Business Intelligence para pequenas empresas - Quando é que faz sentido? - PARTE 3

Aqueles que conhecem o futuro estão à frente do jogo! Leia no nosso artigo de 3 partes porque é que o Business Intelligence é especialmente relevante para as pequenas e médias empresas (PMEs), quão desafiante é o primeiro passo, mas quais são também as vantagens essenciais e como pode abordar todo o tópico de forma eficiente. O especialista em PME para controlo e gestão Andreas Malik, bem como os especialistas em Business Intelligence e fundadores de um dos principais fornecedores de visualizações de dados e dashboards no domínio do Power BI e Qlik Sense, Stefan Preusler e Dominik Galsheimer, irão guiá-lo através destas 3 partes interessantes da série de artigos com as suas experiências e conhecimentos especializados. Na primeira parte, analisamos as razões pelas quais o Business Intelligence e as PMEs combinam bem. A segunda parte trata de identificar claramente as vantagens e, assim, encontrar o momento certo para o iniciar. A terceira parte mostra-lhe os primeiros passos importantes para a implementação e introdução

Parte 3: Preparar os primeiros passos

Um sistema de BI não é apenas para as grandes empresas?

A introdução de sistemas de BI já não é um projeto moroso e dispendioso, reservado às grandes empresas. Com as possibilidades de integração existentes, por exemplo, na Microsoft, muitas funções já vêm na versão standard. Os modelos específicos do sector, bem como as visualizações corretas, ajudam a alcançar o sucesso muito rapidamente.

Por exemplo, a ferramenta Power BI do Microsoft Suite pode ser utilizada muito bem para implementar todos os requisitos essenciais - e está normalmente integrada no modelo de licença existente. Serviços adicionais, como a partilha de ficheiros (Sharepoint), podem ser facilmente integrados.

Ajudamos a aplicar e a implementar métricas e modelos de dados específicos do sector. A nossa experiência intersectorial oferece-lhe uma vantagem que não tem quando implementa soluções individuais.

Para além da criação da base de dados, a formação do novo software para os criadores de relatórios, bem como para os destinatários, é muito importante e é também apoiada por nós.

E agora?

Uma vez identificadas as vantagens, os benefícios e os objectivos, é recomendável dar uma estrutura a todo o tema. Uma estrutura que, posteriormente, também é adequada para uma especificação detalhada dos requisitos.

Comece por responder às seguintes perguntas:

O que é que perguntas fazer relatório destinatários querem resolver com um relatório, ou de que informações necessitam?
Quais os destinatários do relatório que pretendem receber informações e como/em que forma deve ser preparada esta informação?
Quais são os elementos essenciais dimensões da direção da sua empresaou dimensões importantes para responder à pergunta?
Onde é que posso obter estes dados (fontes de dados) e quais são os contextos de impacto relevantes?
Que processos de comunicação tenho de pensar para obter os dados na forma correta (tratamento de dados)?
Que ferramenta de comunicação reflecte melhor as minhas necessidades?

Idealmente, estas perguntas são respondidas num workshop com a sua equipa.

Uma vez respondidas as perguntas, é necessário planear os próximos passos concretos. Com base na nossa experiência, podemos dizer que, normalmente, este planeamento tem de ser adaptado muito individualmente às condições de enquadramento da empresa. Entre outras coisas, a situação inicial, a disponibilidade de pessoal e as condições técnicas desempenham aqui um papel importante e devem ser corretamente avaliadas. No entanto, a seguinte lista de controlo fornece uma boa visão geral dos possíveis primeiros passos nas PME:

O tema "reporting" deve ter uma responsabilidade sólida no contexto empresarial. Normalmente, as equipas financeiras ocupam-se dos relatórios de forma a garantir a proximidade do processamento financeiro.
Obter a participação dos principais destinatários dos relatórios e incluí-los no processo de tomada de decisões.
Faz sentido resolver esta tarefa no âmbito de um projeto que disponha dos conhecimentos adequados.
Certas competências, por exemplo, bases de dados ou elaboração de relatórios, podem não estar diretamente disponíveis na empresa e podem ser adquiridas externamente.
Definir o âmbito absolutamente necessário na primeira fase. Um âmbito pequeno, que cubra as necessidades essenciais, é mais seguro e mais fácil de implementar na primeira fase. Também garante o sucesso do projeto necessário para obter a adesão adequada de todas as partes interessadas e seguir em frente.
Basicamente, recomenda-se que a base para a criação do relatório, ou seja, os dados, os relatórios e, se necessário, a base de cálculo, seja definida uma vez num projeto clássico em cascata. É importante que a lógica básica funcione "de ponta a ponta" e que a experiência de elaboração de relatórios funcione perfeitamente desde a base de dados até ao nível de avaliação.
É da natureza das coisas que os destinatários dos relatórios façam progressos extremos com a nova informação. Isto cria novas questões, ou necessidades de informação, que são normalmente abordadas como requisitos de alteração do sistema de informação. Estas alterações e outros requisitos podem então ser implementados num modo de desenvolvimento mais ágil.

Deve ser efectuada uma coordenação precisa de acordo com as suas necessidades individuais.

Conclusão:

Um sistema de BI não é apenas uma questão de gestão inteligente de dados, mas constitui a base para o sucesso no mercado e para uma gestão empresarial bem sucedida.

Cria uma base para a tomada de decisões através da análise e apresentação de dados e das suas inter-relações.

Por conseguinte, um sistema de BI é importante para todas as empresas, independentemente da sua dimensão. Nenhum empresário, nenhum diretor-geral deve gerir a sua empresa sem Business Intelligence, porque: Quem conhece o futuro está à frente do jogo! Despertámos o seu interesse? Teremos todo o gosto em ajudá-lo e propomos-lhe uma primeira reunião sem compromisso

Para mais questões, estamos à vossa disposição: