Business Intelligence para pequenas empresas - Quando é que faz sentido?

Aqueles que conhecem o futuro estão à frente do jogo! Leia no nosso artigo de 3 partes porque é que o Business Intelligence é especialmente relevante para as pequenas e médias empresas (PMEs), quão desafiante é o primeiro passo, mas quais são também as vantagens essenciais e como pode abordar todo o tópico de forma eficiente. O especialista em PME para controlo e gestão Andreas Malik, bem como os especialistas em Business Intelligence e fundadores de um dos principais fornecedores de visualizações de dados e dashboards no domínio do Power BI e Qlik Sense, Stefan Preusler e Dominik Galsheimer, irão guiá-lo através destas 3 partes interessantes da série de artigos com as suas experiências e conhecimentos especializados. Na primeira parte, analisamos as razões pelas quais o Business Intelligence e as PMEs combinam bem. A segunda parte trata de identificar claramente as vantagens e, assim, encontrar o momento certo para o iniciar. A terceira parte mostra-lhe os primeiros passos importantes para a implementação e introdução

Parte 1: Porque é que a BI e as PMEs combinam bem

Em tempos de crise, de guerra e de mudanças cada vez mais rápidas no ambiente empresarial, é importante que as empresas reajam numa fase precoce.

Para superar estes desafios, é necessário analisar os dados relativos a todos os processos empresariais, de modo a resumi-los de forma significativa e a manter o tempo necessário para a preparação de informações relevantes para a tomada de decisões o mais baixo possível. Esta tarefa é realizada pelo chamado Business Intelligence (BI). BI é um termo coletivo para métodos e processos para a análise sistemática de dados.

Até há alguns anos, o BI estava reservado às grandes empresas. Especialmente sob o aspeto dos elevados custos das soluções de BI, o Business Intelligence não era interessante para as médias empresas. Mas, entretanto, o BI chegou também às pequenas e médias empresas (PME). Mas como é que estas PME são definidas?

Para a maioria dos muito pequeno empresas (definição UE <10 empregados, volume de negócios < 2 milhões de euros por ano) o modelo de dados é gerível e é mapeado com o MS-Excel. Aqui, os valores básicos e os índices selecionados são frequentemente suficientes para a análise mensal das variações. A apresentação é feita numa página DIN-A4 com demonstração de resultados, balanço e dados de liquidez. Para além disso, é apresentada informação sobre a situação das encomendas, produtividade (ou utilização da capacidade) e eventos gerais do mercado.

Em pequenas empresas (10 - 50 empregados, vendas de 2 - 10 milhões de euros por ano), o sistema de controlo é um pouco mais extenso. Para além de mais índices e análises de desvios, existe normalmente também uma pré-visualização/previsão.

No caso de médias empresas (50 - 250 empregados, vendas de 10 - 50 milhões de euros por ano), a informação relevante para o futuro é também tida em conta, para além de valores detalhados, índices e análises. A tónica é colocada numa densidade de informação equilibrada e clara.

As soluções de BI não são sistemas prontos a utilizar; são criadas individualmente para a empresa (personalização). É concebido tendo em conta os respectivos requisitos da empresa. Uma conceção cuidada é crucial para os benefícios e a praticabilidade de um sistema de BI.

O conceito de BI ou "Que análise pode o cliente ver no seu cockpit?"

• No primeiro passo, deve ser definido o objetivo específico da empresa para o futuro BI. Para o efeito, o empresário/controlador deve formular os índices e avaliações que pretende obter no final.
• Na etapa seguinte, estes requisitos são refinados e concretizados. 3.
• Para obter os números-chave/informações, é necessário examinar quais os dados já disponíveis e quais os que ainda são necessários. As fontes de dados devem ser clarificadas.
• O sistema de informação é concebido com base nos índices e análises previamente definidos.
• Ligar dados relevantes de várias fontes (criação de um armazém de dados).
• Ligação da base de dados com o sistema de informação pretendido.
• Resultado: cockpit específico da empresa

Um sistema de BI versus o Excel, ou "Quando é que mudo do Excel para um sistema de BI?"

Atualmente, com o MS-Excel, é possível fazer muitas análises e criar pequenas automatizações (macros VBA). As vantagens são o facto de estar disponível em todas as empresas, poder ser implementado rapidamente e ser barato.

• Como muito pequeno empresasNormalmente, isto é suficiente. Neste caso, pode fazer sentido determinar, com a ajuda de um perito em controlo, se estas avaliações são suficientes para gerir a empresa com sucesso.
• Como pequena empresaNa Alemanha, as avaliações baseadas em Excel para a gestão empresarial atingem rapidamente os seus limites. As elevadas despesas manuais são propensas a erros, demoradas e unidimensionais. Nesta altura, faz sentido analisar as vantagens do BI. A forma mais fácil é marcar uma consulta sem compromisso.
• Como empresa de média dimensãoPara que uma empresa funcione com êxito, é essencial dispor de um sistema de BI. Com um sistema puramente baseado no MS-Excel, perde-se muito tempo e dinheiro.

A segunda parte da série de artigos será publicada na próxima semana. Aqui pode ler porque é que determinar o momento certo para introduzir o BI é um desafio e como pode dominar esta tarefa.

Para mais questões, estamos à vossa disposição: