Business Intelligence dla małych firm - kiedy ma sens? - CZĘŚĆ 2

Ci, którzy znają przyszłość, wyprzedzają konkurencję! Przeczytaj w naszym 3-częściowym artykule, dlaczego Business Intelligence jest szczególnie istotne dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), jak trudny jest pierwszy krok, ale jakie są również istotne zalety i jak można skutecznie podejść do całego tematu. Ekspert ds. controllingu i zarządzania w MŚP Andreas Malik, a także specjaliści ds. analityki biznesowej i założyciele jednego z wiodących dostawców wizualizacji danych i pulpitów nawigacyjnych w dziedzinie Power BI i Qlik Sense, Stefan Preusler i Dominik Galsheimer, poprowadzą Cię przez te 3 ekscytujące części serii artykułów, wykorzystując swoje doświadczenia i wiedzę ekspercką. W pierwszej części przyjrzymy się, dlaczego Business Intelligence i MŚP dobrze do siebie pasują. Druga część dotyczy jasnego określenia korzyści, a tym samym znalezienia odpowiedniego momentu na rozpoczęcie. Trzecia część pokazuje ważne pierwsze kroki w celu wdrożenia i wprowadzenia.

Część 2: Znalezienie odpowiedniego czasu i rozpoznanie korzyści

W większości przypadków nie jest łatwo określić właściwy moment na przejście na system BI. Trzeba przyznać, że kompletne raportowanie w Excelu zostało zbudowane z dużym wysiłkiem w żmudnej pracy nad szczegółami i jest stale dostosowywane do bieżących potrzeb. W niektórych przypadkach adaptacja jest wykonywana przez wiele różnych osób, stażystów lub pracowników tymczasowych, którzy wnoszą odpowiednią wiedzę na temat Excela. Doświadczenie pokazuje, że poniższe stwierdzenia wskazują, że Excel osiąga swoje granice:

Pliki Excel stają się coraz większe i służą jako baza danych
Często ulegają awariom i stają się bardzo uciążliwe
Zazwyczaj są one dostępne tylko lokalnie. Raporty są drukowane lub wysyłane pocztą. "Prawda" istnieje w wielu strukturach folderów, skrzynkach pocztowych, fizycznych szafkach na dokumenty i szufladach
Zmiany wymagają coraz większego wysiłku, a ich wdrożenie zajmuje dużo czasu.
Dane są coraz częściej przenoszone ręcznie z jednego pliku Excel do drugiego.
Niespójności między raportami / zdarzeniami sprawozdawczymi pojawiają się coraz częściej, a wysiłek związany ze sprawdzaniem oficjalnych raportów i zdarzeń ewaluacyjnych wzrasta.
Oprócz kierownictwa, istnieje coraz więcej wewnętrznych odbiorców raportów z indywidualnymi wymaganiami dotyczącymi raportów.
Jeśli raportowanie jest zdecentralizowane, np. do obszarów produktów lub sprzedaży, pojawiają się dalsze niespójności, a w niektórych przypadkach zgłaszane są różne dane.
Oprócz interesariuszy wewnętrznych, coraz więcej jest także interesariuszy zewnętrznych, którzy nalegają na struktury prawne (taksonomie), które zazwyczaj bardzo różnią się od struktur wewnętrznych.
Coraz częściej wymagane są analizy ad-hoc dotyczące szczegółów. Struktury danych nie pasują do siebie i muszą być przetwarzane i porównywane z dużym wysiłkiem
Dane finansowe muszą być w coraz większym stopniu wyjaśniane za pomocą danych operacyjnych, np. wpływu asortymentu produktów, rynku i klientów, marży, odchyleń w produkcji itp.
Struktury tabelaryczne nie wystarczają już do podsumowującej prezentacji wzajemnych powiązań. Rezultatem są "cmentarzyska liczb".
Dane i wzajemne powiązania muszą być coraz częściej wyjaśniane za pomocą kilku wymiarów, np. produktów, klientów, oddziałów, regionów, jednostek biznesowych, zakładów produkcyjnych itp.

Jakie korzyści oferują rozwiązania BI?

Gdy firmy coraz częściej stają przed wyżej wymienionymi wyzwaniami, rozważają wprowadzenie systemu BI. Zalety systemu BI dla MŚP można podsumować następująco:

Jednolita i kompleksowa baza danych może być wykorzystana w dowolnym momencie (podstawą są dane finansowe i niefinansowe).
We wszystkich raportach stosowane są jednolite i zintegrowane struktury danych.
Standaryzowane wizualizacje dają twórcom raportów możliwość tworzenia i prezentowania złożonych relacji w bardzo wydajny i zintegrowany sposób.
Jednolita dystrybucja informacji, głównie online i dostępna na wszystkich urządzeniach w formie responsywnej. Użytkownicy mogą indywidualnie pobierać i kontrolować potrzeby informacyjne w reaktywnym interfejsie, np. poprzez filtry lub drążenie lub dalszy dostęp do innych powiązanych danych.

W szczególności zredukowano zwiększony wysiłek związany z ręcznym tworzeniem, poprawianiem i weryfikacją. Ponadto oferowane są funkcje, które niezwykle ułatwiają spełnienie zwiększonych wymagań.

Zasadniczy cel systemu BI nie powinien zejść z centrum uwagi, którym jest wspieranie decyzji i uzyskiwanie wglądu w dane. System BI jest pomocny, jeśli odciąża firmę od czynności manualnych. Czynności związanych nie tylko z tworzeniem wniosków, ale także z ich interpretacją i podejmowaniem decyzji. Osiąga się to głównie wtedy, gdy pokazane są korelacje lub zależności, które w przeciwnym razie musiałyby zostać wykonane przez ludzki rozum i mózg. Zwłaszcza podczas przetwarzania dużej ilości informacji, ludzki mózg osiąga granice, które początkowo nie istnieją w przypadku systemu technicznego.

Przeczytaj w trzeciej części, jak prawidłowo ustrukturyzować temat BI i jakie mogą być pierwsze konkretne kroki dla Twojej firmy.

W przypadku dalszych pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji: