak jednak definiuje się MŚP?

Dla większości bardzo mały przedsiębiorstwa (definicja UE <10 pracowników obrót < 2 mln EUR rocznie) model danych jest łatwy w zarządzaniu i jest mapowany za pomocą MS-Excel. W tym przypadku wybrane podstawowe wartości i kluczowe liczby są często wystarczające do miesięcznej analizy wariancji. Prezentacja odbywa się na jednej stronie DIN-A4 z rachunkiem zysków i strat, bilansem i danymi dotyczącymi płynności. Ponadto prezentowane są informacje na temat sytuacji w zakresie zamówień, produktywności (lub wykorzystania mocy produkcyjnych) i ogólnych wydarzeń rynkowych.

W małe firmy (10 - 50 pracowników, sprzedaż 2 - 10 mln EUR rocznie), system controllingu jest nieco bardziej rozbudowany. Oprócz większej liczby kluczowych danych i analiz odchyleń, zazwyczaj dostępny jest również podgląd/prognoza.

W przypadku średnie przedsiębiorstwa (50 - 250 pracowników, sprzedaż 10 - 50 mln EUR rocznie), oprócz szczegółowych wartości, kluczowych liczb i analiz uwzględniane są również informacje istotne dla przyszłości. Przy czym nacisk kładziony jest na zrównoważoną i przejrzystą gęstość informacji.

Rozwiązania BI nie są gotowymi systemami; są one konfigurowane indywidualnie dla firmy (dostosowywanie). Są one projektowane z uwzględnieniem odpowiednich wymagań firmy. Staranny projekt ma kluczowe znaczenie dla korzyści i praktyczności systemu BI.

Koncepcja BI, czyli "Jakie analizy klient może zobaczyć w swoim kokpicie?"

• W pierwszym kroku należy zdefiniować specyficzny dla firmy cel przyszłego BI. W tym celu przedsiębiorca/kontroler musi sformułować kluczowe dane liczbowe i oceny, które chce uzyskać na koniec.
• W kolejnym kroku wymagania te są doprecyzowywane i konkretyzowane. 3.
• Aby uzyskać kluczowe liczby/informacje, należy sprawdzić, które dane są już dostępne, a które są nadal potrzebne. Należy wyjaśnić źródła danych.
• System raportowania został zaprojektowany na podstawie wcześniej zdefiniowanych kluczowych danych i analiz.
• Łączenie odpowiednich danych z różnych źródeł (tworzenie hurtowni danych).
• Powiązanie bazy danych z pożądanym systemem raportowania.
• Rezultat: kokpit specyficzny dla firmy

System BI kontra Excel, czyli "Kiedy przejść z Excela na system BI?"

Za pomocą MS-Excel można obecnie wykonywać wiele analiz i tworzyć małe automatyzacje (makra VBA). Jego zaletą jest to, że jest dostępny w każdej firmie, można go szybko wdrożyć i jest tani.

• Jako bardzo mały przedsiębiorstwaZazwyczaj jest to wystarczające. W tym przypadku sensowne może być ustalenie z pomocą eksperta ds. controllingu, czy oceny te są wystarczające do skutecznego zarządzania firmą.
• Jako mała firmaOceny oparte na Excelu w zarządzaniu przedsiębiorstwem szybko osiągają swoje granice. Wysokie koszty ręczne są podatne na błędy, czasochłonne i jednowymiarowe. W tym momencie warto przyjrzeć się zaletom BI. Najprostszym sposobem jest umówienie się na niewiążącą konsultację.
• Jako firma średniej wielkościAby z powodzeniem funkcjonować jako firma, niezbędne jest posiadanie systemu BI. System oparty wyłącznie na MS-Excel to strata czasu i pieniędzy.

Część druga serii artykułów zostanie opublikowana w przyszłym tygodniu. Można w niej przeczytać, dlaczego określenie właściwego momentu na wprowadzenie BI jest wyzwaniem i jak można opanować to zadanie.

W przypadku dalszych pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji: