W dynamicznym krajobrazie zarządzania projektami, gdzie precyzja i przewidywanie są najważniejsze, wykorzystanie technologii ma kluczowe znaczenie. Microsoft Power BI stał się przełomowym rozwiązaniem. Power BI oferuje kierownikom projektów dynamiczną platformę usprawniającą ich procesy decyzyjne.

W tym kompleksowym przewodniku zbadamy, w jaki sposób Power BI może podnieść poziom każdej fazy¹ zarządzania projektami. Mówimy o podstawowych aspektach potężnego pulpitu nawigacyjnego do zarządzania projektami.

Faza planowania projektu

1. Zdefiniuj prawdziwy problem:

Przed zagłębieniem się w projekt, kluczowe jest określenie problemu, który próbujesz rozwiązać. Power BI pomaga w tym, pomagając analizować dane historyczne, identyfikować wzorce i odkrywać podstawowe kwestie. Wizualizuj czynniki sukcesu i porażki poprzednich projektów, aby podejmować świadome decyzje.

2. Identyfikacja interesariuszy:

Możliwości Power BI obejmują także zarządzanie interesariuszami. Twórz wizualizacje, które podkreślają różne funkcje lub osoby, których dotyczy projekt. Użyj interaktywnych wykresów organizacyjnych, aby zaprezentować ich wkład i oczekiwania. W ten sposób zapewniamy zgodność od samego początku.

3. Określenie celów projektu:

Opracowanie jasnych i łatwych w zarządzaniu celów jest wyzwaniem. Oczekiwania i cele interesariuszy mogą również zmieniać się w ramach projektu. Elastyczność Power BI pozwala dostosowywać cele w miarę gromadzenia dodatkowych informacji. Można na przykład tworzyć wizualizacje, które aktualizują cele na podstawie danych w czasie rzeczywistym.

4. Określenie zakresu, zasobów i głównych zadań:

Wizualizacja zakresu projektu i zadań, oszacowanie harmonogramu i kosztów. Pomaga to zapewnić jasne zrozumienie wymagań dotyczących zasobów. Użyj Power BI, aby podzielić złożone działania za pomocą struktury podziału pracy (WBS).

5. Przygotuj się na kompromisy:

Power BI pomaga w ustaleniu równowagi między czasem, kosztami i jakością. Zintegruj swoje dane, aby stworzyć wizualizacje, które pokazują, jak zmiany tych zmiennych wpływają na wyniki projektu. Taka przejrzystość ułatwia podejmowanie świadomych decyzji i dostosowanie do potrzeb interesariuszy.

Faza tworzenia projektu

6. Zbierz swój zespół:

Wykorzystaj Power BI do oceny wymaganych umiejętności i wizualizacji składu zespołu. Użyj wizualizacji, aby zidentyfikować luki w umiejętnościach, zaplanować szkolenia i przygotować zespół na sukces.

7. Planowanie zadań:

Twórz wizualizacje, które ułatwiają przejrzystą komunikację w zespole. Wizualizuj zadania, wymagane umiejętności i indywidualne zestawy umiejętności, zapewniając spójną dynamikę zespołu.

8. Utwórz harmonogram:

Możliwości Power BI obejmują również planowanie projektów za pomocą wykresów Gantta. Twórz wizualizacje, które ilustrują osie czasu, identyfikują ścieżki krytyczne i dostosowują się do ustalonych terminów. Utrzymuj realistyczny harmonogram w ramach ograniczeń.

9. Zorganizowanie spotkania inauguracyjnego:

Większość wizualizacji Power BI można wyeksportować do programu MS PowerPoint. Podczas spotkania inauguracyjnego użyj wizualizacji Power BI, aby wyjaśnić plan projektu, cele i ramy czasowe. Zachęć członków zespołu do wniesienia wkładu, wspierając współpracę i wspólne zrozumienie.

10. Opracowanie budżetu:

Użyj Power BI, aby stworzyć kompleksowy budżet. Wizualizuj koszty w różnych kategoriach, zasięgaj opinii interesariuszy i zachowaj elastyczność w ramach ograniczeń budżetowych.

Faza realizacji projektu

11. Monitorowanie i kontrolowanie procesu i budżetu:

Zainstaluj wizualizacje monitorujące projekt w usłudze Power BI, takie jak nasza matryca ryzyka Power BI. Wizualizacja ryzyka wraz z postępem projektu pozwala na całościowe spojrzenie na potencjalne wyzwania. Oto jak to zrobić:

Ocena wpływu ryzyka i prawdopodobieństwa: Matryca ryzyka dla Power BI pomaga w ocenie wpływu i prawdopodobieństwa każdego ryzyka. Użyj komórek oznaczonych kolorami, aby przedstawić wagę ryzyka. Pozwala to na szybką identyfikację obszarów o dużym wpływie.

Śledzenie budżetu w czasie rzeczywistym: Połączenie wizualizacji śledzenia budżetu z matrycą ryzyka. Przypisz implikacje budżetowe do każdego zidentyfikowanego ryzyka, zapewniając kompleksowy przegląd potencjalnych skutków finansowych. W miarę ewolucji ryzyka, wizualizacje budżetu są aktualizowane w czasie rzeczywistym, zapewniając dokładne monitorowanie finansowe.

Drill-through do szczegółowej analizy: Rozwijaj Matrycę Ryzyka poprzez funkcje drążenia. Głębokie zagłębienie się w określone ryzyko może obejmować szczegółową analizę, wyświetlanie odpowiednich implikacji finansowych i wymaganych strategii łagodzenia.

12. Elastyczna reakcja na zmiany:

Możliwości Power BI w zakresie danych w czasie rzeczywistym pozwalają szybko reagować na zmiany. Wizualizacja danych pozwala zidentyfikować potencjalne problemy, umożliwiając proaktywne podejmowanie decyzji i korygowanie kursów.

13. Raport z postępów:

Twórz wizualizacje dla interesariuszy, aby zapewnić regularne aktualizacje i raporty o stanie. Eksportowanie wizualizacji do programu PowerPoint sprawi, że regularne spotkania dotyczące statusu staną się dziecinnie proste. Usługa Power BI umożliwia dostosowywanie raportów na podstawie preferencji interesariuszy, zwiększając przejrzystość i zaufanie.

14. Organizowanie cotygodniowych spotkań zespołu:

Użyj Power BI, aby zorganizować spotkania zespołu wokół kluczowych wskaźników. Wizualizuj dane dotyczące wydajności, omawiaj nieosiągnięte cele i świętuj sukcesy. Narzędzie to pomaga skupić się na kluczowych działaniach i utrzymuje zespół w harmonii.

15. Zarządzanie problemami:

Wizualizacje Power BI mogą pomóc w identyfikacji i zarządzaniu pojawiającymi się problemami. Obserwuj dynamikę zespołu i wskaźniki projektu, aby rozwiązywać problemy przed ich eskalacją. W tym przypadku matryca ryzyka pomaga śledzić i eliminować zagrożenia, aby zapobiec niekorzystnym skutkom.

Faza zamknięcia projektu

16. Ocena wydajności projektu:

Użyj Power BI, aby porównać postęp projektu z początkowo zdefiniowanym zakresem. Wizualizuj wskaźniki wydajności, aby zainicjować dyskusje z interesariuszami na temat ukończenia i sukcesu projektu. Można również porównać wskaźniki projektu z poprzednimi sukcesami lub porażkami.

17. Zamknij projekt:

Wizualizacja kroków związanych z zamykaniem projektu. Power BI pomaga w dokumentowaniu i komunikowaniu procesów zamykania projektów. W ten sposób zapewniamy płynne przejście rezultatów.

Podsumowanie

Zintegruj Power BI z każdą fazą projektu, aby stworzyć kompleksowy i dynamiczny pulpit nawigacyjny projektu. Nie każda wizualizacja jest niezbędna, ale zastosowanie Power BI pomoże ci być na bieżąco z projektem na każdym etapie. Wzmocnij swój zespół dzięki praktycznym spostrzeżeniom, wspieraj współpracę i poruszaj się po złożoności zarządzania projektami. Sukces projektu nie jest już tylko celem, z Power BI to wizualizowana podróż.

¹ Fazy projektu w tym artykule są oparte na następującym artykule: Harvard Business Review. (2016, 3 listopada). Cztery fazy zarządzania projektem.