Business Intelligence para pequenas empresas - Quando é que faz sentido? - PARTE 2

Aqueles que conhecem o futuro estão à frente do jogo! Leia no nosso artigo de 3 partes porque é que o Business Intelligence é especialmente relevante para as pequenas e médias empresas (PMEs), quão desafiante é o primeiro passo, mas quais são também as vantagens essenciais e como pode abordar todo o tópico de forma eficiente. O especialista em PME para controlo e gestão Andreas Malik, bem como os especialistas em Business Intelligence e fundadores de um dos principais fornecedores de visualizações de dados e dashboards no domínio do Power BI e Qlik Sense, Stefan Preusler e Dominik Galsheimer, irão guiá-lo através destas 3 partes interessantes da série de artigos com as suas experiências e conhecimentos especializados. Na primeira parte, analisamos as razões pelas quais o Business Intelligence e as PMEs combinam bem. A segunda parte trata de identificar claramente as vantagens e, assim, encontrar o momento certo para o iniciar. A terceira parte mostra-lhe os primeiros passos importantes para a implementação e introdução

Parte 2: Encontrar o momento certo e reconhecer as vantagens

Na maioria dos casos, não é fácil determinar o momento certo para mudar para um sistema de BI. Temos de admitir que os relatórios completos em Excel foram construídos com muito esforço num trabalho minucioso e são constantemente adaptados às necessidades actuais. Nalguns casos, a adaptação é feita por muitas pessoas diferentes, estagiários ou trabalhadores temporários, que trazem o conhecimento adequado do Excel. A experiência tem mostrado que as seguintes afirmações são uma indicação de que o Excel está a atingir os seus limites:

Os ficheiros Excel são cada vez maiores e servem de base de dados
Muitas vezes, os computadores falham e tornam-se muito pesados
Normalmente, só estão disponíveis a nível local. Os relatórios são impressos ou enviados por correio. A "verdade" existe em múltiplas estruturas de pastas, caixas de correio, armários de arquivo físicos e gavetas
As mudanças exigem cada vez mais esforços e levam muito tempo a implementar
Os dados são cada vez mais transferidos manualmente de um ficheiro Excel para outro
As incoerências entre relatórios/eventos de comunicação são cada vez mais frequentes e o esforço de controlo dos relatórios oficiais e dos eventos de avaliação aumenta
Para além da gestão, há cada vez mais destinatários internos de relatórios com necessidades individuais de relatórios.
Se a comunicação de informações for descentralizada, por exemplo, para as áreas de produtos ou de vendas, ocorrem mais incoerências e, em alguns casos, são comunicados dados diferentes.
Para além das partes interessadas internas, há também cada vez mais partes interessadas externas que insistem em estruturas jurídicas (taxonomias) que são normalmente muito diferentes das estruturas internas.
São cada vez mais solicitadas análises ad-hoc sobre pormenores. As estruturas de dados não correspondem e têm de ser processadas e tornadas comparáveis com muito esforço
Os dados financeiros devem ser cada vez mais explicados com dados operacionais, por exemplo, o impacto da combinação de produtos, mercados e clientes, a margem, as variações de produção, etc.
As estruturas tabulares já não são suficientes para a apresentação resumida das inter-relações. O resultado são os "cemitérios de números".
Os dados e as inter-relações devem ser cada vez mais explicados por várias dimensões, por exemplo, produtos, clientes, sucursais, regiões, unidades empresariais, locais de produção, etc.

Que vantagens oferecem as soluções de BI?

Quando as empresas são cada vez mais confrontadas com os desafios acima mencionados, consideram a introdução de um sistema de BI. As vantagens de um sistema de BI para as PME podem ser resumidas da seguinte forma:

A base de dados uniforme e exaustiva pode ser utilizada em qualquer altura (a base é constituída por dados financeiros e não financeiros)
São utilizadas estruturas de dados uniformes e integradas em todos os relatórios
As visualizações normalizadas dão aos criadores de relatórios a possibilidade de criar e apresentar relações complexas de uma forma muito eficiente e integrada
Distribuição uniforme da informação, maioritariamente em linha e disponível em todos os dispositivos de forma reactiva. Os utilizadores podem obter e controlar individualmente as suas necessidades de informação numa interface reactiva, por exemplo, através de filtros ou de análises aprofundadas ou de um maior acesso a outros dados ligados

Em particular, os esforços manuais acrescidos para a criação, correção e verificação são reduzidos. Para além disso, são oferecidas funções que tornam extremamente fácil cumprir os requisitos crescentes.

O objetivo essencial de um sistema de BI não deve sair do foco, que é apoiar decisões e obter insights a partir dos dados. O sistema de BI é útil se aliviar a empresa de actividades manuais. Actividades não só na criação de conhecimentos, mas também na interpretação e na derivação de decisões. Isto é conseguido principalmente quando são mostradas correlações ou dependências, que de outra forma teriam de ser feitas pela própria compreensão e cérebro humanos. Especialmente quando processa muita informação, o cérebro humano atinge limites que não existem à partida num sistema técnico.

Leia na terceira parte como estruturar corretamente o tema do BI e quais podem ser os primeiros passos concretos para a sua empresa.

Para mais questões, estamos à vossa disposição: